Referat Corespondenta Si Tehnici De Secretariat

Mai jos puteti citi fragmente din Referat Corespondenta Si Tehnici De Secretariat si de asemenea puteti face Download Referat Corespondenta si tehnici de secretariat

Citeste fragmente din Referat Corespondenta Si Tehnici De Secretariat

CORESPONDENŢĂ ŞI TEHNICI DE SECRETARIAT În actuala revoluţie tehnico-ştiinţifică informatica, telecomunicaţiile, producerea şi comunicarea informaţiei au devenit priorităţi incontestabile dar cu largi aplicaţii în viaţa ştiinţifică, economică şi socială. În acest context a apărut o disciplină relativ recentă: birotica – termenul fiind introdus în limbajul cotidian în jurul anului 1976. Birotica vizează automatizarea activităţilor administrative şi de birou depăşind cadrul tehnic al proceselor administrative. Birotica este un nou mod de utilizare a calculatoarelor electronice şi a devenit posibilă o dată cu răspândirea pe scară largă a microcalculatoarelor care au pătruns în orice birou şi în orice secretariat al unei organizaţii sau instituţii sporind considerabil productivitatea şi calitatea muncii administrative. Birotica s-a născut din necesitatea integrării mijloacelor şi tehnicilor muncii administrative şi de birou cu tehnicile de comunicaţie şi de prelucrare automată a datelor, urmărind creşterea performanţei şi calităţii muncii de secretariat şi de birou în toate domeniile de activitate. Pe de altă parte biroul în general, secretariatul în special a devenit unul dintre cele mai importante locuri de muncă în societatea contemporană; secretariatul a căpătat funcţii şi roluri multiple şi complexe comparativ cu deceniile anterioare. Aceste transformări sunt valabile şi în cazul societăţii româneşti. Principalele funcţii care revin secretariatului în prezent sunt următoarele: prelucrarea informaţiilor, documentarea, funcţia de reprezentare, funcţia de filtru şi legătură pentru solicitări de contacte cu conducerea, funcţia de asistare directă a managementului. După cum se poate observa în activitatea de secretariat şi în aceea a secretarelor (asistent manager) predomină procesele informaţionale şi decizionale, informaţia oferind suportul pentru decizia managerială, iar comunicarea de informaţii şi de decizii ocupând o pondere importantă într-o organizaţie. În literatura de specialitate, secretariatul este definit ca un nucleu cu activităţi, atribuţii şi sarcini individuale complexe. În zilele noastre activitatea de secretariat presupune un complex de activităţi şi tehnici de lucru specifice (activităţi de documentare, corespondenţă, protocol, arhivare de documente ş.a.). Astfel acesta furnizează noţiuni teoretice referitoare la: conceptul de birotică, managementul şi marketingul, într-o organizaţie, noţiuni de drept administrativ şi comercial. Totodată lucrarea cuprinde, în cea mai mare parte, noţiuni practice legate de activitatea de secretariat: tehnici de secretariat, funcţiile secretariatului modern, organizarea şi prelucrarea arhivei contemporane, elemente de protocol, norme româneşti de drept administrativ şi comercial. Am considerat util să furnizăm celor interesaţi atât noţiuni teoretice cât şi practice, deoarece în prezent nu există în România o astfel de lucrare, respectiv un Manual de secretariat şi asistenţă managerială adaptat la realităţile româneşti. O abordare evolutivă a meseriei de secretar nu se poate realiza decât în contextul evoluţiei istorice a managementului şi a mijloacelor de comunicaţie. Încă din fazele de început, în practicarea acestei meserii, descoperim trei coordonate esenţiale care i-au marcat funcţionarea până astăzi: ˇ         meseria de secretar a apărut şi a funcţionat întotdeauna pe lângă factorii de decizie ai vieţii economico- sociale; ˇ         tratarea informaţiei scrise, a stat la baza acestei activităţi şi, ˇ         confidenţialitatea, a constituit o cerinţă esenţială sub aspect deontologic. Coordonata confidenţialităţii este sugerată chiar de termenul „secretar”(ă), provenind din latinescul „secretum” (secret, taină) şi desemnând o persoană care ştie şi păstrează secrete. Sub aspect practic, meseria de secretar precedă – în timp istoric, apariţia denumirii sale. Dacă ţinem cont de faptul că primele forme ale scrierii au apărut din necesităţile administraţiei de stat de a emite dispoziţii, de a da ordine şi a administra bunuri, putem lega apariţia acestei meserii de casta scribilor, secretarii autorităţilor, consideraţi a constitui prima celulă a birocraţiei, în Orientul antic HYPERLINK "http://www.unibuc.ro/eBooks/StiinteADM/secretariat/9.htm" l "_ftn1#_ftn1" o "" [1] . În special, în perioada faraonilor egipteni, scribii au fost printre primii colaboratori specializaţi în comunicarea scrisa. Problema confidenţialităţii se punea, la vremea respectivă, numai pe cale orală, fiind extrem de rare persoanele care ştiau să citească. Aşa se explică şi practica unor autorităţi de a tăia limba scribilor, spre a se asigura de păstrarea secretului profesional. Termenul grammatikos, denumind în limba greacă şi profesia de “secretar”, poate fi considerat cel mai sugestiv, în ceea ce priveşte posibilităţile asocierii acestei meserii cu începuturile scrierii. Treptat, prin trecerea de la un sistem economic la altul şi prin evoluţia mijloacelor de comunicaţie, se conturează alte coordonate funcţionale ale acestei profesii. In perioada feudalismului, o data cu schimbările produse în sistemele de conducere prin apariţia anumitor grade de ierarhizare si, prin apariţia hârtiei ca suport informaţional, munca de secretariat capătă contururile specializării. Astfel, persoana desemnată cu titlul de secretar, în Evul Mediu, se ocupa de corespondenţa monarhului sau a unor înalţi demnitari. Aceasta presupunea menţinerea în continuare, a sarcinilor iniţiale de caligrafiere a textelor, la care sau adăugat alte operaţiuni de expediere dar şi de evidenţă a circulaţiei documentelor scrise. In epoca modernă, o dată cu pătrunderea maşinilor de scris mecanice în structurile administrative, imaginea secretarei se va asociata atât de profund cu acest mijloc de imprimare a textelor, încât activitatea sa se va confunda până în epoca contemporana, cu aceea de dactilograf. Trebuie să precizăm, însă, că din punct de vedere istoric, această meserie a aparţinut bărbaţilor, până la începutul secolului XX, când au început să fie promovate drepturile cetăţeneşti refuzate femeii secole de-a rândul. Nici Revoluţia Franceză cu ideile ei luminoase nu a avut curajul să lanseze femeia în viaţa administrativă, dar a declanşat goana după o egalitate de sexe. HYPERLINK "http://www.unibuc.ro/eBooks/StiinteADM/secretariat/9.htm" l "_ftn4#_ftn4" o "" În epoca contemporană, conform statisticilor, 95% din funcţiile de secretar sunt ocupate de femei, în special în ţările Europei Occidentale, ele dovedindu-se mai dotate decât bărbaţii în domeniul competenţei sociale şi al inteligenţei emoţionale. HYPERLINK "http://www.unibuc.ro/eBooks/StiinteADM/secretariat/9.htm" l "_ftn5#_ftn5" o "" Se conturează, astfel, noi cerinţe, privind practicarea acestei profesiuni. Managementul modern, cristalizat ca ştiinţă tot la începutul secolului XX, dezvoltă noi valori, privind resursele umane şi resursele informaţionale, la aceasta aducându-şi contribuţia ştiinţe precum sociologia, psihologia, ergonomia. Noile dimensiuni ale managementului au presupus, desigur, şi reevaluarea auxiliarului său de bază, secretariatul. În spatele acestui curent ascensional se află şi dezvoltarea continuă a tehnologiilor informaţionale şi comunicaţionale care au revoluţionat viaţa birourilor. Astăzi, competenţele secretariatului impun în egală măsură, cunoştinţe, informaţii şi deprinderi cerute muncii tradiţionale secretariale la care se adaugă altele noi: domeniul biroticii. Abordând, cerinţele actuale ale acestei profesiuni, la modul general, putem enumera: stăpânirea procedeelor de citire şi scriere rapida; utilizarea calculatorului în editarea de texte şi pentru baze de date; utilizarea celorlalte aparatelor de tratare a informaţiei şi comunicaţie; cunoaşterea principiilor de organizare a timpului şi a documentelor; posedarea şi si exercitarea a 1-2 limbi de circulaţie internaţională; cunoştinţe generale de statistică şi contabilitate; abilităţi de comportament în relaţiile cu publicul şi alţi factori; Din această perspectivă, activitatea secretariatelor devine tot mai complexă şi specializată. Secretara este tot mai implicată în procesul de gândire fiind nevoită de multe ori să preia părţi din activităţile conducerii spre a le prelucra independent, să gestioneze fluxuri de informaţii şi timpul managerilor, să manevreze mijloace tehnice de tratare a informaţiei şi de comunicaţie. Posibilităţile sale de degrevare a acţiunilor managementului sunt nelimitate. Cu privire la perspectivele acestei profesii, în lumea occidentală s-au exprimat trei curente de opinie: HYPERLINK "http://www.unibuc.ro/eBooks/StiinteADM/secretariat/9.htm" l "_ftn6#_ftn6" o "" a) într-o primă categorie se încadrează cei care consideră că rolul secretarei este depăşit şi că în viitor va dispărea. Argumentele care se aduc în acest sens, privesc evoluţia rolului calculatorului pentru activitatea fiecărui manager şi de aici, ideea că, în timp, calculatorul va ajunge să suplinească rolul secretarei; b) în a doua categorie pot fi încadraţi cei care consideră ca, dimpotrivă, rolul secretarei este în continuă creştere şi că nici calculatorul nici altceva nu va reuşi s-o suplinească; c) un al treilea curent, susţine că, în perspectivă, secretara îşi va depăşi statutul profesional actual, fiind tot mai implicată în activităţi paraprofesionale în care competenţele ei să impună cunoştinţe noi din alte domenii (economie, management, juridic), alături de cele tradiţionale. Privită din această perspectivă, activitatea secretariatelor nu va mai fi exercitata de oricine şi oricum. În ţările occidentale se experimentează şi testează pentru viitor, secretariate pe domenii, echipe de secretariat pentru prestări de servicii birotice sau pentru lucru la distanţă. 1. Funcţiile secretariatului modern Activitatea de secretariat se exercită în toate sistemele economico-sociale, inclusiv în firme, indiferent domeniul acestora de activitate. Componenta structurala cu rol complementar pe lângă de un post de conducere, secretariatul efectuează lucrări de natura administrativa, de rutina, pentru degrevarea titularului funcţiei în cauză. În echipa manager-secretară, o sarcină unică este finalizată prin contribuţia celor două persoane. Astfel, managerul concepe un document, sau aplică o rezoluţie pe o cerere. Secretariatul va prelua, în continuare, toate operaţiunile ce ţin de redactarea, stilizarea, distribuirea sau memorarea informaţiilor prelucrate. Complexitatea procesului de muncă, variază în funcţie de dimensiunea şi complexitatea structurii organizatorice, de stilul de management, de dotarea tehnică şi nivelul de pregătire al secretariatului. Literatura de specialitate, privind managementul competitiv, consideră că utilizarea eficace a secretariatului, constituie o modalitate esenţială de amplificare a eficacităţii muncii manageriale. Un secretariat bine organizat şi competent potenţează munca managerului prin mai multe elemente: ˇ        degrevează managerul de o serie de acţiuni de rutină, pur administrative, contribuind, astfel, la utilizarea raţională a timpului de lucru de care el dispune; ˇ        creează condiţiile preliminare pentru realizarea de către manager a unor contacte operative şi eficiente cu persoane din interiorul şi exteriorul organizaţiei; ˇ        asigură vehicularea corespunzătoare a informaţiilor la nivelul conducerii firmei, cu deosebire în perimetrul eşalonului superior al acesteia; ˇ        contribuie decisiv la organizarea raţională a activităţii managerilor de nivel superior din cadrul firmei (directori generali, directori executivi). Aceste elemente stau la baza principalelor funcţii ce revin secretariatului: ˇ         Funcţia de tratare a informaţiilor; ˇ         Funcţia de documentare;  ˇ         Funcţia de „filtru” şi legătură în contactele conducerii; ˇ         Funcţia de asistare directă a managerului; ˇ         Funcţia de reprezentare. Noţiunea de corespondenţă include forma scrisă pe care o iau relaţiile dintre două sau mai multe persoane (de obicei sub forma unor scrisori). După cum scrisorile se adresează unor persoane juridice, sau fizice, acestea alcătuiesc subiectul corespondenţei oficiale sau private. Corespondenţa oficială cuprinde totalitatea scrisorilor şi actelor, care circulă între persoane juridice sau între o persoană fizică şi o persoană juridică, în scopul stabilirii unor relaţii între ele. Între o scrisoare şi act există următoarele deosebiri: ˇ       scrisoarea este o comunicare adresată în scris unei persoane; actul este o dovadă scrisă prin care se constată un fapt, se reglementează o obligaţie etc. ˇ       actul are titlu, scrisori purtătoare de titlu se întâlnesc mai rar; ˇ       actul are specificat în cuprinsul său titularul în folosul căruia se face constatarea; ˇ       majoritatea actelor sunt tipizate; în cazul scrisorilor, tipizarea este rar întâlnită; ˇ       scrisorile sunt înregistrate în Registrul de intrare-ieşire; actele au numere proprii de ordine, pe baza cărora se ţine evidenţa emiterii şi circulaţiei lor (în Registrul de intrare-ieşire sunt înregistrate scrisorile însoţitoare ale actelor); ˇ       scrisorile pot fi redactate şi semnate de orice funcţionar cu delegaţie de corespondent; actele nu pot fi întocmite şi semnate decât de funcţionari investiţi printr-o dispoziţie expresă a unui act normativ cu aceste drepturi; ˇ       actul circulă de la autor la beneficiar însoţit de o scrisoare; când nu se foloseşte scrisoarea însoţitoare, actul nu poate fi înmânat beneficiarului decât prin luare de semnătură; Sfera corespondenţei oficiale este largă, ea cuprinzând probleme cu conţinut economic, juridic, administrativ, diplomatic etc. Distanţele dintre partenerii de afaceri, problemele care apar, ulterior încheierii tranzacţiilor, fac necesară comunicarea prin intermediul corespondenţei oficiale. De remarcat că predominant este conţinutul economic al scrisorilor oficiale ca urmare a unei economii diversificate şi în continuă dezvoltare. Importanţa activităţii de corespondenţă constă în faptul că: ˇ       este un element de bază pentru stabilirea relaţiilor între unităţile economice, între persoanele fizice şi persoane juridice care sunt obligate să-şi rezolve anumite probleme în comun; ˇ       oferă posibilitatea consemnării scriptice a unei activităţi; ˇ       constituie un element de înregistrări contabile; ˇ       serveşte ca probă în justiţie; ˇ       permite, prin asamblarea scrisorilor ce privesc o anumită problemă, constituirea unui ciclu de corespondenţă ce oglindeşte apariţia, modificarea sau stingerea unor relaţii între persoane juridice sau între persoane fizice şi persoane juridice. ˇ       devine o bogată sursă de documentare prin constituirea unui fond arhivistic redând stadiile evoluţiei raporturilor economice, precum şi ale evoluţiei vocabularului din domenii diferite de activitate. 4.2. Clasificarea corespondenţei  Corespondenţa oficială se poate clasifica după mai multe criterii:  a)      după criteriul de circumscriere: ˇ         corespondenţa internă (între compartimente sau responsabili ai aceleaşi organizaţii); ˇ         corespondenţa externa (către sau de la o instituţie spre mediul exterior – altă instituţie sau persoană) ; b)      după domeniul de activitate: ˇ         corespondenţa juridică (contestaţia, întâmpinarea, notificarea, plângerea, cererea de chemare în judecată etc.); ˇ         corespondenţa administrativă (referatul, raportul, darea de seamă, procesul verbal, decizia, ordinul, dispoziţia); ˇ         corespondenţa protocolară (invitaţii, scrisori de felicitare, felicitări, corespondenţa tehnica a departamentelor de protocol etc.); ˇ         corespondenţa comercială (cererea de ofertă, oferta, comanda, reclamaţia economică, avizul de însoţire a mărfii, scrisoarea de garanţie etc.); ˇ         corespondenţa diplomatică (nota diplomatică, scrisorile de acreditare, protestul diplomatic, minuta diplomatică, nota verbală etc.) c)      după scopul ei: ˇ         corespondenţa de solicitare (cererea economică, juridică, etc.); ˇ         corespondenţa de informare (oferta, reclama, raportul, darea de seamă, etc.); ˇ         corespondenţa de constatare (procesul verbal, etc.) ˇ         corespondenţa de decizie, îndrumare, control (ordinul, decizia); ˇ         corespondenţa de reclamaţie (reclamaţia economică, juridică); ˇ         corespondenţa însoţitoare de acte; d)      după criteriul accesibilităţii: ˇ         corespondenţă secreta (transmisă prin mijloace de securitate organizate; folosită în sistemul instituţionalizat (Birou Documente Secrete - BDS); ˇ         corespondenţa deschisă (transmisă pe cale obişnuită şi poate lua toate formele materiale ale corespondenţei – scrisoarea, faxul, e-mail, telefax, etc.) e)      după iniţiativa trimiterii scrisorii: ˇ         scrisoarea iniţială; ˇ         de răspuns ; ˇ         de revenire; f)       după criteriul suportului: ˇ         corespondenţa clasică – scrisoarea; ˇ         corespondenţa telegrafică – telegrama, telexul; ˇ         corespondenţa electronică – e-mail-ul; g)      după modul de întocmire: ˇ         documente tipizate ; ˇ         documente netipizate; h)      după natura şi destinaţia exemplarelor: ˇ         originalul (primul exemplar care se trimite destinatarului) cu semnătură şi ştampilă, nr. de înregistrare; ˇ         copia simplă (de arhivă sau de dosar) se scrie odată cu originalul la indigo, nu are ştampilă nici semnătură originală. Are număr de înregistrare.; ˇ         duplicatul originalului pierdut se eliberează numai după publicarea pierderii originalului în Monitorul Oficial. Duplicatul este eliberat tot de unitatea care a eliberat şi originalul. Pe actul nou eliberat se menţionează “duplicat”; are puterea originalului; ˇ         copia după original – se copiază exact textul de pe original; se scrie “copie”, “locul sigiliului” (LS) şi “s-a semnat” (SS); ea poate fi : ˇ         copia certificată – are configurarea că este valabila; se foloseşte pentru păstrarea originalului, se semnează şi se eliberează de secretariatul unităţii care păstrează originalul. După colaţionare se scrie “conform cu originalul”, “pentru conformitate”. Obligatoriu, copia poartă semnătura şi ştampila ; ˇ         copia legalizată – este eliberată de notariat. Ea conţine reproducerea exactă a conţinutului actului, dactilografiată în şir indian sau xerox,, precum şi încheierea de legalizare, sub semnătura notarului şi ştampila biroului notarial. Documentele legalizate se înscriu întru-un registru special la notariat; ˇ         fotocopia – are valoare numai în cazul legalizării de notariat; ˇ         extrasul – constituie copia unei părţi, a unui pasaj dintr-un act de dimensiuni mai mari. Valabilitatea lui este condiţionată de certificare. 4.3. Cerinţe actuale faţă de corespondenţă oficială Dacă admitem că protocolul şi eticheta fac parte din mijloacele de stabilire a relaţiilor între oameni, conform rolului fiecăruia, corespondenţa se supune la rândul ei unor reguli la fel de stricte: tot ceea ce este scris rămâne. Se impune din această cauză, din partea celor care întocmesc corespondenţa o preocupare permanentă pentru însuşirea şi respectarea unor principii ce stau la baza corespondenţei, dintre acestea amintim: 1)       Promptitudinea răspunsurilor implică operativitate în rezolvarea problemelor ce fac obiectul corespondenţei. Orice scrisoare trebuie să primească un răspuns. Dacă răspunsul la o solicitare vine prompt (chiar dacă este negativ) şi nu cu întârziere, impresia care ne-o facem despre persoana sau instituţia respectivă este că ştie să se organizeze activitatea, că este eficientă şi că ne respectă. 2)       Elaborarea corespondenţei la costuri avantajoase. Costurile unei scrisori sunt adesea subestimate. Costul real al unei scrisori include nu numai papetăria şi timbrele, ci şi costul manevrării scrisorii prin sistemul poştal sau alte mijloace de transmitere, ocupând timp, necesitând echipament şi spaţiu şi cel mai important dintre toate este salariul celor care scriu scrisori, al dactilografei sau operatorului ce procesează cuvintele pe calculator. Înainte de toate trebuie să stabilim dacă alegem scrisoarea ca mijloc de comunicare sau alte mijloace mai puţin costisitoare. Dacă alegem scrisoarea, pentru reducerea costurilor, trebuie să ţinem seama de următoarele aspecte. ˇ        propoziţii scurte şi clare; ˇ        folosirea modelelor de scrisori, modulelor de texte (şabloanelor), astfel de accesări fiind mult uşurate de calculator; ˇ        redactarea corectă şi completă a scrisorilor pentru a evita astfel neînţelegerile şi implicit revenirile. 4 Este important să stabilim obiectivul scrisorii, ceea ce dorim, deoarece în funcţie de această vom aborda diferit destinatarul; obiectivul unei scrisori poate fi: ˇ        să informăm sau să aflăm ceva; ˇ        să motivăm sau să influenţăm; ˇ        să ne scuzăm; ˇ        să solicităm sau să oferim ceva; ˇ        să acceptăm sau să refuzăm; ˇ        să felicităm; 4)         Nivelul ierarhic. Presupune diferenţierea şi limitarea corespondenţei pe paliere ierarhice. 5)         Eficienţă şi credibilitate. Eficienţa corespondenţei se referă la: ˇ        promptitudine (transmiterea la timp a informaţiilor); ˇ        precizia şi caracterul complet al informaţiilor; ˇ        informarea permanentă a partenerilor cu privire la noile produse şi serviciilor ce pot fi furnizate de firma respectivă; Credibilitatea informaţiilor transmise – reprezintă o condiţie esenţială în încheierea unui parteneriat de afaceri. În anumite tipuri de scrisori, în special în reclame şi în răspunsurile la reclamaţii sunt unele elemente ce au drept efect o doză de neîncredere din partea destinatarului, de exemplu: ˇ        reclama stridentă – promisiunile exagerate; ˇ        informaţiile nefondate şi neverificabile; ˇ        pretextele – formulările pretenţioase în care vina este dată pe alţii sau pe forţa majoră. 6) Corectitudinea şi aspectul plăcut: ˇ        mecanica textului (punctuaţia şi gramatica) trebuie să fie corectă, o greşeală de ortografie „vorbeşte” despre nivelul de profesionalism al celui care scrie. ˇ        alegerea stilului corespunzător; ˇ        asigurarea formatului adecvat (se referă la cum arată pagina scrisă şi dacă respectă anumite reguli). În general, scrisorile bine prezentate vizual câştigă deja de la prima impresie. Adesea acesta este momentul în care destinatarul decide să citească scrisoarea şi cu ce sentimente să o facă. 7) Efectul psihologic. Textul trebuie să respecte regulile de bază ale psihologiei şi va fi astfel formulat încât destinatarul să reacţioneze în sensul dorit de expeditori (cazul ideal – motivare şi nu manipulare). 8) Atitudinea şi exprimarea pozitivă. Atitudinea pozitivă presupune o gândire pozitivă sentimente pozitive şi tendinţa de a acţiona în mod pozitiv. Există mai multe modalităţi de a asigura atitudinea pozitivă prin scriere. În mare parte aceste modalităţi îşi găsesc expresia prin intermediul limbajului non-verbal al mesajului scris. De exemplu, promptitudinea trimiterii răspunsului (element al atitudinii pozitive) comunică politeţe şi consideraţie prin intermediul limbajului timpului. Atitudinea pozitivă în scriere ţine, deci de politeţe, consideraţie, concizie, mod de organizare a mesajului. Exprimarea pozitivă – un ton pozitiv poate genera încredere destinatarului că expeditorul este capabil să rezolve problemele. Chiar şi un mesaj negativ poate fi exprimat într-un mod pozitiv. De exemplu, mesajul negativ “Nu putem să vă satisfacem cererea, deoarece fondurile pe acest an au fost folosite” poate fi înlocuit cu mesajul pozitiv “cererea dv. va fi rezolvată imediat ce vom primi fondurile pe anul viitor” sau “Ne pare rău că nu putem să vă plătim cecul la data de…/cecul dv. va fi achitat la data de…) Este foarte important să spunem ceea ce putem face, nu ceea ce nu putem face, ceea ce avem, nu ceea ce nu avem. De asemenea, dacă destinatarul se face vinovat de ceva este total neproductiv să-l admonestăm sau să-l facem să se simtă vinovat. Este mai productiv să ne păstrăm atitudinea pozitivă şi să ne concentrăm atenţia asupra rezolvării problemei. 4.4. Stilul corespondenţei oficiale Stilul corespondenţei oficiale are caracteristicile stilului oficial-administrativ. Stilul oficial-administrativ se întâlneşte în textele şi activităţile administrative, juridice, diplomatice şi economice. Este mai conservator decât celelalte stiluri; este realizat îndeosebi în forma scrisă monologată, dar poate lua şi forma dialogului (în corespondenţa oficială, în negocieri, în raporturile cetăţenilor cu autorităţilor sau în acţiunile judiciare. Se desfăşoară într-un cadru instituţional, local şi temporal, precis. Formele sale textuale pot fi: normative (legi, decrete, hotărâri, ordonanţe, instrucţiuni, circulare etc), de documentare (procesul-verbal, memoriul, protocolul, rezoluţia, contractul etc.) de informare (anunţul, declaraţia, înştiinţarea, notificarea, formularul de înscriere, telegrama) de serviciu (tabel nominal, inventarul, factura, diploma) de corespondenţă (scrisoarea, oferta etc). In raport cu alte stiluri este închis la influenţe, servind ca sursă de împrumuturi îndeosebi stilului publicistic. Fiind mai puţin diversificat decât alte stiluri, are şi el câteva variante interne HYPERLINK "http://www.unibuc.ro/eBooks/StiinteADM/secretariat/8-4.htm" l "_ftn1#_ftn1" o "" : limbajul juridic legislativ (conservator, nediferentiat), limbajul juridic oratoric (caracter oral, deschis apariţiei stilurilor individuale) şi limbajul administrativ (diversificare terminologică pe domenii, ierarhizare în ceea ce priveşte puritatea în funcţie de situaţie sau de destinatar, putând, de aceea permite unele elemente stilistice individuale. Funcţiile dominante sunt cele denominativ-referenţiale şi persuasive (destinatarul fiind avut permanent în vedere în formularea comunicărilor specifice). Stilul corespondenţei oficiale prezintă anumite particularităţi lexicale, gramaticale, sintactice şi stilistice. Particularităţi lexicale Stilul scrisorilor oficiale reprezintă forma specifică de exprimare a ideilor, modul în care lexicul este folosit în comunicare gândurilor. Una din condiţiile, prin care o scrisoare sau document oficial poate fi bine întocmit şi înţeles, este alegerea vocabularului celui mai potrivit cu noţiunile, ideile, faptele sau problemele tratate. Folosirea terminologiei de specialitate din domeniul respectiv dă textelor concizie. Un termen de specialitate poate exprima cel mai exact, concis noţiunea sau situaţia tratata şi poate exprima ideea unei propoziţii întregi. De exemplu: pentru a numi modalitatea de plata până la bordul unui vas se foloseşte expresia – “franco-bordul vasului”. Alegerea cuvintelor cu grad corect de specificitate şi precizie face scrierea mai convingătoare şi mai clară. Folosirea cuvintelor exagerat de abstracte se datorează în mare parte unor factori ca: nesiguranţa, comoditate, lipsa de informaţie precum şi diferiţilor factori de teamă (de a omite ceva, de a divulga ceva, de a pierde din importanţă etc.). Cei ce utilizează cuvinte pretenţioase şi savante cred, în mod greşit, că aceasta însemnă a scrie bine. Aceştia asociază competenţa cu parada cuvintelor. Particularităţi gramaticale In redactarea corespondenţei oficiale se respectă formele gramaticale prevăzute de gramatica limbii române, dar specificul stilului corespondenţei constă şi în folosirea anumitor particularităţi, şi anume: ˇ         se foloseşte pluralul în loc de singular la pers. I, neconcordanţa între numărul real şi cel gramatical (se numeşte pluralul autorităţii): “Vă rugăm să…”, “Confirmăm primirea ofertei dv. ...”; semnatarul reprezentând o autoritate. La persoana a II a se utilizează formele de politeţe ale pronumelui personal “dumneavoastră”, care se acordă cu predicatul la plural : “Dv. veţi primi”, iar în cazul predicatului nominal, cu verbul copulativ la plural, dar cu numele predicativ la singular: “dv. sunteţi reprezentantul firmei”. ˇ         se foloseşte neconcordanţa între timpul real şi cel gramatical, în unele situaţii, prin utilizarea prezentului în loc de viitor, cu scopul de a da impresia de siguranţa şi nu de eventualitate. De ex.: “marfa se livrează la data .. …” în loc de “… se va livra” sau pentru numirea în funcţie “se numeşte în funcţia de … “ în loc de “ se va numi în funcţia de …”. ˇ         se foloseşte reflexivul pasiv în locul diatezei pasive: “expoziţia s-a deschis…” nu “expoziţia a fost deschisă”; reflexivul impersonal înlocuieşte diateza activă: “se certifică vechimea în funcţie...”, “se aplică regulamentul...”. Aceste exprimări precizează că fapta sau actul respectiv sunt produse de o autoritate, nefiind vorba de o implicare personală. ˇ         gerunziul folosit la început de frază; acesta la prezent sau la trecut, se raportează întotdeauna la subiectul propoziţiei principale. Astfel, formularea: „Mulţumindu-vă pentru scrisoare, primiţi, Domnule asigurarea sentimentelor mele cele mai bune” – este greşită. Participiul prezent îl implică pe autorul scrisorii, în timp ce imperativul se adresează destinatarului. Această lipsă de coerenţă va fi evitată alegând formula: “Mulţumindu-vă pentru scrisoarea dv., vă rog să primiţi …..” ˇ         se evita folosirea imperativului şi a expresiilor imperative. În scrisorile de îndrumare şi control se foloseşte infinitivul cu valoare de imperativ: “a se urmări îndeplinirea formalităţilor” şi viitorul cu valoare de imperativ “Serviciul Personal va aduce la îndeplinire...”, “Vor fi sancţionaţi…” ˇ         abundenţa construcţiilor cu genitivul şi dativul (aplicarea prevederilor, în condiţiile legii, conform deciziei, în scopul obţinerii). ˇ         frecvenţa mare a substantivelor, mai ales a celor provenite din infinitive lungi (rezolvare, soluţionare, reglementare, etc.), a pronumelor nepersonale (oricine, toţi, fiecare etc.) a prepoziţiilor şi conjuncţiilor, neutralizarea opoziţiei de gen la unele substantive “personale” (inculpat, învinuit, donator, contribuabil, etc.) şi predominarea singularului (învinuitul, proprietarul, reprezentantul are dreptul…). Particularităţi de ordin sintactic In scrisorile şi actele oficiale se respectă regulile stabilite de sintaxa limbii române, dar şi în acest domeniu există anumite particularităţi: ˇ         folosirea ordinii directe în propoziţie şi frază (subiect şi determinanţii săi, predicatul şi determinanţii să); ordinea inversă este preferată de stilul literar, istoric. ˇ         construirea de propoziţii şi fraze scurte. Frazele lungi, topica inversată dau naştere la confuzii, producând greutăţi în înţelegere; ˇ         înlocuirea subordonatelor cu părţi de propoziţie corespunzătoare, când acest mod de construcţie scurtează textul, mărind precizia exprimării. În loc de “Marfa comandată de dv., pe care am livrat-o la data de …” vom spune “Marfa din comanda dv. nr., livrată la data de …” ˇ         introducerea unor formaţiuni lexico-sintactice stereotipe care exprimă cauza (“din cauză...”) sau consecinţa (“de unde rezultă că...”), a unor expresii precum “Drept pentru care am încheiat procesul-verbal”, “în mod nemijlocit...”, “în mod obligatoriu..” (în loc de “nemijlocit”, “obligatoriu”. Particularităţi stilistice Principalele caracteristici ale stilului corespondenţei oficiale sunt: corectitudinea, claritatea, concizia, precizia, sobrietatea şi oficialitatea, politeţea şi demnitatea, naturaleţea şi simplitatea. Corectitudinea – impune respectarea întocmai a normelor, formelor şi regulilor gramaticale, ortografice, de punctuaţie, de fonetică. În corespondenţă, corectitudinea stilului este urmărită şi pentru exigenţe speciale. Scrierea corectă a unei scrisori exprimă în mare măsură respectul pe care îl datorează şi îl manifestă expeditorul. Corectitudinea în corespondenţa contribuie la evitarea confuziilor şi interpretărilor greşite pe care ar putea să le provoace greşelile gramaticale. Este suficientă plasarea incorectă a unei virgule, pentru a schimba întregul sens al frazei. Folosirea permanentă a Îndreptarului Ortografic, Ortoepic şi de Punctuaţie, a altor manuale nu este o dovadă de incultură, ci, dimpotrivă, de cunoaştere şi dorinţa de perfecţionare. Când ne referim la corectitudine avem în vedere nu numai aspectele gramaticale, ci şi aspectele legate de conţinutul propriu-zis al mesajului (cifre, date, cotaţii, etc.); scrisoarea poate fi folosită adesea ca documente în relaţiile dintre parteneri. Claritatea – este o particularitate comună oricărui stil, dar în corespondenţa, în scrierea documentelor este urmărită cu multă grijă, întrucât, este vorba de fapte, fenomene, situaţii, drepturi, obligaţii, răspunderi, care dacă nu sunt prezentate clar, produc prejudicii părţilor. Claritatea se asigură şi prin evitarea tuturor cuvintelor, expresiilor şi a formelor gramaticale care nu au circulaţie generală sau care exprimă aproximaţii, nesiguranţa, înţelesuri alternative. Concizia – este o condiţie specifică stilului corespondenţei, întrucât scrierea, multiplicarea, lectura, etc, necesita cheltuieli de timp şi materiale. Această trăsătură stilistică se poate realiza prin fixarea ideilor în propoziţii scurte, grupate logic în paragrafe şi prin folosirea obligatorie a terminologiei de specialitate. Se pot elimina anumite cuvinte care nu aduc un plus de înţeles (ex. vom spune “dispozitivul este productiv” în loc de “dispozitivul este bun în ceea ce priveşte productivitatea”, “Acest calculator este foarte performant´” în loc de “acest calculator este de foarte buna calitate şi de aceea prezintă performante foarte bune”). În acelaşi timp, o scrisoare trebuie să fie completă. Nimic din ceea ce poate duce la elucidarea problemelor tratate în scrisori nu trebuie omis. Orice omisiune duce la scrisori suplimentare. Precizia – se asigură prin utilizarea terminologiei de specialitate, prin folosirea obligatorie a unităţilor de măsură oficiale, prin exprimarea în litere, alături de exprimarea cifrică ori de câte ori este vorba de sume, cantităţi, etc. Sobrietatea şi oficialitatea – este impusă de faptul că actele oficiale trebuie să aibă un caracter obiectiv, impersonal. Sobrietatea este înrudită cu concizia, dar în plus, ea se apropie de aspectul oficial, pe care trebuie să-l ofere certificările şi toate relatările care se fac în corespondenţă. Comunicarea în actele oficiale trebuie să fie lipsită de încărcătura afectivă. Politeţea şi demnitatea – stilul corespondenţei trebuie să fie prin definiţie un stil al politeţii şi demnităţii. Politeţea este ceva elementar, ceva ce sta în firea oricărui om civilizat. Nu costa şi poate aduce profit şi alte beneficii. A spune “mulţumesc”, “va rog”, “apreciez”, “sunt recunoscător”, etc. sunt formulări care trebuie să fie prezente în orice scriere. În corespondenţă nu se admite, sub nici o formă, polemica şi limbajul de indignare, chiar şi atunci când emitentul scrisorii a suferit din partea corespondentului anumite neplăceri. Folosirea pluralului autorităţii, al pronumelor de politeţe asigura aceste cerinţe. Naturaleţea şi simplitatea. În baza acestor condiţii, stilul corespondenţei, este şi trebuie să fie direct şi firesc, neforţat; se impune folosirea cuvintelor simple, nepretenţioase. Trebuie să scriem pentru a exprima şi nu pentru a imprima (prin cuvintele folosite). Stilul, în scrierea mesajelor este subordonat unui scop precis, controlează un anumit impact şi ton şi este definit de acea alegere a cuvintelor, propoziţiilor şi formatului paragrafelor care prin calitatea de a fi potrivita situaţiei, contextului şi destinatarului, produce reacţia şi rezultatul dorit. Tonul unui mesaj este definit de percepţia destinatarului, de ceea ce citeşte ele “printre rânduri” şi în spatele cuvintelor. Tonul se defineşte astfel prin capacitatea pe care o are stilul unei scrisori de a produce anumite reacţii cititorului (destinatarului). Dificultatea controlării tonului unei scrisori constă în faptul că acesta este dependent şi de percepţia cititorului, percepţie care este strict individuală. Abrevieri folosite în corespondenţa oficială Folosirea abrevierilor prezintă un triplu avantaj: economie de timp în ce priveşte redactarea, citirea, dactilografierea documentelor; economie de spaţiu în pagină şi economie de materiale (hârtie, panglică – în cazul folosirii, maşini de scris, cartuş, cerneală în cazul folosirii imprimantei. Deosebit de importantă este însă folosirea corectă a abrevierilor, atât din punct de vedere al scrierii lor, cât şi al poziţionării în frază. Se recomandă, utilizarea raţională a abrevierilor în sensul de a nu face abuz de abrevieri în text, ceea ce ar conduce atât la îngreunarea citirii şi înţelegerii cuvintelor şi expresiilor pe care le reprezintă, cât şi la considerarea scrisorii ca o lipsă de politeţe faţă de destinatar. In corespondenţa oficială se admit, în general, numai: -         abrevieri prevăzute de Îndreptarul Ortografic al Academiei Române, pentru cuvinte şi expresii din vocabularul obişnuit. -         abrevieri consacrate de ştiinţele teoretice şi aplicate în fiecare domeniu de activitate specializată (bancară, financiară, contabilă, matematică, fizică, etc.) -         abrevieri consacrate în uzanţa lucrărilor de secretariat şi corespondenţă în ţara noastră, pentru scrisori întocmite în limba română. -         Abrevieri consacrate în corespondenţa internaţională, când scrisorile sunt adresate partenerilor externi. Nu se vor folosi abrevieri în titulaturi (se scrie “Domnule Director” şi nu “Dl. Director”; “Ordinul nr.” şi nu “Ord. nr.”) 4.5. Elaborarea mesajului scris Succesul unor scrisori nu este întâmplător; el este rezultatul unei munci şi experienţe îndelungate. Cei ce scriu trebuie: ˇ           să ţină seama de termenii de specialitate adecvaţi; ˇ           să construiască corect frazele din punct de vedere gramatical; ˇ           să aibă un stil agreabil; ˇ           să cunoască şi să respecte anumite norme şi standarde de scriere. Decisive pentru succesul unei scrisori sunt nu numai canalele de transmitere şi stilul, ci şi forma, structura şi mai ales conţinutul. Un conţinut şi neadecvat, erorile de adresare, greşelile gramaticale, tonul, impactul şi stilul greşit sunt doar câteva dintre elementele care pot crea o imagine nefavorabilă atât celui care scrie scrisoarea cât şi firmei pe care o reprezintă. Se cunoaşte faptul că orice scrisoare echivalează cu o „carte de vizită” a celui ce o expediază. O scrisoare bine redactată poate aduce mari servicii: să ne reprezinte într-un loc unde nu putem participa, să ne apere interesele, atunci când din motive obiective nu o putem face personal. In fapt, abstracţie făcând de costul ridicat al mijloacelor moderne de comunicare, majoritatea mesajelor transmise prin telegraf sau telefon, trebuie confirmate în scris; în plus, chiar redactarea sau decodificarea unei telegrame sau a unui telex presupune din partea expeditorului şi a destinatarului cunoştinte care sunt incluse în tehnicile de redactare a corespondenţei în forma sa clasică. Pentru scrisorile mai importante şi mai complicate, care necesită o atenţie deosebită, este necesară o pregătire temeinica a acestor. Etapele întocmirii unei scrisori sunt: 1) Stabilirea scopului (ce dorim cu această scrisoare); 2) Documentarea consta în culegerea informaţiilor necesare pentru tratarea subiectului; informaţiile se pot obţine prin: ˇ           studiul corespondenţei deja existente; ˇ           folosirea documentaţiei interne şi externe; ˇ           consultarea actelor normative care reglementează probleme de tipul celor care fac obiectul mesajului respectiv; ˇ           folosirea jurnalului sau a agendei. Aceste informaţii nu sunt introduse ca atare în text, ci sunt supuse unui proces de selecţie, modificare prin operaţiile de analiza, sinteza, etc. 3) Sistematizarea materialului deja cules sub forma unei schiţe care poate fi simplă sau dezvoltată; 4) Scrierea ciornei. Uneori pot fi scrise mai multe ciorne până la obţinerea formei finale. În această etapă se acordă atenţie deosebită introducerii (care constituie cartea de vizită a textului) cuprinsului (care trebuie să se deruleze logic) şi încheierii (care sintetizează mesajul textului, reprezentând “ultima impresie” cu care rămâne destinatarul). 5) Revizuirea şi corectarea – nu reprezintă o etapă formală. Textul este citit de mai mu