Referat Suport Curs Contabilitate

Mai jos puteti citi fragmente din Referat Suport Curs Contabilitate si de asemenea puteti face Download Referat suport curs contabilitate

Citeste fragmente din Referat Suport Curs Contabilitate

I.CONTABILITATEA COMPONENTA A SISTEMULUI INFORMATIONAL Sistemul informational se compune dintr-un ansamblu de fluxuri informationale de informatii economice complexe care se obtin prin prelucrarea datelor furnizate de anumite surse si care sunt necesare pentru organizarea , conducerea si desfasurarea Un sistem este definit ca un ansamblu de oameni , masini, procedee , al carui tel este de a furniza informatii .Principala functie este de a furniza informatiile necesare cunoasterii activitatii economice in vederea luarii deciziilor pe toate treptele organizatorice.Importanta sistemului informational consta in faptul ca organizarea si conducerea activitatii economice presupune cunosterea permanenta a starii si a functionalitatii unitatilor patrimoniale.Sistemul informational ne ajuta sa observam modelul de utilizare al resurselor, sa sesizam si sa examinam deficientele existente, sa punem in valoare efectele pozitive. Clasificarea informatiilor economice: 1.Dupa continutul lor pot fi de planificare sau programare(informatii efective si de control) 2.Dupa formele de prezentare pot fi: orale, scrise si audio-vizuale 3.Dupa etaloanele informationale pot fi: cantitative si valorice( exprima activitatea in etalon banesc) 4.Dupa sfera de cuprindere pot fi: sintetice (care asigura cunoasterea generala de ansamblu a activitatii economice) si analitice (care fac posibila cunoasterea detaliata a activitatii desfasurate caracterizand amanuntit si complet activitatile din fiecare unitate patrimoniala) 5.Dupa scopul utilizarii :informatii de conducere sau dirijare, de raportare si de reglare. 6.In functie de raportarea in timp sunt: informatii active culese in timpul desfasurarii proceselor si fenomenelor economice , informatii pasive sau istorice si informatii previzionale Etalonul informational este o unitate de masura tip stabilita conventional si folosita la masurarea , evaluarea si exprimarea cantitativa si valorica a patrimoniului economic Etaloanele cantitative servesc pentru manevrarea si exprimarea cantitativa a obiectelor in unitati de masura specifice proprietatilor fizico – chimice a acestora. Etaloanele cantitative pot fi : etalon natural, natural-conventional, etalonul timp, etalonul cantitativ complex. Etaloane valorice – etalonul banesc este un etalon informational universal . Cu ajutorul acestuia se stabilesc preturile bunurilor , tarifelor, lucrarilor si serviciilor , costurilor , salariilor obligatiilor unitatilor.Sistemul de prelucrare a datelor este un ansamblu de procedee, de mijloace materiale si tehnice folosite in procesul de culegere , prelucrare , transmitere , folosire si pastrare a informatiilor economice. Circuitul informational desemneaza drumul pe care-l parcurg informatiile intre emitator si prelucrator si retur. Surse de date si informatii economice 1.Planificarea economica care furnizeaza date de plan si prognoza economica . 2.Evidenta economica furnizeaza date efective. Evidenta economica reprezinta un sistem unitar de inregistrare , urmarire si control documentar, cronologic si sistematic in etaloane cantitative si valorice pe baza unor principii stabilite a fenomenelor si proceselor economice in scopul cunoasterii activitatii desfasurate . Obiectivele evidentei economice sunt : -furnizarea informatiei necesare elaborarii planurilor si programelor de activitate economica -asigura urmarirea si controlul indeplinirii planurilor si programelor de activitate economica prin inregistrarea curenta a operatiilor si proceselor . -asigura pastrarea integritatii patrimoniului prin inregistrarea existentei , miscarii si transformarii elementelor patrimoniale. -permite determinarea costului productiei , a veniturilor , cheltuielilor si rezultatelor financiare. -asigura informatiile necesare caracterizarii complexe si multilaterale , a activitatilor desfasurate in vederea elaborarii deciziilor. Felurile evidentei economice: A.Evidenta operativa B.Contabilitatea C. Statistica A.EVIDENTA OPERATIVA Evidenta operativa inregistreaza , urmareste si controleaza acele laturi ale activitatii a caror cunoastere prezinta o importanta imediata , se numeste operativa pentru ca obtinerea si folosirea informatiilor se efectueaza de regula in momentul si la locul producerii fenomenelor si proceselor economice , este denumita si evidenta tehnico-operativa pentru ca utilizeaza mijloacele tehnice de masurare si inregistrare automata a datelor precum si datorita faptilui ca reflecta procese si operatii cu caracter tehnic Caracteristici: -reflecta o mare diversitate de fenomene si procese economice -foloseste paralel toate tipurile de etaloane informationale spre deosebire de contabilitate care utilizeaza cu precadere etalonul valoric sau banesc -contin atat informatii de planificare cat si informatii efective . Nu are o metodologie unitara de prelucrare utilizand o diversificare de mijloace si procedee -inregistreaza, urmareste si controleaza numai partial anumite operatii si procese -are un rol completativ in sensul ca se reflecta unele operatii si procese economice care nu sunt cuprinse in obiectul celorlalte forme ale evidentei economice -se realizeaza de lucratorii diverselor sectoare de activitate B.CONTABILITATEA Contabilitatea inregistreaza , urmareste si controleaza numai acele laturi ale activitatii ce pot fi exprimate valoric Conditiile contabilitatii sunt aceleasi ca la evidenta operativa : -sa fie organizata pe baza unor principii si norme fundamentate stiintific -sa fie atotcuprinzatoare incluzind toate sectoarele deactivitate -sa fie unitara fiind organizata si condusa dupa o metodologie si pe baza acelorasi principii la toate unitatile de acelasi fel -sa asigure operativ si eficient informatiile necesare utilizatorilor -sa fie simpla , clara, precisa, documentata si neintrerupta Particularitatile contabilitatii 1.Contabilitatea inregistreaza numai operatiile economice efectuate. 2.Operatiile economice se inregistreaza numai pe baza de documentate justificative, in timp ce in alte forme ale evidentei economice se pot inregistra fara aceste documente 3.Contabilitatea foloseste in principal etalonul banesc si numai ca o completare utilizeaza etaloanele cantitative 4.Contabilitatea are un obiect propriu de cercetare deosebit de obiectul celorlalte stiinte 5.Contabilitatea foloseste o metoda proprie de cercetare a obiectului sau Obiectivele contabilitatii 1.Sa furnizeze informatiile necesare elaborarii planurilor si programele de activitate economica 2.Sa asigure urmarirea si controlul valoric al activitatilor desfasurate prin inregistrarea cronologica a operatiilor economico-financiare si prelucrarea informatiilor cu privire la situatia patrimoniului. 3.Sa asigure controlul integritatii patrimoniului prin inregistrarea existentelor si miscarilor elementelor pe categorii , pe locuri de depozitare 4.Sa furnizeze informatii necesare intocmirii documentelor de sinteza contabila care dau imaginea fidela a patrimoniului , a situatiei financiare si a rezultatelor obtinute Felurile contabilitatii 1.Contabilitatea curenta inregistreaza zilnic pe baza de documente justificative existenta, miscarea si transformarea elementelor patrimoniale, precum si rezultatele financiare Contabilitatea curenta poate fi centralizata sau descentralizata . Contabilitatea curenta centralizata se caracterizeaza prin faptul ca toate lucrarile contabile sunt concentrate si executate de compartimentul contabilitate al unitatii .Contabilitatea curenta descentralizata se refera la faptul ca o parte din lucrarile contabile sunt executate in cadrul sectiilor de productie al santierelor 2.Contabilitatea periodica se realizeaza la sfarsitul perioadelor de gestiune in cadrul unitatilor macroeconomice sociale Functiile contabilitatii 1.Functia de inregistrare si prelucrare a datelor consta in consemnarea potrivit unor principii si reguli proprii a fenomenelor si proceselor economice exprimate valoric 2.Functia de informare consta in furnizarea informatiilor privind structura si dinamica patrimoniului, a situatiei financiare si rezultatele obtinute in scopul fundamentarii deciziilor Contabilitatea permite cunoasterea eficientei economice prin reflectarea activitatilor desfasurate 3.Functia de control gestionare consta in verificarea cu ajutorul informatiilor contabile, a modului de pastrare si utilizare a valorilor materiale si banesti , de gospodarire a resurselor , controlului respectarii disciplinei financiare 4.Functia juridica – datele din contabilitate si din documentele primare servesc ca mijloc de proba in justie 5.Functia previzionala – informatiile contabile servesc la fundamentarea programelor , la elaborarea bugetelor unitatilor patrimoniale .Contabilitatea firmei poate fi asigurata in doua circuite : contabilitatea financiara si contabilitatea de gestiune Contabilitatea financiara are la baza norme generale , unitare de organizare pentru toate unitatile patrimoniale.Are ca obiect inregistrarea operatiilor ce afecteaza patrimoniul unitatii in vederea stabilirii rezultatelor financiare Contabilitatea de gestiune are drept scop gestiunea interna a unitatii , calcularea costurilor interne ale produselor , lucrari si sectoare de activitate C.STATISTICA Statistica inregistreaza, prelucreaza si furnizeaza informatii privitoare la fenomene social economice de masa .Are o sfera de cuprindere mai mare decat celelalte forme ale evidentei economice.Foloseste fie etaloane cantitative , fie etalonul banesc separat, paralel sau simultan, dupa necesitati  II.OBIECTUL CONTABILITATII Produs al unei activitati practice si teoretice îndelungate ,contabilitatea s-a afirmat ca sistem de cunoastere si gestiune a resurselor economice ale societatii separate patrimonial Prima definitie data contabilitatii apartine italianului Luca Paciolo,fiind formulata în lucrarea sa Summa di arittmetica ,geometria,proportioni et proportionalita care a aparut la Venetia în anul 1494.El analizeaza contabilitatea ca un ansamblu de principii si reguli privind înregistrarea în partida dubla a averii ce apartine unui negustor precum si toate afacerile acestuia ,în ordinea în care au avut loc .In conceptia sa ,partida dubla este definita prin prisma ecuatiei de schimb dîntre avere si capital . Referitor la obiectul contabilitatii exista trei conceptii 1.Conceptia Juridica – conform acesteia obiectul de studiu al contabilitatii îl constituie patrimoniul - reprezinta totalitatea drepturilor si obligatiilor cu valoare economica apartinînd unei persoane fizice sau juridice precum si bunurile la care se refera Deci contabilitatea este stiinta care elaboreaza procedeele de evidenta calcul,analiza si controlul în expresie valorica a existentei, starii, miscarii si transformarii patrimoniului Pentru ca un patrimoniu sa existe sunt necesare doua elemente : Subiectul de drepturi si obligatii ( persoana fizica sau juridica) Obiectele de drepturi si obligatii ( bunuri economice ) Bunurile economice în calitatea lor de obiecte de drepturi si obligatii formeaza substanta materiala a patrimoniului .Valoarea unui bun este expresia baneasca a acestuia Drepturile si obligatiile cu valoare economica ,exprimabile în bani ,exprima raportul de proprietate în cadrul carora se procura si gestioneaza bunurile Drepturile exista atunci când titularul de patrimoniu are calitatea de proprietar si ca urmare nu trebuie sa acorde un echivalent pentru bunurile din posesia si folosinta sa .Exista obligatii atunci când pentru bunurile care formeaza obiectul patrimoniului ,titularul trebuie sa dea un echivalent valoric sau sa îndeplineasca o anumita prestatie Din cele de mai sus se desprinde concluzia ca echilibrul intern al patrimoniului este expresia dublei determinari a valorilor economice separate patrimonial (bunuri economice = drepturi +obligatii ) Patrimoniul este constituit din totalitatea bunurilor economice privite sub dublu aspect Primul aspect (al componentei materiale )si al doilea al surselor de provenienta. Patrimoniul este alcatuit din doua parti : Activ Pasiv Patrimoniul se prezinta sub forma unui tablou având în stânga mijloacele sau bunurile economice sub aspectul componentei materiale iar în dreapta mijloacele economice sub aspectul surselor de provenienta 2.Conceptia Economica – considera ca obiectul contabilitatii îl constituie elaborarea si aplicarea procedeelor de evidenta ,calcul,analiza si control în expresie valorica a existentei starii ,miscarii si transformarii capitalului .Deci obiectul de studiu îl constituie capitalul privit din doua puncte de vedere Al modului concret în care bunurile economice se investesc ,întrebuinteaza consuma si se înlocuiesc Al modului de procurare si de dobândire al acestor bunuri Dupa primul punct de vedere deosebim capital fix si capital circulant Capitalul fix – este format din bunurile investite care participa la mai multe cicluri de exploatare si care se înlocuiesc dupa un anumit numar de ani de utilizare .Activele imobilizate se consuma treptat pe calea amortizarii Capitalul circulant este format din bunuri economice care se consuma sau îsi schimba forma de existenta si functionala dupa fiecare ciclu de exploatare finalizat Dupa modul de dobândire ,procurare ,finantare deosebim Capital propriu dobândit de catre agentul economic prin efortul proprietarilor (asociati sau actionari ) prin autofinantare (capitalizarea profitului ,amortizarilor si provizioanelor ) I prin subventii primite Capitalul propriu corespunde dreptului pe care îl au investitorii asupra unitatii patrimoniale Capital strain denumit si capital împrumutat si atras ,cuprinde datoriile pe termen scurt ,mediu si lung fata de furnizori ,creditori ,salariati ,bugetul statului ,bugetul local etc. BUNURI ECONOMICE = CAPITAL PROPRIU + OBLIGATII (CAPITAL STRAIN) CAPITAL PROPRIU = ACTIVE – DATORII CAPITAL FIX + CAPITAL CIRCULANT = CAPITAL PROPRIU +CAPITAL IMPRUMUTAT 3.Conceptia Financiara – considera ca obiectul de studiu al contabilitatii îl constitue elaborarea si aplicarea procedeelor de evidenta ,calcul ,analiza si control în expresie valorica a existentei starii miscarii si transformarii resurselor economice Dupa modul de utilizare sau întrebuintare a resurselor deosebim : Utilizari durabile sau permanente sub forma bunurilor investite care corespund activelor imobilizate Utilizari ciclice ,temporare care se consuma dupa fiecare ciclu de exploatare încheiat ( aprovizionare ,productie ,desfacere ) luand forma de bani ,stocuri ,creante .deci corespund activelor circulante Dupa originea si provenienta resurselor contabilitatea delimiteaza : Resurse permanente sau durabile , furnizate de catre proprietari (individual asociati sau actionari ) rezultat prin acumularea profitului , a amortizarilor si provizioanelor sub forma finantarilor sau imprumuturilor pe termen lung Resurse temporare asigurate de la terti (diversi) care urmeaza. in viitor sa fie platiti (furnizori ,banci )si a caror scadenta este mai mica de un an Pentru desemnarea provenientei , a surselor de finantare se utilizeaza in anumite situatii si notiunea de fonduri . Patrimoniu ACTIVE PASIVE Bunuri economice (sub aspectul componentei materiale) Bunuri economice (resurse) Capital fix Capital circulant Capital propriu Capital strain Utilizare durabila Utilizare temporara Aportul proprietarilor Aportul tertilor Specific pentru contabilitate este faptul ca e elaboreaza si aplica in practica procedeele cu ajutorul arora se asigura evidenta calculul analiza si controlul in expresie baneasca a existentei starii miscarii si transformarii patrimoniului – S.M.T.P In calitate de stiinta a evidentei , contabilitatea elaboreaza o teorie si o metoda proprie pe baza careia se asigura inregistrarea intr-o anumita ordine si pe baza unor principii normative a SMTP Ca stiinta a calculului economic ea masoara veniturile si cheltuielile determinand rezulatele obtinute REZULTATE=VENITURI – CHELTUIELI Analizând circuitul valorilor economice contabilitatea descompune acest circuit in elementele sale componente in vederea caracterizarii fiecarui element sau a fiecarei operatiuni in parte si in vederea determinarii influentei fiecarui element asupra rezultatelor .Controlul asupraoperatiunilor asigura integritatea elementelor patrimoniale ,eficienta activitatii desfasurate ,atestând credibilitatea informatiilor furnizate de contabilitate ,starea elementelor patrimoniale este cercetata sub aspectul marimii elementelor patrimoniale .Miscarea si transformarea elementelor patrimoniale este cercetata sub aspectul modificarilor cantitative si calitative care au loc in structura si volumul patrimoniului . III.CARACTERIZAREA PRINCIPALELOR ACTIVE PATRIMONIALE Criteriul cel mai utilizat pentru structurarea activelor patrimoniale are in vedere continutul ecomomic si natura activelor patrimoniale .Lichiditatea activelor patrimoniale – vizeaza capacitatea fiecarui element de activ de a parcurge mai activ sau mai lent întregul circuit de exploatare pana la transformarea lui in bani . Activele imobilizate denumite si bunuri de imobile cuprind toate acele valori economice de investitie a caror perioada de utilizare este mai mare de un an .Ele alcatuiesc baza si mijloacele de actiune ale întreprinderii .Ca bunuri economice ,activele fixe se caracterizeaza atat prin durabilitatea lor mai indelungata cat si prin repetata lor participare la circiutul economic .Functia acestor bunuri este fixata in activitatea economica si sociala a întreprinderii fara ca prin utilitatea lor sa se delimiteze ca bunuri destinate direct comercializarii .In consecinta ele nu se consuma sau nu se inlocuiesc dupa prima utilizare Activele imobilizate se diferentiaza in 3 grupe : Imobilizari necorporale Imobilizari corporale Imobilizari financiare A.Imobilizarile necorporale cuprind toate acele valori economice care nu imbraca fizic forma de bunuri materiale concrete Cheltuieli de constituire cuprind cheltuielile cu infiintarea ,dezvoltarea si fuziunea unitatilor patrimoniale ,cum sunt cele privind taxele si alte cheltuieli de inregistrare si inmatriculare ,cheltuieli privind emiterea si vanzarea de actiuni ,cheltuieli de prospectare a pietei si de publicitate Toate aceste cheltuieli sunt supuse amortizarii pe cel mult cinci ani Cheltuieli de cercetare si dezvoltare cuprind resursele economice alocate pentru tehnologiile noi ,produsele noi si investitii ,utile si eficiente in raport cu activitatea viitoare a unitatii patrimoniale .Aceste cheltuieli se amortizeaza in maximum cinci ani Concesiuni , brevete ,licente , marci de fabrica si alte drepturi similare cuprind toate cheltuielile efectuate pentru achizitionarea drepturilor de exploatare a unui bun ,activitate sau serviciu ,in cazul concesiunilor ,a unui brevet , a unui know – how ,a unei licente ,a unei marci de fabrica si alte drepturi similare de proprietate industriala si intelectuala .Acest cheltuieli sunt amortizate pe toata durata cat întreprinderea a achizitionat dreptul de exploatare sau utilizare a unor astfel de imobilizari Fondul comercial reprezinta cheltuieli efectuate pentru mentinerea sau dezvoltarea potentialului de activitate al întreprinderii ; exemplu clientela ,vadul comercial,firma , segmente de piata ,emblema,concurenta si alte legaturi comerciale.Marimea fondului comercial se amortizeaza pe toata durata in care aceasta genereaza un plus de valoare întreprinderii cumparatoare B.Imobilizari corporale denumite active fixe tangibile ,cuprind bunurile materiale de folosinta indelungata in activitatea unei întreprinderi .Ele se gasesc sub forma de terenuri si mijloace fixe (cladiri, constructii speciale , masini,utilaje si instalatii de lucru , aparate si instalatii de masurare , control si reglare ,mijloace de transport,animale si plantatii ; unelte, dispozitive ,instrumente , mobilier si aparatura birotica)Potrivit legislatiei din tara nostra sunt considerate mijloace fixe obiectul singular sau complexul de obiecte ce se utilizeaza ca atare si indeplineste cumulativ doua conditii : are o valoare mai mare decat limita stabilita de lege si o durata normala de utilizare mai mare de un an .In cazul in care bunurile materiale procurate sau create de întreprindere nu sunt terminate ele vor fi incluse in categoria imobilizarilor in curs sau investitiilor in curs Activele imobilizate corporale isi pierd in timp din valoare ca urmare a uzurii determinata de utilizarea lor , de actiunea agentilor naturii si progresul tehnic Constatarea contabila a pierderii de valoare suferita de imobilizarile corporale , cu exceptia terenurilor si includerea sa in costuri , poarta numele de amortizare .Sunt supuse amortizarii numai terenurile cu destinatie economica , dobandite de agenii economici prin acte de vanzare – cumparare , sub forma de despagubiri in cazul exproprierilor C.Imobilizarile financiare denumite si investitii finaciare sau de portofoliu , cuprind valorile financiare investite de întreprindere in patrimoniul altor sociateti sub forma titlurilor de valoare ,creantelor atasate participantilor ,imprumuturi acordate si alte imobilizari financiare ,a caror posesie durabila asigura realizarea unor venituri financiare sub forma dividendelor si a dobanzilor . Titluri de participare sau participatiile reprezinta titluri de valoare sub forma de actiuni ,parti sociale si alte valori similare investite de titularul de patrimoniu in capitalul altor societati .Detinerea acestor titluri de valoare permite exercitarea unei anumite influente notabile sau a unui control in gestiunea societatilor emitatoare de titlu Amortizarea participatiilor se realizeza sub forma dividendelordistribuite din profitul obtinut de societatea emitatoare de titluri de participatie Creantele drepturile generate de operatia de acordare de imprumuturi pe termen lung sau mediu întreprinderilor asociate sau societatilor de grup cu care întreprinderea are o relatie de participare .Imprumuturile acordate pe termen lung sau mediu reprezinta sumele acordate unor terti in baza contractelor de imprumut si pentru care se primesc dobanzi .Alte creante imobilizate – cuprind garantiile si cautiunile depuse de unitatea patrimoniala la terti in vederea garantarii bunei executii a unei obligatii Titlurile dobandite pentru a realiza la scadenta ,pe un termen lung sau scurt , o anumita rentabilitate , fara interventii in gestiunea societatii unde sunt detinute ,reprezinta titlurile imobilizate ale activitatii de portofoliu Alte imobilizari finaciare cuprind in special depozitele pe termen lung sub forma disponibilitatilor in conturi bancare sau in alte institutii financiare si forma disponibilitatilor acumulate pentru efectuarea unor plati importante prevazute in perioadele urmatoare Activele circulante denumite si active curente ,cuprind toate valorile economice sub forma stocurilor si productiei in curs de executie ,creantelor ,valorilor imobiliare de plasament si disponibilitatilor banesti .Din punct de vedere economic si financiar ,activele circulante se afla intr-o continua fluenta valorica ,ele isi schimba forma materiala si utilitatea (marfa,creanta,bani) in cadrul circuitului economic al patrimoniului .Cu ocazia finalizarii ciclului de exploatare diferite elemente ale activelor circulante sunt inlocuite continuu cu elemente de aceeasi natura.Sub aspectul lichiditatii ,caracteristica de baza a activelor circulante este aceea ca perioada de rotatie este mai mica de un an . Stocurile si productia in curs de executie reprezinta acele valori economice care prin natura si destinatia lor sunt folosite ca materii prime si materiale consumabile ,productia in curs de executie ,produse finite si semifabricate ,marfuri si ambalaje aflate in depozite spre vanzare etc. .Ele intervin in ciclu deexploatare al unitatii patrimoniale pentru afi consumate in primele faze de fabricatie ca materii prime si materiale consumabile ,vandute, in situatia in care au starea de marfa sau de produse finite , in curs de executie ,daca au calitatea de productie neterminata .In sfera stocurilor sunt incluse si obiectele de inventar si baracamente a)Obiectele de inventar – sunt bunuri cu valoare mai mica decat limita prevazuta de lege pentru a fi considerate mijloace fixe ,indiferent de durata lor de serviciu sau cu durata mai mica de un an ,indiferent de valoarea lor ,precum si bunurile asimilate acestora (echipament de protectie,echipament de lucru,scule imbracaminte speciala ,instrumentele,macanismele,dispozitivele si verificatoarele cu destinatie speciala ,modelele,stantele,si matritele si alte obiecte de asimilate) b)Baracamentele – sunt bunuri achizitionate sau construite de unitatea patrimoniala pentru executarea lucrarilor si prestatiilor de constructii (baraci,podete etc) din care prin demintare sau demolare se recupereaza materiale Creantele sau valorile in curs de decontare – reprezinta valorile economice avansate temporar de titularul de patrimoniu altor persoane fizice sau juridice si pentru care urmeaza sa primeasca un echivalent valoric .Acest echivalent poate reprezenta o suma de bani o lucrare sau un serviciu .Toate persoanele fizice sau juridice care au beneiciat de valoarea avansata urmand sa dea echivalentul corespunzator ,poarta denumirea de debitori Clienti – reprezinta creantele fata de terti determinate de vanzarea pe credit a bunurilor materiale , lucrarilor si serviciilor care fac obiectul activitatii întreprinderii .In cadrul acestei forme de vanzare decontarea dîntre întreprindere si clienti intervine ulterior Efecte comerciale de primit – reprezinta titlurile de valoare negociabile care atesta existenta unei creante in cadrul relatiilor comerciale ce poate fi decontata imediat sau pe termen scurt ,sunt creante asimilate clientilor Unitatea patrimoniala care vinde produse catre un client daca doreste sa aiba o certitudine mai mare in ceea ce priveste incasarea echivlentului valoric solicita clientului sau sa semneze un efect de comert (cambie) Cambia imbraca doua forme : - Trata este un inscris prin care creditorul (tragatorul) da ordin debitorului (trasul) sa achite la o anumita data (scadenta) unei atreia persoane numita beneficiar sau la ordinul acesteia o suma de bani determinata .Tragatorul dupa obtinerea acceptului din partea trasului remite trata catre beneficiar .Beneficiarul are posibilitatea sa pastreze efectul comercial pana la scadenta cand il reprezinta trasului pentru incasare sa transfere altei persoane dreptul de creanta asupra trasului .Acets transfer se face prin andosare (gir) adica prin inscrierea pe spatele tratei a mentiunii “platiti lui ……….” sau “platiti la ordinul lui……….”dupa care urmeaza semnatura semnatura andosantului (cel care semneaza dreptul de creanta ) sa sconteze imediat (sa vanda) trata la o banca ,in acest caz banca retine scontul (echivalentul dobanzii care se cuvine bancii pentru achitarea anticipata a tratei ) si comisionul necesar pentru acoperirea cheltuielilor ocazionate de operatiile de scontare Biletul la ordin este tot un titlu de credit prin care se constata angajarea emitentului (semnatarului) de a plati el insusi beneficiarului sau la ordinul acestuia o suma de bani la o anumita data .bilete la ordin pot fi pastrate pana la scadenta ,pot fi transferate altei persoane ca drept de creanta sau pot fi scontate ,vandute imediat la o banca .in acest cz banca devine proprietara efectului si va incasa la scadenta creanta de la emitent . Toate creantele sau drepturile ,altele dacat cele asupra clientilor sunt separate prin structurile : avansuri acordate furnizorilor decontari cu asociatii pentru aportul in natura si/sau in bani al acestora datorat la constituirea capitalului social creante generate de relatiile de decontare cu personalul ,bugetul statului si alte organisme publice ,asigurarile sociale si fondul de somaj creantele privind decontarile in cadrul grupului pentru fondurile avansate direct sau indirect pe termen scurt de catre societati ,întreprinderilor asociative sau in relatie de participare debitori diversi pentru creantele determinate de cesiunea (vanzarea ) titlurilor de plasament ,cesiunea activelor imobilizate ,garantiile depuse ,reclamatii ,pagube materiale creante reactivate si alte creante In afara creantelor pot fi incluse si valorile si dobanzile de incasat .Acestea cuprind creantele privind cecurile de incasat , efectele de incasat ,cupoanele de incasat detasabile din titlurile de valoare privind drepturile la dividende sau dobanzi ,precum si celelalte dobanzi neexpirate la inchiderea exercitiului Titlurile de plasament si disponibilitatile banesti denumite si valori financiare sau valori de trezorerie cuprind toate valorile economice care imbraca forma sau indeplinesc functia de bani ,avand cel mai inalt grad de lichiditate . Titlurile de plasament sunt titluri de valoare achizitionate in vederea realizarii unui castig pe termen scurt .Ele cuprind actiunile si obligatiunile dobandite pe termen scurt in vederea realizarii unui castig sau unui plus de valoare in momentul vanzarii lor .Plusul se realizeaza prin diferenta dîntre pretul de vanzare mai mare si pretul de cumparare mai mic Instrumentele de trezorerie achizitionate cu scopul de a proteja diponibilitatile banesti sau de a realiza actiuni speculative .Protejarea sau acoperirea disponibilitatilor banesti se face raport cu fenomenul inflationist ,variatia puterii de cumparare a monedei (riscul de schimb )si riscul dobanzii .Sunt generatoare de dobanzi pentru întreprinderea care le detine in activul sau Disponibilitatile banesti in lei si devize se delimiteaza sub forma numerarului din casieria societatii , depozitele la banca in conturile curente sau de disponibil si prin alte valori financiare care , datorita naturii lor ,sunt convertibile imediat in disponibilitati banesti .Disponibilitatile sau depozitele create pot functiona la vedere sau la termen Daca nu actioneaza la vedere este recomandabil sa se utilizeze tehnica contului curent .Prin acest cont se inregistreaza toate operatiunile banesti între întreprindere si banca .in situatia in care incasarile sunt mai mari decat platile soldul contului reprezinta disponibilitatile banesti iar in situatie inversa ,soldul exprima creditele acordate de banca .Din categoria disponibilitatiloe banesti fac parte si carnetele de cecuri cu limita de suma ,acreditivele si avansurile de trezorerie . carnetele de cecuri cu limita de suma – exprima diponibilitatile banesti sub forma documentelor-valoare folosite pentru efectuarea platii unor categorii de prestari servicii sau achizitionari de marfuri .disponibilitatile banesti imobilizate in carneturi de cecuri se rezerva la banca intr-un cont separat acreditivul reprezinta lichiditatile pastrate la banca intr-un cont distinct la dispozitia furnizorului din care urmeaza a se efectua platile catre acesta pe masura livrarii marfurilor ,executarii lucrarilor si prestarii de servicii Structura patrimoniala denumita alte valori financiare sau de trezorerie se individualizeaza sub forma timbrelor fiscale si postale ,tichetelor si biletelor de calatorie biletelor de tratament si odihna Activele de regularizare si rectificative Activele rectificative corecteaza prin adunare sau scadere valoarea celorlalte elemente patrimoniale Amortizarile – mijloacele fixe folosite in mai multe cicluri de productie isi pierd treptat din valoare ,se depreciaza .se deosebesc doua categorii de deprecieri : depreciere reversibila apare cand are loc o scadere a valorii de utilitate a mijloacelor fixe pretul lor de piata este mai mic decat valoarea lor de intrare (inregistrare).Aceasta determinare se face la sfarsitul exercitiului financiar cu ocazia inventarierii si in acest caz se constituie provizioane pentru depreciere depreciere ireversibila , are loc ca urmare a uzurii fizice si morale a mijloacelor fixe .in acest caz recuperarea treptata a valorii se face prin amortizare ,adica prin includerea ei in cheltuieli .Amortizarea se calculeaza pe toata durata de utilizare a mijlocului fix pana la recuperarea integrala a valorii lui. Exista 3 tipuri de amortizare : Amortizarea lineara – presupune includerea unor cote fixe egale, din valoarea mijloacelor fixe in cheltuielile de exploatare,stabilite proportional cu numarul de ani ai duratei normate de utilizare Amortismentul = valoarea de intrare a x procentul de x timpul Anual mijlocului fix amortizare (A) (VI) (Pa) (T) Pa =100/durata normata de utilizare x 1/100 Timpul se ia in considerare din ziua punerii in functiune a mijlocului fix si poate fi exprimat in ani ,luni sau zile Amortizarea degresiva – presupune amplificarea cotelor de amortizare lineara cu coeficienti de majorare care pot varia functie de durata de folosire 1,5 daca durata normata de utilizare a mijlocului fix de amortizat este între 2 – 5 ani 2 daca durata este între 5 - 10ani 2,5 pentru o durata mai mare de 10 ani Metodologia de calcul a amortismentelor este: pentru primul an de folosire a mijlocului fix ,amortismentele se calculeaz si-n varianta precedenta cu deosebirea ca procentul de amortizare se multiplica cu coeficientul corespunzator duratei de utilizare normata pentru ceilalti ani amortizarea anuala se calculeaza inmultind valoarea neta contabila cu procentul de amortizare multiplicat . in ultimii ani cand prin impartirea valorii nete contabile la numarul de ani de parcurs se obtine un rezultat mai mare decat anuitatea amortizarii se trece la metoda lineara pentru anii ramasi Amortizarea accelerata – consta in includerea ,in primul an de functionare ,in cheltuielile de exploatare ale societatii a unui amortizari de pana la 50% din valoarea ramasa de amortizat ,dupa regimul linear ,prin raportare la numarul de ani ramai de parcurs Amortizarea ,indiferent de regimul de amortizare utilizat de unitatea patrimoniala ,nu genereaza plati pentru activitatea de trezorerie ,ci reprezinta o ursa de autofinantare a activitatii Provizioanele pentru deprecieri se constituie cand se constata o diminuare a valorii unor elemente care compun activul patrimonial .Provizioanele in general reprezinta acea parte din rezultatul financiar care este pusa deoparte pentru a face fata ulterior fie unei deprecieri sau pierderi a elementelor de activ fie unor cheltuieli care nu sunt inca efective dar care sunt probabile .Se calculeaza ca diferenta între valoarea de intrare a bunului in întreprindere si valoarea sa comerciala actuala (la inventarul anual ) .Valoarea comerciala anuala este data de pretul presupus a fi acceptat de catre cumparator Diferentele de pret - sunt reprezentate ca active patrimoniale rectificative care corecteaza prin scadere valoarea de intrare a stocurilor .Ele apar in cazul in care evaluarea si inregistrarea stocurilor se face la preturi prestabilite sau standard , cu exceptia diferentelor de pret la marfuri. Activele de regularizare Cheltuieli in avans ,cuprind cheltuieli ocazionate in exercitiul curent dar care privesc rezultatele ,exercitiilor viitoare :chiriile,abonamentele ,taxele de locatie .primele de asigurare platite anticipat Diferentele de conversie activ acestea se determina ca diferente dîntre valoarea de intrare a creantelor mai mare si valoarea convertibila mai mica la cursul de schimb de la data inchiderii exercitiului financiar IV.CARACTERIZAREA PRINCIPALELOR PASIVE PATRIMONIALE Pasivul reprezinta sursele de finantare a bunurilor economice .Prin componenta sa delimiteaza clasificarea surselor de finantare in functie de modul de constituire (finantare proprie sau finantare straina ) si exigibilitatea lor (termenul de decontare mai mare sau mai mic de un an ) .Finantarea proprie este facuta direct de titularul de patrimoniu prin contributia sa materiala sub forma de capital social .Finantarea straina este asigurata de terte persoane in raport cu titularul de patrimoniu .Exigibilitatea surselor de finantare se refera la termenul lor de decontare In raport cu exigibilitatea surselor de finantare ,pasivele se grupeaza in : Capital permanent format din capitaluri proprii ,provizioane pentru riscuri si cheltuieli si datorii pe termen lung Datorii pe termen scurt sau curent ,formate din datoriile cu termen de decontare mai mic sau egal cu an Capitalurile proprii – denumite si fonduri proprii corespund finantarii proprii a bunurilor economice aflate in circuitul patrimonial al societatii In structura capitalului propriu capitalul social are un caracter avansabil . Capitalul social –se constitue la infiintarea societatii ,fiind o conditie de functionare si existenta a acesteia .Capitalul social se diferentiaza in : Capital subscris varsat (depus) – reprezinta partea din capitalul suscris care a fost fizic depusa de catre proprietarii întreprinderii la dispozitia unitatii patrimoniale Capital subscris nevarsat(nedepus) – este capitalul pe care proprietarii întreprinderilor s-au angajat sa-l puna la dispozitia unitatii patrimoniale cu ocazia infiintarii acesteia Capitalul se poate majora prin emisiunea de actiuni noi ,aporturi in bani sau/si natura, incorporarea de rezerve, capitalizarea profitului exercitiului precedent, transformarea de obligatiuni in actiuni etc.Reducerea capitalului se efectueaza prin : -rambursarea catre actionari sau asociati a unei parti din acesta , atunci cind reduce investitiile dintr-un sector sau ramura de activitate -acoperirea pierderilor inregistrate in decursul exercitiilor anterioare Capitalul social nu poate fi folosit pentru distribuirea de dividende Primele de capital sunt determinate de operatii de crestere a capitalului prin noi aporturi in natura sau fuziuni .Primele de emisiune reprezinta diferenta dîntre pretul de emisiune al noilor actiuni (mai mare) si valoarea nominala a actiunilor (mai mica ). Primele de fuziune apar in cazul fuziunii a doua sau mai multe societati si reprezinta diferenta dîntre valoarea contabila (intrinseca) a actiunilor si valoarea nominala Rezervele se caracterizeaza prin faptul ca ele se constituie si se datoreaza in raport cu cotele retinute din rezultatul exercitiului financiar .Structural rezervele se impart in:legale,statutare si alte rezerve.Rezervele legale se constituie anual intr-o anumita proportie din profitul brut sau din primele legate de capital fiind destinate protejarii capitalului , in cazul in care exercitiul financiar se incheie cu pierderi Rezervele statutare se constituie potrivit statutului societatii si contractului dîntre asociati sau actionari.Alte rezerve sunt constituite din din profitul net prin hotarirea actionarilor in anul cind sunt obtinute rezultate financiare bune.Aceste rezerve sunt destinate pentru finantarea unor investitii in imobilizari corporale, acordarea de dividende si-n anii de exercitiu financiar care se incheie cu pierderi, pentru rascumparea propriilor actiuni in vederea anularii lor si reducerea capitalului social Rezultatul reportat , nerepartizat este reprezentat de partea din rezultatele anilor precedenti care nu au fost inca repartizate de AGA. Rezultatul reportat consta din profitul anilor precedenti care urmeaza a fi repartizat pe destinatii sau din pierderea din anii precedenti care urmeaza a fi acoperita din rezerve sau alte surse. Fondurile sunt incadrate in categoria capitalurilor proprii , avand o destinatie bine determinata . Fondul de dezvoltare – se constituie din amortizarea activelor imobilizate , din profitul net al societatilor comerciale si alte surse fiind destinat finantarii cheltuielilor privind investitiile.Fondul de participare la profit se creeaza pe seama profitului net si este destinat finantarii premiilor din profit acordate salariatilor . Subventiile pentru investitii sunt obtinute de la buget sau de la alte întreprinderi interesate, fiind destinate achizitionarii sau crearii activelor imobilizate sau de a finanta activitati pe termen lung . Provizioanele reglementate sunt fonduri create pe seama cheltuielilor ,fiind destinate acoperirii fluctuatiilor privind rata dobanzii,de curs valutar si de preturi ,precum si pentru reglarea amortizarii derogatorii . Se contabilizeaza numai pe baza unor dispozitii legale deoarece ele au un regim fiscal propriu . Prin constituirea acestor provizioane pe seama cheltuielilor se realizeaza temporar un avantaj fiscal pentru ca se reduce profitul impozabil Ulterior cand preturile se stabilizeaza se revine asupra acestor provizioane fiind virate la venituri ceea ce determina o crestere a profitului Datoriile exprima capitalurile furnizate de terti pentru care unitatea trebuie sa acorde o prestatie sau un echivalent valoric .Este vorba despre creditele contactate de la banci sau alte institutii financiare,imprumuturile din emisiunea de obligatiuni ,precum si datoriile create in cadrul relatiilor de decontare ale unitatilor patrimoniale cu alte persoane fizice sau juridice Datoriile ca sursa de finantare sunt prezente si functioneaza din momentul nasterii obligatiilor fata de terti si pana in momentul rambursarii(in cazul creditelor) si platii lor (in cazul datoriilor generate de relatiile de decontare). Datoriile pot fi : financiare,comerciale,fiscale,salariale si sociale,datoriile privind relatiile de decontare cu asociatii si creditorii diversi. Provizioanele pentru riscuri si cheltuieli sunt fonduri constituite la inchiderea exercitiului pe seama cheltuielilor ,pentru acele elemente de patrimoniu a caror realizare sau plata este probabila ,ori pentru cheltuieli care devin exigibile in perioadele urmatoare. Pasive de regularizare : Venituri inregistrate in avans cuprind toate veniturile provenite din incasarea anticipata a unor lucrari si servicii Diferente de conversie pasiv beneficii latente ,diferente favorabile de curs valutar între data intrarii in patrimoniu a creantelor si obligatiunilor exprimate in devize si data inchiderii exercitiului financiar Decontari din operatiuni in curs de clarificare cuprind operatiunile care nu pot fi inregistrate direct pe un element patrimonial de pasiv deoarece necesita cercetari si lamuriri suplimentare . V.STRUCTURA CHELTUIELI - VENITURI Este caracteristica obiectului contabilitatii desemnând transformarile cantitative si calitative in masa patrimoniului ca urmare a proceselor interne Destinatia cheltuielilor determina clasificarea lor in cheltuieli de exploatare, financiare, si exceptionale. Cheltuielile de exploatare sunt generate de realizarea obiectului de activitate al unitatii patrimoniale :fabricarea de produse, executarea de lucrari, prestarea de servicii comercializarea de marfuri ,etc. Ele constau in consum de materiale, salarii datorate personalului ,contributia la asigurarile sociale, la protectia sociala, servicii prestate de terti etc. Cheltuielile financiare privesc sconturile acordate clientilor (reduceri de pret,pentru incasarea creantelor inainte de termenul de scadenta ),diferentele nefavorabile de curs valutar,dobanzile la credite etc. Cheltuielile exceptionale se refera la amenzile si penalitatile achitate ,prerezervele create pentru riscuri si cheltuieli, amortismente si reduceri exceptionale de valoare. Finantarea tuturor acestor cheltuieli se efectueaza din veniturile unitatii , adica din sume ce revin titularului de patrimoniu ca rezultat al activitatii sale . Clasificarea veniturilor se face functie de sursa acestora, ca urmare veniturile pot fi :venituri din activitatea de exploatare,financiare,exceptionale Veniturile din activitatea de exploatare provin din vanzarea de produse finite sau marfuri, executarea de lucrari ,prestarea de servicii Venituri financiare sunt reprezentate de sconturi primite de la furnizori ,diferentele favorabile de curs valutar ,dobanzile la disponibilul banesc ,etc. Veniturile exceptionale rezulta din amenzile si penalitatile incasate ,recuperarile de amortismente si reducerile de valoare ,recuperarile din rezerve pentru riscuri si cheltuieli ,etc. Veniturile care depasesc cheltuielile societatii reprezinta profituri, iar cheltuielile care nu pot fi acoperite din venituri, pierderi Rezultatele financiare se impart la fel ca cheltuielile si veniturile, in rezultate din activitatea de exploatare (diferenta între veniturile din exploatare si cheltuielile corespunzatoare), rezultate din operatii financiare (diferenta dîntre veniturile financiare si cheltuielile financiare), rezultate exceptionale (calculate ca diferenta între veniturile exceptionale si cheltuielile exceptionale).Daca din rezultatul total (suma algebrica a celor trei rezultate )se scade impozitul pe profit se determina rezultatul final (profit net sau pierdere ) VI.PRINCIPIILE CONTABILITATII Pentru ca cifrele sa fie reale, faptele evaluate corect, iar imaginea asupra unitatii economico-sociala fidela ,trebuie respectate o serie de principii si anume : 1.Fixitatea capitalului social Este un principiu mai mult juridic decât contabil. Capitalul unei societati este limita responsabilitatii sale vis-à-vis de creatierii sociali.Sumele sale nu pot fi modificate fara formalitati si publicitate. 2.Principiul regularitatii Documentele trebuie întocmite si prezentate conform regulilor legale reglementate sau profesionale .Acest principiu determina necesitatea aparitiei unui ghid al profesiunii . 3.Principiul sinceritatii Deoarece o activitate absoluta nu este posibila, contabilitatea trebuie sa respecte sinceritatea: probitatea inventarului material , evaluarea, conformitatea documentelor publicate si a conturilor, claritatea, actualitatea în estimarea activelor la închiderea exercitiului 4.Principiul noncompensatiei (necompensarii) Determina evitarea pierderii de informatii .Conform lui nu se compenseaza doua miscari in sens opus ,în acelasi cont; nu se compenseaza o cheltuiala cu un venit; nu se compenseaza o crestere cu o diminuare de valoare si nici un post de activ cu unul de pasiv 5.Principiul unicitatii sau intangibilitati bilantului Pentru exercitiu dat, o unitate economica-sociala nu poate întocmi oficial si piblica decât un singur bilant .El este purtatorul legitim al unitatii asupra punctelor de vedere privind criteriul de evaluare, metoda folosita, etc. Datele bilantului de închidere a exercitiului devin date ale bilantului de deschidere pentru exercitiul urmator. Rezulta identitatea situatiei la sfârsitul unui exercitiu si începutul celui urmator . 6.Principiul independentei exercitiilor Timpul este impartit in perioade egale, numite exercitii, care sunt, în principiu, riguros independente unele de altele. Aceste perioade sunt de 12 luni; la sfârsitul fiecareia se stabilesc rezultatele financiare, iar la sfârsitul celei de-a 12a se procedeaza la închiderea exercitiului. Potrivit acestui principiu, cheltuielile si veniturile aferente activitatii unitatii patrimoniale se delimiteaza în timp. Deci ele se trec la rezultatul exercitului financiar la care se refera. 7.Principiul permanentei metodelor sau al continuitatii Se refera la aplicarea acelorasi metode, reguli si procedee în cursul unui exercitiu. Presupune în acelasi timp, prezentarea contului de rezultate si a bilantului sub aceeasi forma, dupa aceeasi tehnica si criterii evaluare. Permanenta metodelor permite comparatii între exercitii 8.Principiul prudentei Este legat de functia juridica a contabilitatii .Intre doua eventualitati posibile se înregistreaza cea favorabila , rezultând o diminuare a rezultatului. Diminuarile de valori trebuie înregistrate când apar ca probabilitati pentru viitor, în schimb cresterile de valori nu se înregistreaza pâna nu devin certe si definitive prin obiectul si suma lor. 9.Principiul continuitatii activitatii Potrivit acestuia se presupune ca unitatea patrimoniala îsi continua în mod normal functionarea într-un viitor previzibil, fara a intra în stare de lichidare sau de reducere sensibila a activitatii. 10.Principiul costului istoric Orice valoare economicain contabilitate este bazata pe costul de intrare consemnat în documentele justificative 11.Principiul dublei înregistrari Are în vedere faptul ca orice operatiune creeaza un raport valoric de echivalenta între intrari si iesiri, între mijloace si resurse, asigurând raportul de echilibru între venituri, cheltuieli si rezultate sau între stocurile initiale si intrari pe de o parte si iesiri si stocuri finale pe de alta parte. 12.Principiul patrimoniului închis Conform caruia operatiunile economice sunt analizate si reflectate în contabilitate numai din punct de vedere al unui singur titular care gestioneaza patrimoniul respectiv . VII.PROCEDEELE SI INSTRUMENTELE CONTABILITATII Procedeul indica cum trebuie lucrat pentru atingerea unui scop iar instrumentul indica mijlocul cu ajutorul caruia se realizeaza procedeul respectiv Metoda contabilitatii poate fi definita si prin suma procedeelor si instrumentelor utilizate pentru studierea obiectului ei. Procedeele metodei contabile sunt : 1.Generalizarea si sintetizarea informatiilor. Instrumentele utilizate de aceasta metoda: Bilantul contabil Contul de profit si pierderi 2.Gruparea si ordonarea informatiilor culese. Instrumentele utilizate pentru aceasta metoda: Contul Sistemul de conturi Balanta conturilor Procedeele comune mai multor discipline economice utilizate de contabiliate sunt: In activitatea practica aceste procedee si instrumente sunt utilizate într-o succesiune logica astfel : Observarea fenomenelor si proceselor referitoare la patrimoniu si consemnarea lor în documente Operatiunile consemnate în documente trebuie sa fie evaluate adica exprimate în unitati monetare Calculatia presupune utilizarea unui algoritm de calcul pe care se bazeaza toate procedeele metodei contabilitatii Operatiunile sunt supuse gruparii si ordonarii dupa criterii diferite în conturi Centralizarea si verificarea operatiunilor consemnate în conturi cu ajutorul balantei de verificare Inventarierea pentru constatarea faptica a existentei si starii elementelor patrimoniale si pentru punerea de acord a informatiilor din contabilitate Generalizarea si sintetizarea informatiilor cu ajutorul documentelor contabile de sinteza denumite “bilantul contabil” si “contul de profit si pierderi” Observatie. Bilantul este instrumentul prin care se încheie un ciclu de înregistrari contabile dintr-o perioada de gestiune si în acelasi timp pe baza informatiilor din bilant se demareaza noul ciclu de prelucrare a datelor (se deschide noul exercitiu financiar) VIII.DOCUMENTAREA OPERATIUNILOR ECONOMICE Documentarea ca procedeu al metodei contabilitatii este actiunea de culegere si consemnare în documentele economice a datelor privitoare la operatiile economice dintr-o unitate patrimoniala în momentul si la locul efectuarii lor. Documentele economice sunt acte scrise în care se consemneaza operatii în momentul si de regula la locul efectuarii lor si ca baza a înregistrarii lor în contabilitate. Documentele constituie suportul material principal al datelor privitoare la operatii economice cu ajutorul carora se realizeaza: consemnarea informatiilor culegerea datelor prelucrarea datelor sau a informatiilor circulatia datelor sintetizarea informatiilor contabile pastrarea (arhivarea) datelor Continutul documentelor se concretizeaza în elemente obligatorii care trebuie sa asigure reflectarea clara si completa a operatiilor economice pentru care se întocmesc. Distingem urmatoarele elemente comune tuturor categoriilor de documente: 1. denumirea documentelor (factura,chitanta, aviz de expediere) 2. denumirea unitatii emitente, adresa sau compartimentul si sectorul care a întocmit documentul,codul fiscal, numarul de înregistrare la Registrul comertului numarul si data documentului partile participante la efectuarea operatiei economice continutul operatiei si justificarea efectuarii ei datele cantitative si/sau valorice aferente operatiei economice efectuate semnaturile persoanelor participante la efectuarea operatiilor economice consemnate, a celor care au întocmit documentele si a persoanelor care raspund pentru executarea, continutul, legalitatea, oportunitatea, necesitatea si realitatea operatiilor. Alte elemente menite sa asigure consemnarea completa a operatiei în documente sunt elemente care difera de la o categorie de documente la alta si asigura detalierea operatiilor consemnate având un rol completativ. Functiile documentelor de consemnare letrica si cifrica ,cantitativa si valorica a operatiilor economice de acte justificative care stau la baza inregistrarii in contabilitatea curenta a operatiilor economice verificarea activitatilor desfasurate ,urmarind activitatea economica si financiara in cele mai mici detalii asigurarea integritatii patrimoniului ,pe baza lor stabilindu-se si angajându-se raspunderi ,drepturi si obligatii cu privire la miscarile de valori de calculare corecta a costului productiei obtinute cu ajutorul lor stabilindu-se drepturile si obligatiile banesti ale unitatilor patrimoniale servind ca baza in cercetarea organelor judiciare Intocmirea documentelor economice Pe formulare tip în care sunt tiparite datele referitoare la elementele invariabile ,iar Pentru datele variabile se lasa locuri libere Marimea , continutul si formatul documentelor variaza în functie de: natura operatiilor economice modul de întocmire mijloacele de prelucrare Intocmirea documentelor se face manual sau cu mijloace tehnice -Intocmirea manuala a documentelor se realizeaza cu cerneala ,pasta sau creion chimic -Intocmirea cu mijloace tehnice a documentelor – cu masini de scris,cu masini de facturat sau contabilizat , cu calculatoare electronice Reguli de intocmire a documentelor In cazul documentelor intocmite in mai multe exemplare, toate exemplarele poarta acelasi numar In documentele de casa si de banca - datele cifrice trebuie repetate si în litere Nu se admit corecturi , in caz contrar acele documente se anuleaza, pastrandu-se in carnetele respective fara a se detasa ,intocmindu-se alte documente corecte (CEC-uri,ordine de plata, chitante).greselile facute cu ocazia intocmirii documentelor pot fi corectate cu respectarea anumitor reguli .Greselile din documente se corecteaza prin taierea textelor sau a sumelor scrise cu o linie in asa fel incat sa se poata citi ceea ce a fost scris, se scrie apoi deasupra textul sau suma corecta ,facându-se mentiune , pe documuntul rectificat , asupra acestui fapt si confirmata prin semnaturile acelorasi persoane care au semnat initial documentul .Erorile descoperite in documente cu ocazia verificarilor ulterioare de catre serviciul contabilitate se aduc la cunostinta celor care le-a intocmit ,precum si a partilor interesate cu privire la operatia consemnata Calitatea si exactitatea informatiilor contabile este conditionata de : - intocmirea clara si concreta a documentelor -respectarea tuturor regulilor referotoare la continutul si forma documentelor -intocmirea la timp a documentelor Clasificarea documentelor Criterii de clasificare a)Dupa natura operatiilor documentele pot fi: documente privind activitatea financiar contabila (în care se consemneaza activele imobilizate,activele circulante,salariile,pasivele,rezultatele financiare) documente pentru alte activitati care nu constituie acte justificative pentru inregistrarile contabile b)Dupa functia pe care o indeplinesc documentele pot fi: de dispozitie –prin care se ordona a se executa o operatie economica; dispozitii de plata,dispozitii de livrare ,ordinul de plata ,comanda .Aceste documente nu fac dovada executarii efective a operatiei respective de executie(justificative) cuprind date cu privire la executarea operatiilor economice. Ele servesc ca baza pentru inregistrarea operatiilor economice mixte sau combinate –reunesc trasaturile documentelor de dispozitie si a celor justificative .Aceste documente sunt initial documente de dispozitie, iar prin completarea lor cu date referitoare la execuatrea operatiilor respective ele devin documente justificative c)Dupa numarul operatiilor economice documentele pot fi : documente singulare – contin date privitoare la o singura operatie ;chitanta bon de consum, factura documente cumulative sau centralizatoare contin date privind mai multe operatii economice de acelasi fel d)Dupa momentul intocmirii si rolul in cadrul procesului informational documente primare intocmite de regula in momentul si la locul efectuarii operatiilor (indeplinesc rolul de documente justificative) documente secundare intocmite pe baza documentelor primare sau concomitent, asigurând pregatirea datelor in vederea prelucrarii lor e)Dupa sfera de aplicare pot fi: documente generale sau comune , utilizate in toate unitatile patrimoniale documente specifice utilizate in anumite ramuri ale economiei f)Dupa forma de prezentarepot fi: documente tipizate intocmite pe formulare tip strict determinate a caror folosire este obligatorie documente netipizate intocmite pe formulare specifice , pe hartie simpla g)Dupa locul unde se intocmesc si circula pot fi: documente interne intocmite in cadrul unitatii documente externe intocmite in afara unitatii facturi, furnizori h)Dupa regimul de tiparire si folosire documente intocmite pe formulare cu regim special ,cu un regim special de tiparire, numerotare,gestionare, evidenta,folosire si pastrare :chitante si chitante fiscale, CEC-uri, avize de insotire a marfii, facturile, foile de parcurs ,buletinele de cantarire –analiza pentru valori materiale, cartele si bonuri de masa ,borderouri de achizitii documente intocmite pe formulare cu reglementari exprese de tiparire, gestionare,folosire si justificare (marci postale ,timbre fiscale, bilete de calatorie ,certificate medicale, carnete de munca, autorizatiile de functionare , certificate de inmatriculare ,permise de calatorie ) documente intocmite pe formulare cu regim uzual , nu sunt supuse anumitor restrictii privind tiparirea,numerotarea si justificarea lor Tipizarea documentelor Consta in elaborarea unor formulare de documente unitare (ca marime ,continut si destinatie) de un format strict determinat care simplifica intocmirea documentelor Scopurile urmarite : - reducerea cheltuielilor de imprimare eliminarea paralelismelor in intocmirea si circulatia documentelor cuprinderea in continutul lor a indicatorilor strict necesari procesului informational proiectarea unor tipuri de documente care sa corespunda necesitatilor de prelucrare cu echipamente tehnice satisfacerea cerintelor de informare a tuturor formelor evidentei economice Verificarea documentelor economice Inainte de a se inregistra in contabilitate documentele economice trebuiesc supuse unei verificari minutioase cu scopul descoperirii eventualelor erori, asigurându-se exactitatea datelor contabile Verificarea formei consta in controlul intocmirii documentelor pe formulare corespunzatoare naturii operatiilor economice, completarea tuturor rubricilor ,existenta tuturor semnaturilor persoanelor imputernicite sa vizeze ,verificarea unor stersaturi sau corecturi fara a fi certificate Verificarea aritmetica consta in controlul preluarii corecte in documente a datelor , stabilirea sau efectuarea corecta a calculelor aritmetice. Verificarea de fond consta in controlul realitatii ,necesitatii, oportunitatii si legalitatii operatiilor economice consemnate in documentul respectiv. verificarea realitatii operatiei economice are ca scop sa descopere daca operatia economica s-a efectuat la data,locul si-n conditiile prevazute in document necesitatea operatiei consta in aprecierea daca operatia inscrisa in document este utila activitatii unitatii si are o justificare economica verificarea oportunitatii urmareste daca momentul ales si locul stabilit pentru executarea unei operatii economice sunt eficiente pentru unitate legalitatea operatiei se aprecieaza prin raportarea ei la actele normative care reglementeaza genul respectiv de operatii economice (operatiile economice nu trebuie sa contravina legislatiei in vigoare) Circulatia documentelor Prin circulatia documentelor se intelege miscarea succesiva a acestora prin diferitele verigi ale unitatilor patrimoniale, din momentul intocmirii lor sau intrarii in unitate si pana la predarea lor la arhiva. Circulatia documentelor trebuie sa se faca intr-o ordine dinainte stabilita, nefiind permisa retinerea documentelor in mod nejustificat de catre un compartiment sau altul. Necesitatea circulatiei documentelor deriva din faptul ca datele din acelasi document sunt necesare mai multor compartiment si personale din unitate si nu se poate asigura cate un exemplar pentru fiecare utilizator Conditiile impuse de circulatia documentelor : -miscarea documentelor sa se faca pe caile cele mai scurte ,printr-un numar redus de verigi organizatorice (asigura operativitatea utilizarii informatiilor ) -in miscarea documentelor trebuie sa existe continuitate -rezolvarea problemelor de prelucrare a datelor din documente trebuie sa se faca complet si in termenul prevazut Organizarea circulatiei se face pe baza graficelor de circulatie.Graficul trebuie sa cuprinda : -documentele care se intocmesc -lucrarile de prelucrare in fiecare etapa a circulatiei -termenele de executare -persoanele care raspund -compartimentele la care se transmit Cerintele graficului de circulatie : -sa cuprinda toate lucrarile de evidenta, incepand cu intocmirea documentelor primare, inregistrarea lor in contabilitatea analitica si sintetica -sa stabileasca toti lucratorii care participa la intocmirea si prelucrarea documentelor -sa respecte normele cu privire la intocmirea documentelor. Intocmirea graficelor de circulatie a documentelor se face prin: -descrierea si analiza drumului parcurs de acestea -folosirea textului sau folosirea diferitelor tehnici de reprezentare grafica Graficele de circulatie pot fi : -grafice individuale ce cuprind operatiile si lucrarile contabile pe care le executa fiecare salariat,termenele de executare a acestora si compartimentele sau persoanele carora li se transmit. -graficul pe compartimente sau de structura cuprinde toate lucrarile de evidenta ale unui anumit sector sau compartiment de activitate ,documentele care se intocmesc,termenele si executanti, compartimentele carora li se transmit. -graficele generale sau sintetice cuprind toate operatiile necesare unei anumite lucrari cu ungrad mai ridicat de complexitate Clasarea si pastrarea documentelor Faza finala a circulatiei documentelor constituie clasarea lor la dosar dupa rezolvarea completa si definitorie a acestora Prin clasare se întelege aranjarea documentelor într-o anumita ordine strict determinata în scopul asigurarii, pastrarii lor în bune conditii si pentru