Referat MANAGEMENTUL DOCUMENTELOR

Mai jos puteti citi fragmente din Referat MANAGEMENTUL DOCUMENTELOR si de asemenea puteti face Download Referat MANAGEMENTUL DOCUMENTELOR

Citeste fragmente din Referat MANAGEMENTUL DOCUMENTELOR

MANAGEMENTUL DOCUMENTELOR În cadrul direcţiei de impozite şi taxe locale, gradul scăzut de informatizare se reflectă şi în preponderenţa activităţilor manuale în cadrul proceselor de management al documentelor. Modalitati clasice de tratare a documentelor(predominante în instituţia analizată): Gruparea documentelor în funcţie de tipul documentului, tipul procesării, data recepţiei/emiterii, etc. Sortarea documentelor în dosare pentru arhivă (inclusiv documentele generate pe computer şi apoi listate). Reaccesarea manuală a dosarelor/fişelor necesare pentru luarea anumitor decizii şi reaşezarea/reîndosarierea manuală a acestora Extrase din documente se fotocopiază pe microfilme care la rândul lor se arhivează Indexarea documentelor arhivate – în registre Copierea (fotocopierea) documentelor în funcţie de necesitate. Trimiterea per Fax a documentelor (inclusiv listarea celor generate pe computer!) şi anexarea confirmărilor de transmisie. Completarea manuală a tipizatelor Tratarea manuală prin registratură şi apoi detaliat a corspondenţei (atât la intrare cât şi la iesire) Transmiterea documentelor fizic, prin deplasarea celor care le accesează la locul unde se află documentul; circulaţia documentelor în sistem se realizează fizic (prin deplasarea funcţionarului purtător al documentului) “Încărcarea” documentelor prin semnarea/avizare multiplă pe acelaşi suport fizic (aceeaşi hârtie) Modalităţi moderne de tratare a documentelor: Completarea on-line a documentelor Ahivarea directă a documentelor electronice cu posibilitate de indexare multiplă pentru interogări. Facilităţi Direct Mailing asistate de aplicaţii de birotică (MS-Office – Word: Mail merge, envelopes, letters, labels) Transmiterea informaţiilor sau a extraselor din documente prin LAN via FTP sau pur si simplu vizualizarea direct de pe server a conţinutului documentelor cu ajutorul unor aplicaţii dedicate instalate pe calculatorul personal. Formulare tipizate conţinute şi gestionate de aplicaţii subordonate SGBD. Arhivare şi protecţie la scriere şi copiere sub diverse forme ( PDF – portable document file) Utilizare Fax-Modem-urilor de pe computerele de birou pentru transmitere şi recepţie fax şi exploatarea posibilităţilor de conversie automată a datelor. Utilizarea semnăturii electronice (sau digitale) Utilizarea documentelor în cadrul sistemelor de baze de date relaţionale; posibilitatea operării concomitente a mai multor utilizatori asupra aceluiaşi document Utilizarea E-mailului, chiar pentru corespondenţa cu contribuabilii. Efecte utile ale implementării metodelor moderne de tratare a documentelor: reducerea consumului de hârtie degajarea circuitelor informaţionale prin eliminarea dosarelor în care funcţionarii trebuie să opereze modificări îmbunătăţirea imaginii în rândul contribuabililor ca exemplu de autoritate flexibilă şi eficientă scăderea vârstei medii a angajaţilor şi posibilitatea promovării tinerilor în structura direcţiei sporirea confortului angajaţilor prin scăderea ponderii deplasării fizice pentru tratarea documentelor ö œ ø vitezei de comunicare între angajaţi, cât şi între clienţi şi instituţie (E-mail) Managementul computerizat al documentelor implică utilizarea: fisiere de tip text; foilor de calcul; bazelor de date; fisierelor de grafica vectoriala: desene AutoCAD (*.dwg), Corel (*.cdr), etc fisierelor de grafica bitmap generate computerizat (*.pcx, *bmp, *.jpg, …) si fisiere rezultate din imagini scanate Aceste fisiere trebuie apoi gestionate în vederea reutilizarii lor cât mai durabile spre a beneficia de avantajele lucrului computerizat. La aceasta diversitate de tipuri de fisiere va trebui luata în considerare si posibilitatea utilizarii a mai multor programe si a mai multor sisteme de operare (Windows 98, Windows NT,Windows XP, Mac, IBM OS2). Având în vedere aceste elemente, pentru o buna gestionare a documentelor trebuie implementata o metodologie de gestiune a acestei impresionante cantitati de informatii, ce va avea în vedere posibilitatea de a stoca, arhiva documentele având în vedere standardele de stat, apoi de a le cauta dupa diverse criterii (denumire activitate, denumire document, data realizarii, utilizator, cuvinte cheie, etc), de a le dezarhiva, edita, modifica, tipari si în final de a le introduce înapoi în arhiva. Toate aceste operatii trebuiesc efectuate respectând standarde de securitate maxima în ceea ce priveste stocarea documentelor si accesul la ele. O alta situatie în care magementul documentelor este necesar este chiar în timpul creeri documentelor, mai ales atunci când se lucreaza în echipe mari, raspândite pe o zona mare. Este esential ca în orice moment sa se cunoasca unde sunt disponibile documentele si mai ales, care este ultima versiune. Solutiile actuale de rezolvare a problemelor ce apar în activitatea de management a proiectelor complexe asistate de calculator cuprind rezolvarea etapelor caracteristice: scanarea pentru documente existente pe hârtie; vectorizare pentru prelucrari vectoriale ulterioare; editare documente; arhivare; gestiune documente; Pentru toate aceste etape exista echipamente specializate si programe specializate (soluţii Adobe, AutoManager Organiser, AutoManager WorkFlow, soluţii ale CYCO Software, etc.). La alegerea unei solutii de implementare a managementului documentelor trebuie avute în vedere cât mai multe variante pentru a alege pe cea mai convenabil. Având în vedere preturile programelor de piata, este de preferat un soft comercial cu posibilitate de personalizare si adaptabilitate la situatia concreta a utilizatorului, lucru care nu ar trebui să constituie o problema pentru un dezvoltator de software. 쥁@