Referat Fundamentele Managementului

Mai jos puteti citi fragmente din Referat Fundamentele Managementului si de asemenea puteti face Download Referat Fundamentele Managementului

Citeste fragmente din Referat Fundamentele Managementului

FUNDAMENTELE TEORETICE ALE MANAGEMENTULUI FIRMEI Obiectul de studiu al managamentului Managementul firmei rezida in studierea proceselor si relatiilor de management din cadrul lor, in vederea descoperirii legitatilor si principiilor care le guverneaza si a conceperii de noi sisteme, metode, tehnici si modalitati de conducere, de natura sa asigure obtinerea si cresterea competitivitatii. Procesul de management in firma consta, in ansamblul fazelor, in procesele prin care se determina obiectivele acesteia si ale subsistemelor incorporate, resursele si procesele de munca necesare realizarii lor si executantii acestora, prin care se integreaza si controleaza munca personalului folosind un complex de metode si tehnici in vederea indeplinirii cat mai eficiente a ratiunilor ce au determinat infiintarea respectivei organizatii. Functiile managementului firmei In cadrul proceselor de management se delimiteaza mai multe componente principale carora le corespund functiile sau atributele conducerii –previziunea, organizarea, coordonarea antrenarea si control-evaluarea. Acestea alcatuiesc continutul procesului tipic de management, care exercita in toate sistemele social –economice, deci inclusiv in firme, indiferent de caracteristicile lor. a) previziunea – functia de previziune consta in ansamblul proceselor de munca prin care se determina principalele obiective ale firmei –societate comerciala sau regie autonoma – si componentelor sale, precum si resursele si principalele mijloace necesare realizarii lor. b) organizarea -functia de organizare desemneaza ansamblul proceselor de management prin intermediul carora se stabilesc si delimiteaza procesele de munca fizica si intelectuala si componente lor (miscari, timpi, operatii, lucrari, sarcini etc),precum si gruparea acestora pe posturi, formatii de munca, compartimente si atribuirea lor personalului, corespunzator anumitor criterii manageriale, economice, tehnice si sociale, in vederea realizarii in cat mai bune conditii a obiectivelor previzionate. c) coordonarea – functia de coordonare consta in ansamblul proceselor de munca prin care se armonizeaza deciziile si actiunile personalului firmei si ale subsistemelor sale, in cadrul previziunilor si sistemului organizatoric stabilite anterior. d) antrenarea – functia de antrenare incorporeaza ansamblul proceselor de munca prin care se determina personalul firmei sa contribuie la stabilirea si realizarea obiectivelor previzionate, pe baza luarii in considerare a factorilor care il motiveaza. e) control-evaluarea– functia de control-evaluare poate fi definita ca ansamblul proceselor prin care performantele firmei, subsistemelor si componentilor acesteia sunt masurate si comparate cu obiectivele si standardele stabilite initial, in vederea eliminarii deficientelor constatate si integrarii abaterilor pozitive. Principiile si sistemul de management Principiile managementului alcatuiesc un sistem a carui cunoastere si aplicare este indispensabila pentru toti managerii si pentru personalul de specialitate implicat in managementul activitatilor agentilor economici. Principiul asigurarii concordantei dintre parametrii sistemului de management al firmei si caracteristicile sale esentiale si ale mediului ambiant –functionalitea si competitivitatea firmei implica o permanenta corelare, perfectionare si adaptare a sistemului de management la situatia efectiv existenta in cadrul sau, la cultura organizationala si la contextul socioeconomic in care-si desfasoara activitatile. Principiul managementului participativ –exercitarea celor mai importante si complexe procese si relatii de management in cadrul firmei este necesar sa se bazeze pe implicarea de manageri, specialisti si raprezentanti ai propietarilor apeland la leadership si realizand un nou tip de cultura organizationala. Principiul motivarii tuturor factorilor implicati, a stakeholderilor in activitatile firmei – motivarea ca principiu de management al firmei, exprima necesitatea unei asemenea stabiliri si utilizari a stimulentelor materiale si morale de catre factorii decizionali incat sa asigure o impletire armonioasa a intereselor tuturor partilor implicate, a stakeholderilor organizatiei. Principiul eficacitatii si eficientei –dimensionarea, structurarea si combinarea tuturor proceselor si relatiilor manageriale este necesar sa aiba in vedere maximizarea efectelor economico-sociale cuntificabile si necuantificabile ale firmei in vederea asigurarii unei competitivitati ridicate. Definirea si componetele sistemului de management al firmei Sistemul de management al firmei poate fi definit ca ansamblul elementelor cu caracter decizional, organizatoric, informational, motivational etc. din cadrul societatii comerciale sau regiei autonome, prin intermediul caruia se exercita ansamblul proceselor si relatiilor de management, in vederea obtinerii unei eficacitati si eficiente cat mai mari. Indiferent de caracteristicile agentului economic, sistemul de management cuprinde mai multe componentec ce se deosebesc in functie de natura, de caracteristicile instrumentarului utilizat si anume: -subsistemul organizatoric; Subsistemul organizatoric al firmei consta in ansamblul elementelor de natura organizatorica ce asigura cadrul, divizarea, combinarea si functionalitatea proceselor de munca in vederea realizarii obiectivelor previzionate. In cadrul sistemului organizatoric al firmei sunt reunite de fapt cele doua principale categorii de organizare existente in orice firma: organizarea formala si organizarea informala. Prin organizare formala definim ansamblul elementelor organizatorice din cadrul firmei, stabilite de catre management prin regulamentul de organizare si functionare, organigrame, descrieri de functii si posturi si alte documente organizatorice. Organizarea informala rezida in totalitatea elementelor si interactiunilor umane cu caracter oranizatoric care se manifesta in mod spontan si natural intre componentii firmei. -subsistemul informational; Prin sistemul informational se desemneaza totalitatea datelor, informatiilor, circuitelor informationale, fluxurilor informationale, procedurilor si mijloacelor de tratare a informatiilor existente intr-o firma care au drept scop sa asigure suportul informational necesar pentru previzionarea si indeplinirea obiectivelor. -subsistemul decizional; Sistemul decizional consta in ansamblul deciziilor adoptate si aplicate in cadrul firmei de manageri. Prin decizie de conducere sau de management, componentele esentiale a sistemlui decizional, desemnam cursul de actiune ales in vederea indeplinirii unui anumit obiectiv din cadrul firmei, ce are implicatii directe asupra a cel putin unei alte persoane, influentandu-I actiunile si comportamentele. -subsistemul metode si tehnici de management; Acest sistem este alcatuit din ansamblul metodelor, tehnicilor si procedurilor utilizate in managementul unei firme. SISTEMUL INFORMATIONAL Sistemul informational poate fi definit ca ansamblul datelor, informatiilor, fluxurilor si circuitelor informationale, procedurilor si mijloacelor de tratare a informatiilor menite sa contribuie la stabilirea si realizarea obiectivelor organizatiei. Componentele sistemului informational Sistemul informational al firmelor este alcatuit, asa cum reiese din definitia data anterior, din mai multe elemente strans corelate. Data si informatia Potrivit opiniilor majoritatii specialistilor, data reprezinta descrierea cifrica sau letrica a unor actiuni, procese, fapte fenomene referitoare la firma sau la procese din afara sa care intereseaza managementul acesteia. Din punct de vedere al managementului prin informatii desemnam acele date care aduc adresantului un spor de cunoastere privind direct sau indirect intreprinderea respectiva, ce ii furnizeaza elemente noi, utilizabile in realizarea sarcinilor ce revin in cadrul respectivei firme. Circuite si fluxuri informationale Utilizarea informatiei in procesul decizional sau de executie implica parvenirea sa la adresant sau la beneficiar, adica este necesar un circuit informational. Prin circuit informational desemnam traiectul pe care-l parcurge o informatie sau o categorie de informatii intre emitator si destinatar. De retinut ca circuitele informationale, prin lungimea lor, conditioneaza intr-o proportie semnificativa functionalitatea sistemului informational al firmei. Fluxul informational reprezinta cantitatea de informatii care este vehiculata intre emitatorul si beneficiarul pe circuitul informational, caracterizat prin anumite caracteristici: lungime, viteza de deplasare, fiabilitate, cost etc. Proceduri informationale In esenta prin proceduri informationale desemnam ansamblul elementelor prin care se stabilesc modalitatile de culegere, inregistrare, transmitere si prelucrare a unei categorii de informatii cu precizarea operatiilor de efectuat si succesiunea lor, a suportilor, formulelor, modelelor si mijloacelor de tratare a informatiilor folosite. Eficienta procedurilor informationale este strans legata, in timp de evolutia performantelor sistemelor de calcul. Mijloace de tratare a informatiilor Mijloacele de tratare a informatiilor reprezinta ansamblul suporturilor fizice( hardware ) si a celor logice ( software ) prin care se asigura prelucrarea informatiilor si obtinerea rezultatelor finale.: La nivelul agentilor economici se pot defini o serie de subsisteme informationale folosindu-se diverse criterii, cum ar fi : criteriul compartimentului , care presupune definirea subsistemului informational la nivel de compartiment. criteriul activitatii,care implica definirea subsistemului informational la nivel de activitate economica. criteriul functiunii , care presupune abordarea subsistemelor informationale la nivelul a activitatilor de baza din cadrul fiecarei functiuni a societatii (functiunea de personal, functiunea de productie, functiunea financiar-contabila, functiunea de cercetare-dezvoltare). ORGANIZAREA PROCESUALA A FIRMEI Organizarea firmei consta in stabilirea si delimitarea proceselor de munca fizica si intelectuala , a componentelor acestora (miscari, timpi, operatii, lucrari, sarcini etc.), precum si gruparea lor pe posturi, formatii de munca, compartimente etc, corespunzator anumitor criterii manageriale, economice, tehnice si sociale, in vederea realizarii in cele mai bune conditii a obiectivelor previzionate. In functie de continut organizarea firmei imbraca doua forme principale: organizarea procesuala si organizarea structurala. Organizarea procesuala consta, in esenta, in stabilirea principalelor categorii de munca, a proceselor necesare realizarii ansamblului de obiective ale firmei. Rezultatul organizarii il reprezinta, potrivit opiniei noastre , in principal functiunile, activitatile, atributiile si sarcinile. Organizarea structurala consta in gruparea functiunilor, activitatilor, atributiilor si sarcinilor, in functie de anumite criterii, si repartizarea acestora, in scopul realizarii lor, in subdiviziuni organizatorice pe grupuri si persoane in vederea asigurarii unor conditii cat mai bune pentru indeplinirea obiectivelor firmei. Rezultatul organizarii structurale il reprezinta structura organizatorica. Principalele componente ele organizarii procesuale sunt: Functiunea reprezinta ansamblul proceselor de munca omogene, asemanatoare sau comple mentare, care contribuie la realizarea aceluiasi sau acelorasi obiective de gradul I. In cadrul firmelor moderne de dimensiuni mari si mijlocii exista 5 functiuni principale: cercetare-dezvoltare, comerciala, productie, financiar-contabila, personal. La randul ei fiecare functiune se divide in mai multe activitati. In esenta prin activitate desemnam ansamblul proceselor omogene sau inrudite ce concura nemijlocit la realizarea acelorasi obiective derivate de gradul II. In cadrul activitatilor deosebim atributii. Prin atributie desemnam un proces de munca precis conturat, care se executa periodic si uneori continuu, ce implica cunostinte specializate si concura la realizarea unui obiectiv specific. O atributie se poate divide in mai multe sarcini. Sarcina reprezinta o componenta de baza a unui proces de munca complex sau un proces de munca simplu ce contribuie la realizarea unui obiectiv individual, care, de regula, se atribuie spre realizare unei singure persoane. Functiunile firmei: Functiunea de cercetare-dezvoltare Prin functiunea de cercetare-dezvoltare se desemneaza ansamblul activitatilor desfasurate in intreprindere prin care se concepe si se implementeaza progresul stiintifico-tehnic. Activitatea de previzionare a functionarii si dezvoltarii firmei Activitatea de previzionare consta in elaborarea proiectelor, strategiilor si politicilor firmei, concretizate in planuri si prognoze, in defalcarea pe perioade si principalele subdiviziuni orgnaizatorice si in urmarirea realizarii lor. Previzionarea presupune o serie de atributii prezentate in cele ce urmeaza: Nr. Atributii principale 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Elaborarea prognozelor Elaborarea proiectelor strategiei de ansamnblu si pe domenii Elaborarea proiectului politicii de ansamblu Participarea la elaborarea de politici pe domenii Urmarirea indeplinirii prevederilor strategiei si politicilor si raportarea rezultatelor esalonului managerial superior Organizarea evidentei capacitatilor de productie Analiza folosirii capacitatilor de productie Elaborarea si aplicarea de solutii in vederea cresterii gradului de utilizare a capacitatilor de productie si potentialului plasamentului. Activitatea de conceptie tehnica In cadrul acestei activitati se include ansamblul cercetarilor aplicative si dezvoltarilor cu caracter tehnic efectuate in cadrul firmei. Nr. Atributii principale 1. 2 3 4 5 Elaborarea proiectelor strategiei si politci de cercetare si proiectare Elaborarea de studii, cercetari, documentatii pentru inlocuirea si perfectionarea tehnologiilor de fabricatie Aplicarea in productie a rezultatelor studiilor si cercetarilor Informarea si documentarea tehnico-stiintifica in firma Stabilirea propunerilor de masuri pentru dezvoltarea bazei materiale a cercetarii stiintifice si dezvoltarii propii. Organizarea In calitatea sa de activitate principala a firmei, organizarea reuneste ansamblul proceselor de elaborare, adaptare si introducere de noi concepte si tehnici cu caracter organizatoric. Nr. Atrubutii principale 1 2 3 4 Formuleaza proiectul de politica organizatorica a intreprinderii Elaboreaza si aplica studii si masuri cu caracter organizatoric Elaboreaza programul de normare a muncii Colaboreaza cu consultantii in maangement extern in perfectionarea organizarii firmei Functiunea comerciala Functiunea coemerciala incorporeaza ansamblul proceselor de cunoastere a cererii si ofertei pietei, d e procurare nemijlocita a materiilor prime, materialelor, echipamentelor de productie etc. necesare desfasurarii productiei firmei si de vanzare a produselor, semifabricatelor si serviciilor acesteia. In cadrul functiunii comerciale deosebim trei activitati principale: aprovizionarea, vanzarea si marketingul Aprovizionarea tehnico-materiala Activitatea de aprovizionare a firmei reuneste ansamblul atributiilor prin care se asigura procurarea materiilor prime, materialelor, combustibilului, echipamentelor de productie si a altor factori materiali de productie necesari realizarii obiectivelor socieatatii comerciale sau regiei autonome. Nr. Atributii principale 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Participarea la elaborarea strategiei si politicii comerciale a firmei Corelarea necesarului si programului de aprovizionare, a comenzilor la furnizori cu volumul, structura si esalonarea consumurilor de materii prime, materiale,combustibili Luarea in considerare a inflatiei si a blocajului financiar in dimensionarea resurselor financiare si materiale la stabilirea modalitatilor de utilizare a lor Elaborarea necesarului de aprovizionare a firmei Emiterea de comenzi la furmizori Incheierea de contracte economice cu furnizorii Urmarirea si realizarea contractelor economice Asigurarea dimensionarii judicioase a stocurilor, adoptarea de masuri pentru evitarea formarii de stocuri supranormative si preintampinarea ruperilor de stoc Depozitarea materiilor prime si materialelor Vanzarea Activitatea de vanzare reuneste ansamblul atributiilor prin care se asigura nemijlocit trecerea produselor si serviciilor din sfera productiei in sfera circulatiei. Nr. Atributii principale 1 2 3 4 5 6 Participa la elaborarea strategiei si politicii comerciale a firmei Elaboreaza, pe baza studierii pietei, planul de vanzari Asigura portofoliul de comenzi pentru produse finite si servicii Incheie contracte economice cu clientii Livreaza produsele si serviciile Organizeaza, dupa caz, depozite si magazine propii de prezentarea si vanzare in tara si peste hotare, “service”-uri, precum si vanzari in consignatie Marketing Activitatea de marketing cuprinde ansamblul atributiilor prin care se asigura studierea pietei interne si externe, cunoasterea necesitatilor si comportamentului consumatorilor in vederea stabilirii celor mai adecvate modalitati de orientare a productiei si de crestere a vanzarii produselor finite, semifabricatelor si lucrarilor cu caracter industrial furnizate de societatea comerciala sau regia autonoma si a satisfacerii cerintelor acestora. In societatile comerciale, activitatea de marketing este reprezentata in principal prin urmatoarele atributii: prospectarea pietei interne prespectarea pietei externe propunerea sructurii, volumului si esalonarii produselor si serviciilor de realizat in firma propunerea de modalitati in vederea accelerarii si amplificarii vanzarii produselor Functiunea de productie Aceasta functie poate fi definita ca ansamblul proceselor de munca din cadrul intreprinderii prin care se transforma obiectele muncii in produse finite, semifabricate si servicii se se creeaza nemijlocit conditiile tehnico-materiale, organizatorice si de deservire necesare desfasurarii fabricatiei in bune conditii. Programarea, lansarea si urmarirea productiei In cadrul acestei activitati sunt reunite atributiile prin care se determina cantitatile de produse si servicii ce trebuie realizate in perioade reduse, pe locuri de munca, cu respectarea anumitor conditii de calitate si consum de munca vie si materializata, precum si comunicarea lor executantilor si verificarea obtinerii acestora. Nr. Atributii principale 1 2 3 4 5 6 7 Esalonarea calendaristica, la nivel de detaliu, a productiei prevazute in planuri Incarcarea utilajelor si suprafetelor de productie Stabilirea sarcinilor pe sectii, ateliere, brigazi si locuri de munca Intocmirea graficelor calendaristice privind lansarea productiei Elaborarea dispozitiilor de lucru Elaborarea bonurilor si notelor de materiale Supravegherea realizarii productiei Fabricatia In fapt, fabricatia implica o singura atributie principala – executarea produselor si serviciilor programate din obiectivele muncii asigurate prin activitatea de aprovizionare, conform cerintelor de calitate, de cantitate si termenelor stabilite anterior. Evident, in desfasurarea fabricatiei preocuparea principala consta in realizarea unei eficiente cat mai ridicate in domeniul productiei. In acest scop, managementul trebuie sa ia masuri in cele mai variate domenii : tehnic, organizatoric etc, in care sunt implicate si celelalte activitati ale societatii comerciale sau regiei autonome. Controlul tehnic de calitate Activitatea de control tehnic de calitate reuneste ansamblul proceselor prin care se compara caracteristicile calitative ale resurselor materiale ale unitatii industriale si ale produselor executate in cadrul ei cu standardele si normele de calitate, asigurandu-se pe aceasta baza incadrarea in prevederile ultimelor. Nr Atributii principale 1 2 3 4 5 6 Participarea la elaborarea strategiei si politicii firmei Stabilirea formelor si metodelor de control al calitatii Determinarea calitatii materiilor prime si materialelor Determinarea calitatii semifabricatelor Determinarea calitatii produselor finite Stabilirea de masuri vizand imbunatatirea calitatii semifabricatelor si produselor finite Intretinerea si repararea utilajelor si a celorlalte mijloace fixe Activitatea de intretinere si reparare a utilajelor reuneste ansamblul proceselor de munca din cadrul intreprinderii menite sa asigure mentinerea echipajelor de productie si a celorlalte dotari in stare de functionare normala, prin preintampinarea si eliminarea efectelor uzurii fizice si, in masura posibilului, morale. Nr. Atributii principale 1 2 3 4 5 Organizarea colectivului specializat in intretinerea si repararea utilajelor si a celorlalte milloace fixe Planificarea sistemului de reparatii preventive Efectuarea operatiilor de intretinere Efectuarea reparatiilor curente Efectuarea reparatiilor capitale Productia auxiliara In cadrul acestei activitati sunt reunite procesele de munca prin care se asigura, din surse interne ale intreprinderii, energia electrica, termica, aburul, apa etc. necesare desfasurarii in bune conditii a proceselor productiei de baza si a celorlalte procese de munca din cadrul organizatiei. Nr. Atributii principale 1 2 3 4 5 6 Determinarea necesarului de energie electrica Determinarea necesarului de energie termica Determinarea necesarului de abur Determinarea necesarului de apa Producerea cantitatilor de energie electrica, termica, abur, apa etc planificate Furnizarea productiei auxiliare compartimentelor consumatoare conform necesitatilor acestora Functiunea financiar-contabila Functiunea financiar-contabila cuprinde ansamblul activitatilor prin care se asigura resursele financiare necesare atingerii obiectivelor firmei, precum si evidenta valorica a miscarii intregului sau patrimoniu. Activitatea financiara Ansamblul proceselor prin care se determina si se obtin resursele financiare necesare atingerii obiectivelor intreprinderii reprezinta activitatea financiara Nr Atributii principale 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Participa la elaborarea strategiei si politicii globale a regiei autonome sau sociatatii comerciale Fundamenteaza politica financiara a firmei Elaboreaza bugetul de venituri si cheltuieli al intreprinderii Solicita, pentru nevoile suplimentare de fonduri ce apar in cursul trimestrului, credite de la bancile la care au cont Efectueaza studii si analize cu privire la cifra de afaceri, profit, eficienta fondurilor de productie, evolutia acumularilor banesti, a structurii cheltuielilor materiale si a altor indicatori financiari Recalculeaza periodic necesarul mijloacelor circulante si ia masuri in vederea accelerarii vitezei d rotatie a acestora Urmareste situatia stocurilor de valori materiale si ia masuri pentru incadrarea in normativul total al mijloacelor circulante Stabileste preturi si tarife pentru produsele si serviciiel oferite Asigura efectuarea la termen si in cuantumul stabilit a varsamintelor cuvenite bugetului statului Repartizeaza profitul cu respectarea prevederilor legale Contabilitatea Contabilitatea, a doua componenta a functiunii analizate, reuneste ansamblul proceselor prin care se inregistreaza si se evidentiaza valoric resursele materiale si financiare ale agentului economic Nr Atributii principale 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Asigurarea evidentei analitice si sintetice a materiilor prime si materialelor Asigurarea evidentei analitice si sintetice a pieselor de schimb Asigurarea evidentei analitice si sintetice a ambalajelor Asigurarea evidentei analitice si sintetice a produselor finite din magazii Asigurarea evidentei analitice a obiectelor de inventar de scurta durata sau mica valoare a echipamentului de protectie sa Asigurarea evidentei realizarilor si rezultatelor economice pe baza intocmirii bilantului contabil si a situatiior privind principalii indicatori economico-financiari Asigurarea evidentei mijloacelor fixe Organizarea lucrarilor de inventariere Participarea la efectuarea inventarelor Organizarea, clasarea , indosarierea si pastrarea la arhiva a tuturor documentelor care stau la baza operatiilor contabile Controlul financiar de gestiune In cadrul acestei activitati – pe care unii specialisti o considera ca o componenta a activitatii financiare- se include ansamblul proceselor prin care se verifica respectarea normelor legale cu privire la existenta, integritatea, utilizarea si pastrarea valorilor materiale si banesti cu care firma este dotata Nr. Atrubutii principale 1 2 3 4 Organizarea controlului financiar preventiv Executarea controlului financiar prevantiv Organizarea controlului financiar de fond Executarea controlului financiar de fond asupra gospodaririi mijloacelor materiale si banesti Functiunea de personal Ansamblul proceselor din cadrul societatii comerciale sau regiei autonome prin care se asigura resursele umane necesare, precum si utilizarea , dezvoltarea si motivarea acestora constituie contiutul functiunii de personal Locul si rolul acestei functiuni in firmele romanesti decurg, in mod firesc din functiile deosebit de importante, de neinlocuit, pe care le au resursele umane, singurele creatoare de valoare si valoare de intrebuintare in procesul muncii. O reflectare nemijlocita a rolului in continua crestere al resurselor umane o reprezinta amploarea sporita a activitatilor de personal in firmele moderne. Nu intamplator si din ce in ce mai frecvent in intreprinderi competitive din tarile dezvoltate se creeaza subdiviziuni organizatorice specializate in domeniul personalului, in care lucreaza cadre de specialitate. O caracteristica importanta a functiunii de personl este realizarea ei in buna masura dispersat, cea mai mare parte a componentelor operationalizandu-se prin intermediul personalului managerial. Mai mult, obiectivele specifice, sarcinile, competentele si responsabilitatile de personal constituie elemente de baza, adesea esentiale, ale muncii managerilor. In cadrul functiunii de personal se pot delimita mai multe activitati -previzionarea necesarului de personal; -formarea personalului; -selectionarea personalului; -incadrarea personalului; -evaluarea personalului; -motivarea personalului; -perfectionerea personalului; -promovarea personalului; -protectia salariatilor (protectia muncii si protectia sociala) Activitatile de personal se realizeaza printr-un sumum de atributii, cele mai importante fiind inscrise sintetic in tabelul urmator: Nr Atriburtii principale 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 Participarea la elaboarea strategiei si politicii generale a firmei Elaborarea de propuneri pentru politica de personal a firmei Stabilirea necesarului de personal in perspectiva pe specialitati Intocmirea planurilor de pregatire a personalului Organizarea orientarii profesionale a personalului Efectuarea orientarii profesionale a personalului Organizarea selectionarii personalului Efectuarea selectionarii personalului Organizarea incadrarii personalului Efectuarea incadrarii personalului Organizarea evaluarii personalului Evaluarea personalului Organizarea promovarii personalului Organizarea perfectionarii personalului managerial si de executie Efectuarea perfectionarii personalului Asigurarea evidentei personalului Introducerea de forme si metode perfectionale de motivare a personalului Luarea de masuri pentru imbunatatirea conditiilor de munca si de viata a personalului Multiplele transformari cu care sunt confruntate societatile comerciale si regiile autonome in conditiile tranzitiei la economia de piata sunt conditionate de actionarea pentru perfectionarea activitatilor de personal pe mai multe planuri: -perfecitionarea pregatirii personalului, mai ales a celui managerial si de specialitate pentru a intelege si actiona eficient in conditiile noi ale perioadei de tranzitie; -disciplinarea si cresterea responsabilitatii personalului; -motivarea complexa a salariatilor pentru eforturi si rezultate superioare; -construirea unei noi culturi organizationale a fiecarei firme axate pe valorile specifice economiei de piata, pe atasament si efort ale salariatilor fata de firma de unde isi asigura veniturile necesare existentei; -operationalizarea principiilor si abordarilor managementului resurselor umane (HRM) BAZELE METODOLOGICE ALE REALIZARII SISTEMELOR INFORMATICE PENTRU MANAGEMENT Consideratii generale Practica dovedeste ca studiul sistemului informational al unei societati comerciale nu poate fi abordat de la inceput in totalitatea sa, ci trebuie efectuat intai in domenii restranse,pe subsisteme, intre care se vor stabili ulterior legaturile de interdependenta. Lucrarile efectuate in acest domeniu de catre autori au aratat ca este rational ca elaborarea studiilor de perfectionare a sistemului informational sa se faca pe activitati sau la nivel de functiune. Sistemul informational trebuie sa fie studiat in toata complexitatea sa. Fiecare societate comerciala, care este in situatia de a-si analiza sistemul informational, trebuie sa-si identifice activitatile proprii si sa stabileasca o ordine de prioritate pentru elaborarea studiilor privind perfectionarea sistemului. De exemplu, in scopul dtabilirii prioritatilor in analiza sistemului informational al activitatii de productie, se pot avea in vedere urmatoarele criterii: ponderea activitatii in asigurarea bunului mers al societatilor comerciale; posibilitatile de reducere a volumului de munca manuala pentru evidenta si calcul; perspectiva obtinerii unor rezultate economice importante. In cazul in care criteriile de mai sus nu indica in mod evident domeniul sau subactivitatea de ales pentru inceperea lucrarilor, se va elabora un studiu preliminar cu caracter de diagnostic, prin care se pot scoate in evidenta deficientele existente in organizarea si functionarea de ansamblu a societatilor comerciale, lipsurile sistemului informational si perspectivele sporirii eficientei economice ca urmare aremedierii unor neajunsuri, studiu care va orienta fixarea obiectivelor si prioritatea abordarii acestora. Scopul etapei de analiza este cunoasterea detaliata a informatiilor, a surselor si destinatiilor lor, a modului cum se exprima aceste informatii in date,cum, de cine, cand si in ce masura ele sunt prelucrate, care sunt documentele purtatoare de date si la ce servesc ele etc. La descrierea functionarii sistemului/subsistemului informational trebuie sa se aiba in vedere urmatoarele elemente: continutul activitatii analizate si procedeele de realizare a rolului acesteia; compartimentul sau compartimentele unde se exercita activitatea precum si relatiile cu celelalte verigi organizatorice; atributiie si competentele pe care le au compartimentele in indeplinirea obiectivelor ce le sunt stabilite; persoanale care participa la realizarea activitatii; documentele folosite in activitatea respectiva( documente create in interiorul compartimentului unde are loc actvitatea, documente sosite in acest compartiment din afara unitatii, documente sosite din alte compartimente); fluxurile de informatii, ascendente sau descendente, locul de producere al acestora, nivelele ierarhice la care se iau decizii pentru conducerea activitatii, precum si toate celelalte operatii ce au loc pe drumul parcurs de documente in cadrul sistemului informational analizat. Pentru a culege totalitatea informatiilor necesare in cele mai bune conditii, in ordinea cronologica si in mod sistematic si pentru a le putea prezenta cat mai sugestiv in scopul interpretarii lor, se pot folosi diferite metode de analiza si inregistrare cum sunt metoda interviului sau metodele de reprezentare grafica a circulatiei documentelor. Circulatia informatiilor corespunzatoare unei activitati se realizeaza intotdeauna printr-o serie de documente cu legaturi intre ele, care circula prin unul sau mai multe compartimente ale unitatii, unde datele sunt prelucrate de unul sau mai multi lucratori cu aceeasi functie sau cu functii diferite. Descrierea situatiei existente constituie o operatie importanta pentru a scoate la iveala in mod critic deficientele, laturile pozitive si cerintele sistemului informational existent si pe aceasta baza sa se proiecteze un sistem rational. Analiza informatiilor din sistem Cresterea complextatii activitatilor economice, sporirea exigentelor pentru valorificarea cat mai completa a resurselor exisente, dinamica actului decizional, specifica economiei de piata, au dus treptat la o crestere simtitoare a volumului de informatii in circulatie si la un consum important de munca si de mijloace materiale pentru culegerea, prelucrarea si transmiterea acestora in cadrul societatilor comerciale. Cea mai importanta sursa de eficienta pe care o poate ocaziona un sistem informational bine organizat, se refera la folosirea si valorificarea cat mai complexa a resurselor existente sau cele necesare desfasurarii procesului de productie si desfacerii produselor. Se stie ca activitatile unei societati comerciale sunt legate intre ele,in sensul ca fiecare furnizeaza sau primeste informatii de la alte alte activitati. Aceasta face necesar ca analiza fiecarei activitati, procesul de prelucrare stocare, transmitere etc. din cadrul activitatii respective, informatiile de iesire spre alte activitati etc. In analiza sistemelor informationale, mesajele ce transmit informatii sunt urmarite foarte atent pe tot parcursul lor, la fiecare loc de munca, respectiv persoana care vine in contact cu mesajul respectiv. Pentru a cunoaste in intregime rolul unui mesaj, este indicat ca acesta sa fie urmarit si analizat pe tot parcursul lui de la generare si pana la distrugerea sau arhivarea lui, dupa caz. In viziunea unor specialisti, procesul de analiza a circulatiei informatiilor in cadrul societatilor comerciale trebuie sa respecte urmatoarele conditii: Fiecare societate comerciala desfasoara o serie de activitati economice si fiecare dintre acestea are o circulatie proprie a informatiilor. Pemtru analiza sistemului informational este necesar sa se aiba in vedere atat sistemul propriu al fiecarei activitati, cat si legaturile dintre acestea. Analiza fiecarei activitati trbuie sa tina seama, pe de o parte, de obiectivele societatii si obiectivele derivate ce ii revin, iar, pe de alta parte, de toate reglementarile legale care definesc procedee sau reguli pentru activitatea respectiva. Analiza sistemului informational de ansamblu a unei societati comerciale trebuie sa tina seama de o serie de informatii externe ce constituie elemente de intrare in sistem. Analiza circulatiei informatiilor ofera o serie de alte indicii utile pentru intreaga problematica de perfectionare a conducerii unei societati comerciale. Sistemul informational, tinand seama de factorii ce-l influenteaza, nu poate fi analizat in ansamblu. Cunoasterea acestuia presupune o analiza de detaliu a elementelor componente cum sunt informatiile, natura si provenienta acestora, semnificatia si utilitatea lor, drumul pe care il strabat si transformarile pe care le sufera pe traseu, finalitatea acestora etc. Analiza critica a functionarii sistemului informational In aceasta etapa se face, in primul rand, o analiza sistematica a tuturor datelor si inregistrarilor din etapa anterioara, in scopul punerii in evidenta a neajunsurilor existente in sistem si a cauzelor care le provoaca.cu cat cercetarea elementelor ce caracterizeaza datele, informatiile si metodele folosite, este mai sistematica si mai profunda, cu atat si rezultatele vor fi mai concludente din punctul de vedere al eficientei pe plan decizional. In acest scop, se recomanda sa se pastreze in timpul analizei o atitudine permanent interogativa, care consta in a pune sub semnul intrebarii toate datele inregistrate.analiza, avand un pronuntat caracter critic, trebuie sa scoata in evidenta urmatoarele aspecte negative: Neajunsurile legate de continutul activitatii analizate, de obiectivele acesteia.; Cantitatea scazuta a informatiilor; Valorificarea insuficienta a informatiilor in procesul de luare a deciziilor; Existenta unor circuite informationale lungi si complicate; Existenta unui sistem defectuos de delegare a autoritatii care duce la o faramitare inutila a atributiilor; Utilizarea unor produse informatice de gestiune incomplete. Cunoasterea continutului activitatilor si a sistemului informational existent in toate dealiile lui, ofera elemente necesare pentru reproiectarea unui sistem mai rational. Proiectarea logica In aceasta stapa se urmareste atingerea urmatoarelor obiective: Determinarea cerintelor logice ale viitorului sistem; Reproiectarea sistemului informational cu precizarea zonelor unde va interveni prelucrarea automata a datelor; Intocmirea specificatiilor de definire a sistemului care vor sta la baza proiectarii tehnice. Definirea conceptului logic al noului sistem presupune executarea unei succesiuni de activitati prin care se urmareste: Stabilirea conceptului general de functionare a sistemului si precizarea zonelor acestuia in care prelucrarea datelor se va face automat. Proiectarea structurii generale a bazei de date si precizarea masurilor de securitate in procesul de prelucrare a datelor pe care le va asigura noul sistem. Se evidentiaza astfel fisierele permanent, istorice si temporare. O importanta deosebita trebuie acordata modului de codificare a datelor avand in vedere faptul ca acestea influenteaza decisiv acuratetea functionarii subsistemelor informatice. Precizarea circuitelor informationale existente in noul sistem Proiectarea iesirilor fiecarui subsistem cu evidentierea tipurilor si a continutului acestora, frecventa de obtinere, volumul de date, tipurile de suport, criterii de control si validare a datelor de iesire. Proiectarea intrarilor in fiecare subsistem cu evidentierea documentelor primare, continutul acestora, volumul datelor, frecventa fiecarui document, tipuri de suport etc. Proiectarea tehnica In aceasta etapa se elaboreaza conceptul detaliat al sistemului informational si a subsistemelor sale informatice care va indeplini cerintele de prelucrare stabilite in etapa de proiectare logica. Proiectare tehnica presupune parcurgerea urmatoarelor doua faze: Intocmirea specificatiilor de realizare a solutiilor prezentate in etapa de proiectare logica la nivelul intregului sistem; Proiectarea componentelor sistemului si elaborarea specificatiilor pe componente. Principalele categorii de informatii ce trebuiesc avute in vedere in elaborarea proiectului tehnic sunt urmatoarele: Categoriile de proceduri automate folosite; Specificatii pentru fisiere si/sau baze de date; Specificatii corespunzatoare procedurilor manuale ce se vor execua in noul sistem si modul de corelare al acestora cu cele automate; Implicatiile noului sistem asupra sistemului de management al societatii, cu detalieea modificarilor ce se impun; Modalitati de implementare a noului sistem si masuri de familiarizare a personalului utilizator cu modul sau de lucru Graficul de elaborare si testare a subsistemelor componente. Analiza critica a situatiei existente si proiectarea noului sistem sunt doua etape distincte, care rezulta in mod necesar una din cealalta si care de fapt pe parcursul analizei se intrepatrund, intrucat solutiile pentru eliminarea neajunsurilor existente apar tocmai pe parcursul analizei critice. Prin aceasta se stabilesc deficientele si se determina cerintele fata de noul sistem. In etapa de proiectare se elaboreaza apoi solutii concrete pentru a raspunde acestor cerinte. Experimentarea si implementarea sistemului. Aceasta ultima etapa are scopul de a verifica daca lucrarile elaborate in etapele precedente corespund obiectivelor stabilite in etapa de analiza. Operatia de experimentare a functionarii sistemului proiectat se efectueaza utilizand date de test in procesul de validare a functionarii integrate a procedurilor automate elaborate in etapa precedenta. Depistarea unor eventuale abateri de la rezultatele dorite poate dute la reluarea proiectarii sistemului sau la redefinirea obiectivelor care stau in fata noului sistem. Implementarea noului sistem poate fi facuta, in functie de complexitatea sa, in doua moduri: Inlocuirea completa a vechiului sistem cu cel nou din momentul intrarii in exploatare a celui din urma; Introducerea treptata a noului sistem in exploatare asigurandu-se astfel o perioada de timp in care cele doua sisteme functioneaza in paralel. Principii metodologice de realizare sistemelor informatice pentru management Realizarea subsistemelor informatice este posibila prin parcurgerea unor etape metodologice cu un continut si o metodica bine definite care trebuie sa aiba la baza o serie de principii metodologice necesare a fi respectate incepand cu etapa de analiza si terminand cu cea de dare in exploatere a fiecarui subsistem informatic. Aceste principii metodologice pot fi evidentiate in urmatoarea succesiune: Proiectarea sistemului trebuie sa inceapa, conform conceptiei sistemice, de la iesirile acestuia si de la continutul situatiilor informationale finale. Abordarea realizarii viitorului sistem informatic pentru management trebuie sa se faca de pe pozitia intrgului, urmarindu-se in acelasi timp satisfacerea cerintelor partilor sale componente. Asigurarea interdependentei structurii sistemului informatic de structura organizatorica a societatii comeciale. Implementarea noului sistem trebuie sa inceapa intotdeauna de la nivel strategic care asigura obtinerea unei eficiente economice maxime. Includerea in sistemul informatic a componentelor sale de avarie. Relizarea aplicatiilor informatice pe baza principiilor enumerate mai sus, sau altele caracteristice activitatilor de baza dintr-o societate comerciala se face pe baza unor concepte metodologice acceptate pe plan mondial. Orice proiect de realizare a unui sistem informatic trebuie sa fie rezultatul parcurgerii urmatoarelor etape metodologice: Analiza preliminara- este o etapa distincta in succesiunea activitatilor desfasurate pentru perfectionarea sistemu.ui informational si dezvoltarea in cadrul sau a unor componente informatice. Obiectivul fundamental al acestei etape consta in identificarea si definirea ariei de intindere a sistemului informational ce urmeaza a fi analizat precum si a problemelor care justifica din punct de vedere economic si decizional rationalizarea sa. De regula relizarea acestui obiectiv este conditionata de atingerea urmatoarelor doua obiective derivate: rationalizarea sistemului informational, urmarindu-se preponderent imbunatatirea componentelor sale fara trecere la preucrarea automata a datelor; cresterea calitatii informatiilor care circula in sistem, a varstei si acuratetei acestora prin dezvoltarea in cadrul sistemului a unor subsisteme informatice. Analiza detaliata a functionarii sistemului informational. Obiectivul fundamental al acestei etape consta in cunoasterea detaliata a functionarii sistemului informational, a particularitatilor sale, precum si evaluarea sa critica prin prisma modului in care asigura legatura intre subsistemul decizional si cel operational, in stransa corelatie cu asigurarea luarii in timp util a unor decizii pertinente. Etapa se caracterizeaza prin parcurgerea urmatoarelor faze componente care asigura, in final, identificarea celor mai fiabile solutii de perfectionare a sistemului: Analiza documentelor din sistem; Analiza fluxurilor informationale; Evidentierea tuturor cerintelor decizionale; Evaluarea critica a functionarii sistemului informational. Proiectarea noului sistem informational si a componenetelor sale informatice. Obiectivul fundamental il reprezinta definirea conceptului general si detaliat al noului sistem si a componentelor sale informatice.realizarea etapei presupune: Prezentare solutiilor de perfectionare a sistemului informational care face obiectivul primei faze, cunoscuta sub numele de proiectare logica; Identificarea subsistemelor informatice definite in faza precedenta carora le corespund costuri antecalculate supradimensionate; Daca noul sistem informational are cel putin o componenta informatica, cea de-a treia faza se caracterizeaza prin proiectarea logica a subsistemului informatic; Proiectarea detaliata a subsistemelor informatice din noul sistem; Etapa de proiectare a noului sistem trebuie sa se finalizeze cu un program de masuri care vizeaza actiunile necesare a se intreprinde pentru a se trece la etapa de implementare a sistemului. Experimentarea sistemului proiectat. Inplementarea noului sistem se concretizeaza in ansamblul activitatilor desfasurate si a masurilor organizatorice luate care asigura inlocuirea vechiului sistem cu cel proiectat. Exploatarea si mentinerea in functiune a sistemului. Organigrama de functionare a subsistemului informatic pentru activitatea de productie Obiectivul principal al activitatii de elaborare a organigramei de sistem este evidentierea sub forma logica, prin intermediul simbolurilor grafice a modului de functionare a sistemului si a celui de interventie in conditiile depistarii unor erori. Schematic, structura sistemului informatic pentru productie este redata in figura uramtoare: Proiectarea sistemelor informaticepentru management trebuie abordata “de jos in sus”, activitate care presupune elaborarea aplicatiilor sub forma piramidala. Aceasta abordare presupune crearea unei baze de date comune formata din fisiere caracteristice fiecarui subsistem. Implementarea aplicatiilor si a subsistemelor informatice permite punerea la dispozitia specialistilor, in ordine, a urmatoarelor tipuri de sisteme informatice: Pentru aplicatia 1 se asigura o incarcare optimala a capacitatilor de productie si stabilirea unui program de fabricatie prin prisma unuia sau mai multor criterii economice. Este o aplicatie de optimizare si are la baza folosirea modelarii economico-matematice; Aplicatia 2 urmareste asigurarea unui flux rational al subansamblelor prelucrate in procesul tehnologic, astfel incat timpii de asteptare si intoarcerile pe fluxul tehnologic sa se reduca la minim. Este o aplicatie de tip optimizare si foloseste o serie de algoritmi specifici unor metode uzuale pe plan mondial(metoda verigilor, a gamelor fictive, metoda Monte Carlo etc.); Aplicatia 3 urmareste asigurarea unui volum de prelucrari pe capacitatile de productie ale unei societati comerciale astfel incat timpii de stationare ale acestora sa fie cat mai mici. Aplicatia 4 urmareste determinarea acelor momente de lansare in fabricatie a unui produs care sa duca la obtinerea produsului finit la un termen acoperitor in ceea ca priveste obligatiile contractuale ale societatii comerciale; Aplicatia 5 este secifica societatilor in care procesul de productie se desfasoara pe comenzi. Urmareste defalcarea cantitatilor comandate de beneficiar pe loturi optime de fabricatie care se lanseaza in productie pe baza de comenzi interne. Aplicatia 6 urmareste determinarea la nivel de comanda interna a necesarului de materiale care urmeaza sa se consume in procesul de fabricare a unui lot de produse. Se finalizeaza prin emiterea in cadrul atelierului de proiectare tehnologica, a bonurilor de materiale destinate sectiilor de productie si ulterior contabilitatii materialelor; Aplicatia 7 fundamenteaza necesarul de manopera si timpul total de fabricare a unui lot de produse, finalizandu-se prin emiterea in cadrul aceluiasi atelier catre sectii a bonurilor de lucru; Aplicatia 8 furnizeaza o serie de rapoarte informationale care reflecta situatia de moment a societatii in ceea ce priveste stadiul onorarii contractelor incheiate cu beneficiarii; Aplicatia 9 completeaza aplicatia 8, particularizand la nivelul societatii comerciale gradul de implicare a sectiilor de productie in livraril erestante sau in avans a produselor finite contractate. Aplicatia 10 este o aplicatie de tip optimizare, pentru o anumita succesiune de operatii caracterizate prin durate, resurse si timpi de executie, stabilirea modului de derulare a acestora, astfel incat timpul normat de executie a unei interventii sa fie minim. Are la baza algoritmi specifici analizei drumului critic; Aplicatia 11 reprezinta o extensie a aplicatiei 10, urmarind nivelarea resurselor materiale, umane sau a celor financiare folosite in intretinerea si functionarea utilajelor si determinarea previzionala atat a momentului optim de inceput si de sfarsit al fiecarei operatii, cat si crestera fondului de timp maxim disponibil al utilajelor. PAGE 10 쥁