Referat Deschiderea Si Iesirea Din Excel2
Mai jos puteti citi fragmente din
Referat Deschiderea Si Iesirea Din Excel2 si de asemenea puteti face
Download Referat Deschiderea si iesirea din Excel2Citeste fragmente din Referat Deschiderea Si Iesirea Din Excel2
Deschiderea si iesirea din Excel
Dupa ce programul Excel a fost instalat, pentru a deschide programul
Excel se vor efectua urmatorii pasi:
se face clic pe Start, iar pe ecran va aparea meniul Start
se selecteaza Programs, iar pe ecran va aparea meniul Program
se selecteaza optiunea Microsoft Excel pentru a deschide programul
Ecranul de deschidere din Excel prezinta un registru de calcul gol avind
eticheta Book1.
Fisierele din Excel sunt denumite registre de calcul. Orice registru de
calcul este format din trei foi de calcul. Fiecare foaie de calcul este
formata din coloane si rinduri care se intersecteaza, formind casete
care poarta denumirea de celule, in care se introduce text, formule,
cifre, grafice etc. Etichetele din partea de jos a ecranului, a
registrului de calcul care poarta inscriptiile Sheet1, Shee2, Sheet3
etc, permit rasfoirea foilor de calcul executind clic pe aceastea cu
mouse-ul.
Aplicatia Excel poate fi pornita deschizind direct un registru de
calcul. Pentru a deschide programul Excel si un registru de calcul se
vor efectua urmatorii pasi:
se face clic pe butonul de Start iar pe ecran va aparea meniul Start
se face clic pe Open Office Document. Excel va deschide caseta de dialog
Open Office Document prezentind continutul dosarului My Documents
se face clic pe denumirea registrului de calcul, pentru a-l selecta apoi
se face clic pe Open pentru a-l deschide odata cu programul Excel.
Majoritatea operatiilor executate in Excel vor fi facute cu ajutorul
comenzilor disponibile pe bara de meniuri din partea superioara a
ecranului si cu barele de instrumente standard si de formatare de sub
aceasta.
Pentru a inchide aplicatia Excel si a reveni la suprafata de lucru din
Windows, se vor efectua urmatorii pasi:
se deschide meniul File, si se selecteaza Exit sau
se face clic pe butonul Close(X) din fereastra Excel
In cazul in care am modificat in vreun fel registrul de calcul fara sa
salvam fisierul Excel va intreba utilizatorul daca doreste sa salveze
fisierul inainte de a inchide programul.
Prezentarea ferestrei Excel
Fereastra Excel are numeroase elemente comune cu ferestrele Windows,
inclusiv o bara de meniuri de unde se pot selecta comenzi, o bara de
stare care indica starea activitatii curente si bare cu instrumente care
contin butoane si liste derulante prin care obtinem un acces rapid la
comenzile si facilitatile utilizate frecvent.
In plus fereastra contine citeva elemente unice in Excel printre care:
bara de formule, in cazul in care este introdusa o formula intr-o celula
tot ceea ce utilizatorul scrie apare si pe bara de formule. Tot pe
aceasta bara este indicata pozitia celulei.
Fereastra registrului de calcul. Orice fisier creat cu Excel este un
registru de calcul care contine una sau mai multe foi de calcul. Putem
deschide concomitent mai multe fisiere, registre de calcul fiecare avind
propria fereastra.
Capetele de coloana Literele din partea superioara a foii de calcul,
prin care sunt identificate coloanele foii de calcul.
Row headings. Numerele din stinga foii de calcul, prin care sunt
identificate rindurile foii de calcul.
Selector. Conturul care indica celula activa sau cea in care se afla la
un moment dat utilizatorul.
In configuratia prestabilita fiecare registru de calcul are initial
trei foi de calcul. Putem astfel adauga alte foi de calcul sau sa
stergem din ele. Deoarece fiecare registru de calcul este format din una
sau mai multe foi de calcul, avem nevoie de o metoda de deplasare rapida
de la o foaie de calcul la alta. In acest scop putem folosi urmatoarele
metode:
se apasa simultan Ctrl+PgDn pentru a trece la foaia de calcul urmatoare
sau Ctrl+PgUp pentru a trece in foaia anterioara
se face clic pe eticheta foii de calcul pe care dorim sa o deschidem. In
cazul in care eticheta nu este prezenta se folosesc butoanele de
derulare a etichetelor pentru a o aduce pe ecran apoi se face clic pe
aceasta
Dupa ce pe ecran a fost adusa foaia de calcul in care utilizatorul
doreste sa lucreze, avem nevoie de o metoda de deplasare de la o celula
a foii de calcul la alta.
In cazul in care se foloseste mouse-ul, utilizatorul poate folosi
barele de derulare pentru a se deplasa in zona de pe ecran ce contine
celula in care dorim sa lucram. Apoi se face clic pe celula pentru a o
activa.
Pe masura ce se deruleaza foaia, caseta de derulare se deplaseaza pe
bara de derulare pentru a indica locul in care se afla utilizatorul in
cadrul foii. In plus, dimensiunea casetei de derulare se modifica,
pentru a indica procentul din foaia de calcul care este vizibil in acel
moment.
Exista numeroase moduri in care utilizatorul poate modifica aspectul
foii de calcul in fereastra Excel. Pentru a mari sau a micsora zona
vizibila din foaia de calcul se va folosi functia Zoom. Se deschide
meniul Zoom care se afla pe bara de instrumente standard si se
selecteaza procentul de marire. Se poate mari o anumita zona din foaia
de calcul, daca dorim, pentru aceasta se selecteaza mai intii zona, apoi
se deschide meniul Zoom si se selecteaza Selection.
In cazul in care utilizatorul doreste sa afiseze foaia de calcul in asa
fel incit sa ocupe intregul ecran – eliminind barele de instrumente,
bara de formule, bara de stare si altele. Pentru aceastea se deschide
meniul View si se selecteaza Full Screen. Pentru a reveni in modul
Normal, se face clic pe Close Full Screen.
In cazul in care se parcurge o foaie de calcul intinsa, adesea
utilizatorul poate gasi util sa blocheze capetele de coloane si/sau de
rinduri, astfel incit sa le putem vedea impreuna cu datele din foaie.
Pentru a bloca capetele de rinduri sau de coloane sau ambele se vor
efectua urmatorii pasi:
se face clic pe celula din dreapta capetelor de rind si/sau sub capetele
de coloana pe care dorim sa le blocam. Celulele respective vor fi
evidentiate
se deschide meniul Window si se selecteaza Freeze Panes
pentru a debloca capetele de coloane si de rinduri se deschide din nou
meniul Window si se selecteaza Unfreeze Panes.
Atunci cind utilizatorul lucreaza intr-o foaie de calcul mai mare poate
fi nevoit sa vada simultan doua parti diferite ale foii, pentru a
compara datele. Pentru a vedea concomitent doua parti ale unei foi de
calcul aceasta trebuie divizata.
Pentru a diviza o foaie de calcul se vor efectua urmatorii pasi:
se face clic pe bara de divizare verticala sau fie pe cea orizontala
se trage bara de divizare in fereastra foii de calcul
se elibereaza bara de divizare, iar Excel va imparti fereastra in locul
respectiv. Cind se deruleaza foaia cele doua panouri efectueaza
derularea sincronizat.
Pentru a elimina bara de divizare se trage aceasta inapoi in pozitia
initiala de pe bara de derulare.
In cazul in care se lucreaza cu informatii foarte importante sau cu
informatii confidentiale, se pot ascunde registrele de calcul, foile de
calcul, coloanele sau rindurile. De exemplu putem sa ascundem o anumita
foaie de calcul, dar sa vedem in continuare celelalte foi de calcul din
registrul respectiv. In acest mod putem ascunde anumite coloane sau
rinduri din cadrul foii de calcul – chiar intregul registru de calcul
in cazul in care utilizatorul doreste acest lucru.
Datele se pot ascunde si cu scopul de a le proteja de eventualele
modificari. Cind sunt ascunse, datele nu pot fi citite, tiparite sau
modificate. Acest aspect diferit de celelalte operatii pe care le putem
face face in privinta modului de afisare care nu afecteaza modul in care
va fi tiparita foaia de calcul. Datele ascunse nu vor mai fi tiparite.
Datele se pot ascunde prin urmatoarele metode:
pentru a ascunde un registru de calcul, se deschide meniul Window si se
selecteaza Hide
pentru a ascunde o foaie de calcul se face clic pe eticheta ei pentru a
o selecta; apoi se deschide meniul Format, se selecteaza Sheet iar apoi
Hide
pentru a ascunde rinduri sau coloane, se face clic pe capul de rind sau
pe coloana, pentru a-l selecta; apoi se deschide meniul Format si se
selecteaza Row sau Column apoi Hide.
Bineinteles ca datele se pot reafisa pe ecran fara nici o problema de
fiecare data cind utilizatorul are nevoie de acestea. Se selecteaza
rindurile, coloanele sau foile adiacente celor ascunse apoi se repeta
pasii anteriori selectind Unhide din meniurile corespunzatoare.
Utilizarea barelor cu instrumente din aplicatia Excel
In continuare voi prezenta citeva exemple cu ajutorul carora
utilizatorul poate invata ce rol au butoanele de pe bara cu instrumente:
pentru a vedea denumirea unui buton, se plaseaza indicatorul mouse-ului
pe el. Excel va afisa o caseta de tip ScreenTip, care cuprinde denumirea
butonului
pentru a obtine informatii despre o comanda asociata cu un anumit buton,
se apasa Shift+F1. Indicatorul mouse-ului va lua forma unui semn de
intrebare. Se plaseaza indicatorul mouse-ului cu forma unui semn de
intrebare pe un buton si se face clic pe acesta.
In configuratia prestabilita, Excel afiseaza initial barele cu
instrumente standard si de formatare. In cazul in care utilizatorul nu
are nevoie de acestea se pot dezactiva pe amindoua sau numai una, pentru
a mari spatiul disponibil pe ecran. In plus se pot activa si alte bare
de instrumente.
Pentru a activa sau dezactiva o bara de instrumente, se vor efectua
urmatorii pasi:
se deschide meniul View si se selecteaza Toolbars; pe ecran va aparea un
submeniu
un marcaj de validare in dreptul denumirii unei bare cu instrumente
indica faptul ca bara respectiva este afisata in acel moment pe ecran;
pentru a activa sau dezactiva o bara cu instrumente, se face clic pe
denumirea acesteia din lista pentru a introduce un marcaj de validare
sau a-l indeparta
In continuare voi prezenta ce trebuie facut pentru a muta o bara de
instrumente:
se face clic pe marcajul de deplasare al unei bare cu instrumente
se tine apasat butonul mouse-ului si se trage bara cu instrumente in
pozitia dorita; se poate trage la marginea ecranului sau tot ca pe o
bara mobila sau se plaseaza in orice zona a ferestrei.
Daca barele cu instrumente din Excel ofera utilizatorului prea putine
sau prea multe optiuni putem crea propriile bare cu instrumente sau se
le personalizam pe cele deja existente. Pentru a personaliza o bara cu
instrumente, se vor efectua urmatorii pasi:
se face clic cu butonul din dreapta al mouse-ului pe o bara cu
instrumente, si se selecteaza Customize din meniul de comenzi rapide,
sau se deschide meniul Tools si selecteaza Customize
daca bara cu instrumente pe care utilizatorul doreste sa le
personalizeze nu este vizibila in acel moment se face clic pe Toolbars
si se selecteaza din lista; bara va aparea pe ecran
pentru a modifica dimensiunea pictogramelor de pe bara cu instrumente, a
activa sau a dezactiva afisarea casetelor de tip ScreenTip, sau a
schimba animatiile din meniuri si face clic pe eticheta Options; in
eticheta Options se selecteaza optiunile pe care vrem sa le avem in
program.
Un exemplu ar fi cazul in care dorim sa avem pictograme mai mari pe bara
cu instrumente se face clic pe Large Icons.
Pentru a adauga sau elimina butoane de pe bara cu instrumente, se face
clic pe eticheta Commands
Pentru a insera un buton pe o bara cu instrumente se selecteaza
categoria dorita. Se adauga si meniuri pe o bara cu instrumente; le
putem gasi la sfirsitul listei Categories.
Pentru a elimina un buton de pe o bara cu instrumente se trage aceasta
in afara barei.
Pentru a rearanja butoanele pe o bara cu instrumente, se trag pe
spatiul barei. Se face clic pe butonul Close cind utilizatorul a
terminat modificarile care a dorit sa le efectueze.
In loc sa modificam una din barele cu instrumente standard din Excel,
putem crea propria noastra si sa o umplem cu instrumente pe care dorim
sa le folosim cel mai des. In continuare voi prezenta cum se poate face
acest lucru:
se deschide meniul Tools si se selecteaza Customize
se face clic pe eticheta Toolbars
se face clic pe butonul New
se introduce o noua denumire pentru noua bara cu instrumente si se face
clic pe Ok. In acest mod Excel va crea o noua bara cu instrumente
mobila.
Se face clic pe eticheta Commands, se selecteaza categoria
corespunzatoare pentru un anumit buton, apoi se trage acesta pe bara cu
instrumente
Se repeta acest lucru in cazul in care dorim sa adaugam noi butoane pe
noua bara de instrumente iar apoi se face clic pe Close
In cazul in care dorim sa stergem o bara cu instrumente personalizata,
se deschide meniul Tools si se selecteaza Cusotmize. In lista Toolbars,
se face clic pe bara cu instrumente personalizata pe care dorim sa o
stergem. Apoi se face clic pe butonul Delete din caseta de dialog
Customize.
Introducerea diferitelor tipuri de date
Pentru a crea o foaie de calcul care sa poata fi utilizata trebuie sa
introducem date in celula din interiorul ei. Tipurile de date care le
putem introduce sunt: text, cifre, data(calendaristica), ora, formule,
functii.
Textul este o combinatie de litere, cifre si spatii. In configuratia
prestabilita, textul este aliniat automat la stinga, in interiorul
celulei.
Pentru a introduce text intr-o celula:
se face clic pe celula in care dorim sa introducem textul
se introduce textul iar pe masura ce scriem textul apare in celula si pe
bara de formule
se apasa tasta Enter; textul introdus va aparea in celula, aliniat la
stinga; in cazul in care am facut o greseala si dorim sa renuntam la
datele introduse se apasa tasta Esc
datele introduse pot fi identificate pe baza capetelor de coloane si de
rinduri. Capetele de coloane apar in partea superioara a foii de calcul,
sub titlu. Capetele rindurilor sunt plasate in partea stinga a foii de
calcul, de regula in coloana A.
Capetele coloanelor arata semnificatia numerelor curprinse in fiecare
coloana. De regula, etichetele coloanelor indica perioadele de timp asa
cum sunt ani, luni, zile. Capetele rindurilor arata ce reprezinta
numerele din fiecare rind. De regula capetele rindurilor contin diverse
categorii de date, cum ar fi denumirile produselor, numele angajatilor
sau incasarile si cheltuielile din buget.
Cind se introduce textul unui cap de coloana se apasa tasta Tab in
locul tastei Enter pentru a trece de la o celula la alta. Cind se
introduce textul pentru capetele rindurilor se foloseste in schimb tasta
cu sageata indreptata in jos.
De asemenea utilizatorul poate folosi diferite comentarii care se pot
introduce intr-o celula in care sa fie incluse informatii detaliate
despre datele dintr-o foaie de calcul.
In cazul in care utilizatorul doreste sa adauge un comentariu la o
celula aceasta se face in felul urmator:
se selecteaza celula in care dorim sa introducem comentariul
se deschide meniul Insert si se selecteaza Comment sau se face clic pe
butonul New Comment de pe bara cu instrumente Reviewing
se introduce comentariul
se face clic in afara celulei, in coltul din dreapta sus al celului va
aparea un triughi rosu care indica faptul ca celula are in componenta sa
un comentariu
pentru a citi ulterior comentariile, se plaseaza indicatorul mouse-ului
pe o celula care are un punct rosu in coltul din dreapta sus. Excel va
afisa comentariul.
Pentru a edita un comentariu, se selecteaza celula care il contine si
apoi se foloseste comanda Insert, Edit Comment. Se efectueaza
modificarile, apoi se face clic in afara celulei pentru a le salva.
Pentru a sterge un comentariu se face clic pe celula, se selecteaza
Edit, Clear apoi se selecteaza Comments.
Numerele pe care utilizatorul le va introduce pot contine caractere
numerice de la 0-9 si urmatoarele caractere speciale:+,-,/,.,()$%. Acest
lucru inseamna ca putem introduce virgule, puncte zecimale, semnul
dolarului, procent si paranteze, impreuna cu valorile pe care le
introducem.
Pentru a introduce un numar:
se face clic pe celula in care dorim sa introducem numarul
se introduce numarul; pentru a introduce un numar negativ, se plaseaza
in fata acestuia semnul minus, sau se trece acesta intre paranteze.
Pentru a introduce o fractie, se plaseaza inaintea acesteia cifra 0, de
exemplu 0 ½, in caz contrar Excel va considera intrarea ca pe o data
calendaristica.
Se apasa tasta Enter, iar numarul introdus va aparea in celula aliniat
la dreapta.
De asemenea utilizatorul poate introduce data si ora in diferite
formate. Cind se introduce data folosind formatul, Excel converteste
formatul intr-un numar care indica numarul de zile care s-a scurs de la
1900 pina la data respectiva.
Pentru a introduce data sau ora, se vor efectua urmatorii pasi:
se face clic pe celula in care dorim sa introducem data sau ora
se scrie data sau ora folosind formatul pe care il dorim pentru afisarea
lor; se pot folosi linute de unire sau bare la introducerea datei
se apasa tasta Enter; daca Excel recunoaste intrarea ca fiind o data sau
o ora aceasta va aparea aliniata la dreapta in celula; dar in cazul in
care Excel nu o recunoaste, ea va fi tratata ca text si va fi aliniata
la stinga
Daca se introduce o coloana de date, putem specifica mai intii formatul
dorit pentru data. Apoi cind introducem datele, Excel va adapta automat
pentru a corespunde formatului ales. In loc sa fie scris integral apoi
fiecare data in parte, putem selecta formatul respectiv pentru coloana
si apoi sa scriem 28/03/2002, iar Excel va modifica formatul pentru a
rezulta formatul Martie 28, 2002. Pentru a formata o coloana se face
clic pe capul coloanei pentru a o selecta apoi se deschide meniul Format
si se selecteaza Cells. In eticheta Numbers, se selecteaza formatul
dorit pentru data.
Utilizatorul poate copia din celulele alaturate o intrare existenta,
efectuind urmatorii pasi:
se face clic pe marcajul de completare al celulei al carei continut
dorim sa-l copiem
se trage marcajul de completare in jos sau spre dreapta pentru a copia
datele in celulele alaturate; va aparea o casuta care va arata exact ce
date sunt copiate in celelalte celule.
In cazul in care copiem un numar, o luna sau un obiect care poate fi
interpretat ca serie, dar nu vrem sa crem o serie ci numai sa-l copiem
exact continutul celulei respecitve – se tine apasata tasta Ctrl
atunci cind tragem marcajul de completare.
Introducerea seriilor cum ar fi cel de ani este asemanatoare copierii
continutului celulelor. Cind tragem marcajul de completare al celulei de
origine, functia AutoFill lucreaza in locul nostru, interpretind prima
intrare si completind seria de baza a acesteia. De exemplu daca scriem
2002 intr-o celula apoi tragem marcajul de umplere al celulei peste
celulele adiacente se va crea o serie care incepe cu 2002, 2003, 2004
etc. Cind se efectueaza tragerea, casuta care apare pe ecran va arata
exact ce copiem, astfel incit sa putem opri in celula corespunzatoare,
pentru a crea exact seria dorita.
Desi functia AutoFill este foarte potrivita pentru crearea unei noi
serii scurte de intrari pot exista situatii in care controlul asupra
situatiei trebuie sa fie mai mare.
In principiu se vor furniza doua intrari ca model pentru seria de
celule alaturate, iar Excel le va folosi pentru a calcula restul seriei.
In continuare voi prezenta cum se poate realiza acest lucru:
se introduce prima valoare intr-o celula
se trece in a doua celula si se introduce a doua valoare din serie
se selecteaza ambele celule prin tragerea mouse-ului peste ele, Excel va
selecta celulele
se trage marcajul de completare peste cite celule este necesar; Excel va
calcula seria si va completa celulele selectate cu valorile
corespunzatoare
Cind se introduc primele litere ale unei intrari, functia AutoComplete
poate completa in mod inteligent intrarea pe baza intrarilor pe care
le-am oferit deja in acea coloana. Functia AutoComplete poate fi
folosita numai pentru date introduse pe coloane si nu si pe rinduri. De
exemplu in cazul in care dorim sa introducem numele tarilor de origine
pentru niste produse, se scrie numele tarii o data iar data viitoare
doar incepem sa introducem numele tarii respective. Functia AutoComplete
va completa restul in locul utilizatorului.
In configuratia prestabilita, functia AutoComplete este intotdeauna
activata, astfel incit aceasta nu trebuie activata. In cazul in care in
timpul lucrului aceasta incomodeaza aceasta poate fi dezactivata
folosind comanda Tools, Options. Se face clic pe eticheta Edit si apoi
pe Enable AutoComplete for Cell Values pentru a dezactiva optiunea.
Pentru a vedea cum lucreaza functia AutoFormat, se vor efectua
urmatorii pasi:
se scrie de exemplu England intr-o celula si se apasa tasta cu sageata
in jos pentru a trece la celula urmatoare, se scrie Spain si apoi se
apasa din nou tasta cu sageata in jos apoi se scrie Italy si se apasa
tasta cu sageata
se scrie din nou e iar in celula va aparea England, se apasa Enter
pentru a accepta intrarea, in acelasi mod se face si cu Spain sau Italy
pentru a vedea o lista cu intrarile din AutoComplete, se face clic pe
butonul din dreapta pe urmatoarea celula si se selecteaza Pick From List
din meniul de comenzi rapide; Excel va arata lista de intrari PickLista
in ordine alfabetica, creta in mod automat in bara cuvintelor pe care
le-am introdus in coloana
se face clic pe cuvint din PickList pentru a-l insera in celula
selectata
Editarea intrarilor
Dupa ce am introdus o informatie intr-o celula, aceasta se poate edita
fie pe bara de formule, fie direct in celula.
Pentru a edita o intrare in Excel:
se face clic pe celula in care dorim sa editam informatia
pentru ca utilizatorul sa inceapa operatia de editare, se face clic pe
bara de formule, se apasa F2 sau se executa clic pe celula respectiva,
astfel, se intra in modul de editare; pe bara de stare va aparea
cuvintul Edit
se apasa tastele ( sau ( pentru a muta punctul de inserare pe informatia
introdusa, se apasa tasta Backspace pentru a sterge un caracter la
stinga punctului de inserare, sau tasta Delete pentru a sterge un
caracter la dreapta, apoi se introduc caracterele dorite
se face clic pe butonul Enter de pe bara de formule sau se apasa tasta
Enter de pe tastatura, pentru a accepta modificarile facute
in cazul in care utilizatorul se razgindeste si nu mai dorim sa editam
intrarea, se face clic pe butonul Cancel sau se apasa Esc.
Excel contine si un instrument de verificare al ortografiei, prin care
se
gaseste rapid si se selecteaza cuvintele gresit scrise din foaia de
calcul.
Pentru a efectua o verificare ortografica se vor parcurge urmatoarele
etape:
se face clic pe butonul Spelling de pe bara cu instrumente standard,
Excel va gasi primul cuvint si-l va afisa in partea de sus a casetei de
dialog Spelling, in caseta Change To va aparea o sugestie pentru
corectarea greselii
pentru a accepta sugestia si a corecta cuvintul scris gresit, se va face
clic pe Change, sau se executa clic pe Change All pentru a corecta
cuvintul respectiv peste tot acolo unde apare in text
in cazul in care sugestia din caseta Change To nu este corecta
utilizatorul poate proceda in felul urmator:
se selecteaza alta sugestie din caseta Suggestion, apoi se face clic pe
Change sau Change All
se introduce formula corecta pe care utilizatorul o propune in caseta
Change To, apoi se face clic pe Change sau Change All
se face clic pe Ignore pentru a lasa cuvintul nemodificat
se face clic pe Ignore All pentru a nu modifica nici una dintre
aparitiile cuvintului respectiv in text
se face clic pe Add pentru a adauga cuvintul in dictionar, astfel incit
Excel sa nu il mai semnaleze ca fiind gresit
cind nu vor mai fi gasite cuvinte scrise gresit, va fi afisat un mesaj,
care anunta utilizatorul ca verificarea ortografiei a fost incheiata, se
face clic pe Ok pentru confirmare
Functia AutoCorrect a programului Excel realizeaza corectarea automata a
celor mai des intilinite greseli de ortografie, in timp ce se scrie.
Daca de exemplu scriem gresit un cuvint si apasam tasta Enter, Excel va
introduce forma corecta in celula.
Sunt corectate de asemenea si cuvintele care incep cu doua majuscule.
In plus AutoCorrect scrie cu majuscula primul cuvint dintr-o propozitie
si numele zielelor.
Putem de asemenea sa indicam si noi greselile pe care le facem frecvent
pentru a fi corectate in timp ce scriem. De asemenea putem folosi
functia AutoCorrect si pentru a inlocui o prescurtare. Voi prezenta cum
se poate realiza acest lucru:
se deschide meniul Tools si se selecteaza AutoCorrect, pe ecran va
aparea caseta de dialog AutoCorrect
se scrie forma gresita in caseta de text Replace
se scrie forma corecta in caseta de text With
se face clic pe Add pentru a adauga intrarea in lista AutoCorrect
daca dorim sa stergem o intrare din lista AutoCorrect, se selecteaza
aceasta din lista si se face clic pe butonul Delete
De asemenea utilizatorul poate anula aproape orice operatie cind
lucreaza cu Excel, inclusiv orice modificare pe care o face intr-o
celula. Pentru a anula o modificare se face clic pe butonul Undo de pe
bara cu instrumente standard.
Pentru a anula o optiune de anulare, se face clic pe butonul Redo de
pe bara cu instrumente standard.
Pentru a copia, a muta sau a sterge simultan datele din mai multe
celule trebuie sa selecteze mai intii celulele respective. Dupa aceea se
poate executa optiunea dorita.
Pentru a selecta o singura celula se face clic pe ea.
Pentru a selecta celule alaturate, se face clic pe prima celula din
stinga
grupului si se trage cu mouse-ul in jos spre celula din dreapta jos,
pentru a selecta toate celulele.
Pentru a celule care nu sunt alaturate, se tine apasata tasta Ctrl in
timp
ce se face clic pe celulele individuale.
Pentru a selecta un intreg rind sau o coloana de celule, se face clic pe
capul de rind sau de coloana. Pentru a selecta rinduri sau coloane
alaturate se face clic primul cap de rind si se trage mouse-ul peste
celelalte. Pentru a selecta rinduri sau coloane care nu sunt adiacente,
se apasa tasta Ctrl si se face clic pe fiecare cap de rind sau coloana
pe care dorim sa o selectam.
Cind se copiaza sau se muta date, o copie a datelor respective este
plasata intr-o zona de stocare temporara din memorie care poarta
denumirea de Clipboard. De asemenea utilizatorul poate copia date in
alta parte din foaia de calcul, sau in alte foi sau registre de calcul.
Cind se copiaza datele originale ramin la locul lor, numai copia lor
fiind plasata in locul indicat de catre utilizator.
Pentru a copia date se vor efectua urmatorii pasi:
se face clic pe celula sau celulele care dorim sa le copiem
se face clic pe Copy de pe bara cu instrumente standard, continutul
celulei sau celulelor selectate vor fi copiate in Clipboard
se selecteaza prima celula din zona unde dorim sa vrem sa plasam copia,
pentru a copia datele in alta foaie sau registru de calcul, trebuie mai
intii sa intram in foaia sau registul respectiv
se face clic pe butonul Paste, Excel va insera continutul memoriei
Clipboard acolo unde se afla punctul de inserare
Cea mai rapida metoda de copiere este metoda de tragere si plasare care
poarta numele de Drag and Drop. Se selecteaza celulele pe care dorim sa
le copiem, se tine apasata tasta Ctrl si se trage chenarul documentului
pe care l-am selectat. Cind se elibereaza butonul mouse-ului, continutul
va fi copiat in noua pozitie. Pentru a insera datele intre celulele
existente se apasata tasta Ctrl+Shift in timp ce se se face tragerea.
Pentru a trage o copie in alta foaie se apasa tasta Ctrl+Alt in timp ce
tragem celulele selectate pe eticheta foii respective. Excel va afisa in
foaia in cauza, in care vom putea fixa grupul selectat in pozitia
dorita.
Mutarea datelor se face aproximativ la fel ca si copierea, cu exceptia
faptului ca datele sunt luate de unde se afla si sunt plasate intr-o
noua locatie.
Pentru a muta date se vor efectua urmatorii pasi:
se selecteaza celulele pe care dorim sa le mutam
se face clic pe Cut
se selecteaza prima celula a zonei in care dorim sa plasam datele,
pentru a muta datele in alta foaie de calcul, se deschide in foaia de
calcul respectiva
se face clic pe Paste
Pentru a muta rapid datele se foloseste facilitatea de tragere si
plasare. Se selecteaza datele care trebuie mutate, apoi se trage din nou
in noua pozitie chenarul celulelor selectate. Pentru a insera datele
dintre celulele existente se apasa Ctrl+Shift in timp ce se efectueaza
tragerea.
Pentru a trage o foaie in alta foaie se apasa tastele Ctrl+Alt in timp
ce tragem celulele selectate pe eticheta foii respective. Excel va afisa
foaia in cauza in care vom putea fixa grupul selectat in pozitia dorita.
Mutarea datelor se face apoximativ la fel cu copierea, cu exceptia
faptului ca datele sunt luate de unde se afla si sunt plasate intr-o
noua locatie.
Pentru a muta date se vor efectua urmatorii pasi:
se vor selecta celulele pe care dorim sa le mutam
se va face clic pe butonul Cut
se selecteaza prima celula a zonei in care dorim sa introducem datele,
pentru a muta datele in alta foaie de calcul se deschide acea foaie de
calcul
se face clic pe Paste
Pentru a muta rapid datele se va folosi binecunoscuta facilitate Drag
and Drop. Se selecteaza datele care trebuiesc mutate apoi se trage in
noua pozitie a chenarul celulelor selectate. Pentru a insera datele
intre celulele existente, se apasa tasta Shift in timp ce se efectueaza
tragerea. Pentru a muta datele in alta foaie de calcul, se apasa tasta
Alt si se trage domeniul selectat pe eticheta foii de calcul. Pe ecran
va fi adusa foaia respectiva unde se va fixa domeniul selectat de
celule, in pozitia dorita.
Pentru a sterge datele dintr-o celula sau din mai multe, trebuie sa
selectam si sa apasam tasta Delete. Excel ofera insa si optiuni pentru
stergerea celulelor:
se foloseste comanda Edit, Clear putem opta pentru a sterge doar
atributele de formatare ale unei celule nu si continutul. Atributele de
formatare ale unei celule inseamna culoarea, stilul chenarului, formatul
numeric, marimea fontului si asa mai departe
cu comanda Edit, Delete se pot elimina celule si tot ce contin acestea
In cazul in care vom folosi comanda Clear pentru eliminarea atributelor
de formatare dintr-o celula sau a unui comentariu, se vor efectua pasii
urmatori:
se selecteaza celulele
se deschide meniul Edit si se selecteaza Clear, pe ecran va aparea
submeniul Clear
se selecteaza optiunea dorita pentru eliminare: All, Formats, Contents
sau Comments.
Folosind functia Find and Replace din Excel putem localiza anumite date
si sa le inlocuim cu altele. Cind avem o eticheta, o valoare sau o
formula introdusa gresit in intreaga foaie de calcul, putem folosi
comanda Edit, Replace pentru a gasi si a inlocui toate aparitiile
datelor gresite cu datele corecte.
Pentru a gasi si inlocui datele se vor efectua urmatorii pasi:
se deschide meniul Edit si se selectaza Replace, pe ecran va aparea
caseta de dialog Replace
se introduce in caseta de text Find What textul pe care dorim sa-l gasim
se face clic pe caseta de text Replace With si se introduce textul pe
care dorim sa-l folosim ca text de inlocuire
in caseta Search, se indica daca optam pentru o cautare pe rinduri, sau
una pe coloane
daca dorim sa gasim o forma ortografica exact ca cea din caseta de
cautare, se face clic pe Mach Case, daca dorim sa gasim celulele care
contin exact ceea ce am specificat, se face clic pe Find Entire Cells
Only
se face clic pe Find Next pentru a gasi prima aparitie a textului
specificat de catre utilizator, apoi se face clic pe Replace pentru a
inlocui numai acea aparitie, sau pe Replace All pentru a inlocui toate
aparitiile datelor specificate.
Crearea si salvarea fisierelor care contin registre de calcul
Utilizatorul poate crea un nou registru de calcul gol, sau putem folosi
un sablon pentru a crea unul mai complex. Un sablon este un registru de
calcul preformatat, pe sabloane pentru facturi, rapoarte financiare si
alte foi de calcul ce se utilizeaza in mod frecvent.
In continuare voi prezenta cum se realizeaza un registru de calcul nou:
se deschide meniul File si se selecteaza New, pe ecran va aparea caseta
de dialog New care contine doua etichete General si Spreadsheet Solution
pentru a crea un registru de calcul gol se face clic pe eticheta General
apoi pe pictograma Workbook, Pentru a crea un registru de calcul pornind
de la un sablon se face clic pe Spreadsheet Solutions. Pe ecran va
aparea pictograma pentru mai multe tipuri de foi de calcul folosite mai
frecvent, se face clic pe pictograma corespunzatoare tipului de registru
de calcul pe care dorim sa-l cream
dupa ce se face selectarea se face clic pe Ok sau se apasa tasta Enter,
pe ecran va fi deschis un nou registru de calcul avind pe bara de titlu
o denumire prestabilita, Excel va numerota filele, in cazul in care
aveti deja deschis un regisru de calcul Book1, pe bara de titlu a noului
registru de calcul va aparea Book2.
Tot ce introducem intr-un registru de calcul va fi salvat in memoria
temporara a calculatorului, daca iesim din Excel, vom pierde datele
respective. Ca atare este important sa salvam in mod regulat fisierele
care contin registre de calcul pe harddisk sau pe discheta.
Atunci cind se salveaza pentru prima data un registru de calcul in
memorie acesta trebuie sa primeasca o denumire. Pentru a denumi un
registru de calcul se vor face urmatorii pasi:
se deschide meniul File si se selecteaza Save sau se face clic pe
butonul Save de pe bara cu instrumente standard, pe ecran va aparea
caseta de dialog Save As
se introduce denumirea pe care dorim sa o alocam registrului de calcul
in caseta de text File Name, putem folosi pina la 218 caractere inclusiv
orice combinatie de litere, cifre si spatii
in mod normal, Excel salveaza registrele de calcul in dosarul My
Documents, pentru a salva fisierul respectiv in alt dosar, se selecteaza
din lista Save In, putem sa trecem la nivel de dosar superior executind
clic pe butonul Up One Level de pe bara cu instrumente Save, din partea
superioara a casetei de dialog, putem trece pe alta unitate de disc
selectind-o in caseta Save In.
Pentru a salva un fisier pe care l-am mai salvat anterior si care este
denumit, nu trebuie decit sa se execute clic pe butonul Save sau se
poate apasa combinatia de taste Ctrl+S sau sa folosim “clasiculâ€Â
File, Save. Excel va salva automat registrul de calcul si toate
modificarile facute fara sa se mai deschida caseta de dialog Save As.
Uneori utilizatorul doreste sa modifice registrul de calcul, pastrind
inca o copie a versiunii originale sau sa cream un nou registru de
calcul prim modificarea unuia existent, putem face acest lucru salvind
registrul de calcul sub alta denumire sau in alt dosar. In continuare
voi prezenta ce trebuie facut in acest scop:
se deschide meniul File si se selecteaza Save As, vom vedea caseta de
dialog Save As, ca in cazul in care am salva registrul de calcul pentru
prima data
pentru a salva registrul de calcul sub alta denumire, se scrie noua
denumire a fisierului peste cea veche, in caseta de text File Name
pentru a salva fisierul pe alta unitate de disc sau in alt dosar, se
selecteaza litera unitatii sau dosarul din lista Save In
pentru a salva fisierul sub alt format se face clic pe sageata de
derulare Save As Type si se selectaza formatul dorit
se face clic pe butonul Save sau se apasa tasta Enter
Deschiderea, cautarea si inchiderea fisierelor care contin registre de
calcul
Daca vrem sa deschidem un registru de calcul cu care am lucrat si acum
vrem sa-l folosim din nou se vor efectua urmatorii pasi:
se deschide meniul File si se selecteaza Open sau se face clic pe
butonul Open de pe bara cu instrumente standard
daca fisierul nu se afla in dosarul curent se deschide caseta Look In si
se selecteaza unitatea de disc si dosarul corecte
se face clic pe fisierul pe care vrem sa-l deschidem din lista cu
fisiere si dosare, sau se introduce numele fisierului in caseta File
Name
pentru a vedea o imagine a registrului de calcul inainte de a-l
deschide, se face clic pe butonul Preview din caseta de dialog, Excel va
afisa continutul registrului de calcul intr-o fereastra in partea
dreapta a casetei de dialog
se face clic pe Open sau se apasa Enter
Se poate deschide un anumit registru de calcul si la deschiderea
programului Excel daca dorim. Pentru aceasta se face clic pe butonul
Start si se selecteaza Open Office Document. Se selecteaza registrul de
calcul care dorim sa-l deschidem si se executa clic pe Open. Excel va fi
lansat avind deschis registrul de calcul selectat de catre utilizator,
pregatit pentru editare.
In cazul in care utilizatorul a uitat unde a creat un fisier, Excel il
poate ajuta pe acesta. Acesta poate folosi optiunea Find Now din caseta
de dialog Open. Pentru ca Excel sa gaseasca un fisier in locul
utilizatorului se vor efectua urmatorii pasi:
se deschide meniul File si se selecteaza Open sau se face clic pe
butonul Open de pe bara cu instrumente standard, pe ecran va aparea
caseta de dialog Open
se deschide caseta Look In si se selecteaza unitatea de disc sau dosarul
in care dorim sa facem cautarea,
pentru a limita cautarea putem folosi una dintre metodele:
daca dorim sa cautam un singur fisier se introduce denumirea sa in
caseta de text File Name, putem folosi caractere de inlocuire in locul
celor care nu ni le mai amintim, folosim caractere cum ar fi * asterisc
in locul unui grup de caractere si semnul de intrebare? In locul unui
singur caracter
putem cauta in registrele de calcul pentru a gasi o anumita propozitie
introducind-o in caseta Text or Property
pentru a specifica o anumita perioada de timp in care au fost create sau
modificate fisierele pe care le cautam, se selecteaza optiunea din
caseta de dialog Last Modified
pentru ca Excel sa caute in toate subdosarele de pe unitatea de disc
specificata de catre utilizator se va face clic pe Commands and Settings
si se selecteaza Search Subfolders din meniul derulant care va aparea pe
ecran
cind am terminat de introdus criteriile de cautare se face clic pe
butonul Find Now, Excel va gasi fisierele care corespund instructiunilor
de cautare introduse de catre utilizator si le va afisa in lista cu
fisiere si dosare
se analizeaza lista, se selecteaza fisierul dorit si apoi se face clic
pe Open
Uneori este posibil sa avem mai multe registre de calcul deschise
simultan. Intr-un astfel de caz ne putem deplasa de la unul la altul
pentru a vedea sau edita continutul oricaruia dintre ele. Voi prezenta
in continuare citeva metode de deplasare:
daca o parte din fereastra registrului de calcul care vrem sa ajungem
este vizibila se face clic pe aceasta
se deschide meniul Window si se selecteaza denumirea acestuia
se apasa Ctrl+F6 pentru a ne muta la fereastra unui alt registu de
calcul
Cind se inchide un registru de calcul, Excel elimina fereastra acestuia
de pe ecran, este util sa inchidem registrele de calcul dupa ce terminam
lucrul cu acestea, pentru a elibera resursele calculatorului, astfel
acesta va raspunde mai rapid comenzilor efectuate. Pentru a inchide un
registru de calcul se vor urma pasii:
in cazul in care fereastra pe care vrem sa o deschidem nu este activa,
aceasta se va activa selectind registrul de calcul din lista cu registre
de calcul de la sfirsitul meniului Window
se face clic pe butonul Close(X) din coltul din dreapta sus a
registrului de calcul
Lucrul cu foile de calcul
In configuratia prestabilita fiecare foaie de calcul este formata din
trei pagini cu foi de calcul, ale caror denumiri apar in etichetele din
partea dreapta de jos a ecranului. Putem insera sau sterge o foaie de
calcul dupa cum utilizatorul doreste. Unul dintre avantajele utilizarii
mai multor foi de calcul este posibilitatea organizarii datelor pe
sectoare logice. Un alt avantaj al utilizarii este reorganizarea foilor
in cadrul unui registru de calcul.
Inainte de aceasta voi prezenta cum se pot selecta una sau mai multe
foi de calcul:
pentru a selecta o singura foaie de calcul, se face clic pe eticheta
acesteia, eticheta va fi evidentiata, pentru a arata ca foaia a fost
selectata
pentru a selecta mai multe foi de calcul alaturate, se face clic pe
eticheta primei foi din grup apoi se tine apasata tasta Shift si se face
clic pe eticheta ultimei foi din grup
pentru a selecta mai multe foi de calcul izolate, se tine apasata tasta
Ctrl si se face clic pe eticheta fiecarei foi de calcul in parte
In cazul in care se selecteaza doua sau mai multe foi de calcul, ele
ramin selectate pina cind grupul se dizolva. Pentru a dizolva un grup de
foi de calcul se poate proceda in felul urmator:
se face clic cu butonul din dreapta pe foile de calcul selectate si se
selecteaza Ungroups Sheets
se tine apasata tasta Shift si se face clic pe eticheta activa
se face clic pe orice eticheta care nu apartine grupului
Un registru de calcul nou creat contine trei foi de calcul, dar se mai
pot adauga cu usurinta si altele.
Pentru a adauga o foaie de calcul intr-un registru de calcul se vor
efectua urmatorii pasi:
se selecteaza foaia de calcul inaintea careia vrem sa inseram o noua
foaie de calcul, de exemplu daca se selecteaza Sheet2, noua foaie de
calcul va fi inserata inaintea foii Sheet2
se deschide meniul Insert
se selecteaza Worksheet, iar Excel va insera noua foaie de calcul
In cazul in care utilizatorul nu intentioneaza sa introduca decit o
foaie de calcul le putem elimina pe celelalte doua, pentru a economisi
memorie. In continuare voi prezenta cum se poate realiza acest lucru:
se selecteaza foaia sau foile de calcul pe care dorim sa le eliminam
se deschide meniul Edit
se face clic pe Delete Sheet, iar pe ecran va aparea o caseta de dialog
care cere sa se confirme selectia
se face clic pe Ok, iar foaia de calcul va fi eliminata
Putem muta sau copia foile de calcul intr-un registru de calcul sau
dintr-un sistem in altul. Voi prezenta in continuare cum este posibil
acest lucru:
se selecteaza foaia sau foile de calcul pe care dorim sa le mutam sau sa
le copiem, daca utilizatorul doreste sa mute sau sa copieze foi de
calcul dintr-un registru de calcul in altul, nu trebuie uitat ca trebuie
sa deschidem registrul destinatie
se deschide meniul Edit se selecteaza Move or Copy Sheet iar pe ecran va
aparea caseta de dialog Move or Copy
pentru a muta foaia sau foile de calcul in alt registru de calcul se
selecteaza denumirea registrului respectiv din lista derulanta To Book,
in cazul in care dorim sa mutam sau sa copiem intr-un registru de calcul
nou se selecteaza din lista derulanta To Book, Excel va crea un nou
registru de calcul si va copia sau va muta apoi foaia sau foile de
calcul in el
in caseta cu lista Before Sheet, se selecteaza foaia de calcul inaintea
careia vrem sa fie mutata foaia de calcul selectata
pentru a copia foaia de calcul selectata in loc sa fie mutata, se
selectaza Create a Copy pentru a introduce un marcaj de validare in
caseta respectiva
se face clic pe Ok, foaia sau foile de calcul selectate vor fi mutate
sau copiate conform indicatiilor
O metoda simpla de copiere sau de mutare a foilor de calcul in cadrul
aceluiasi registru de calcul presupune efectuarea tehnicilor de tragere
si plasare. Mai intii se selecteaza eticheta foii de calcul pe care
dorim s-o copiem sau sa o mutam. Se plaseaza indicatorul mouse-ului pe
una dintre etichetele selectate, se face clic si se tine apasat butonul
mouse-ului apoi se trage eticheta acolo unde dorim. Pentru a copia foaia
de calcul se tine apasata tasta Ctrl in timp ce se trage. Cind se
elibereaza butonul mouse-ului, foaia de calcul va fi copiata sau mutata.
De asemenea utilizatorul poate folosi metoda de tragere si plasare
pentru copierea sau mutarea rapida a foilor de calcul dintr-un registru
de calcul in altul. Mai intii se deschid foile de calcul pe care dorim
sa le folosim pentru copiere sau mutare. Se selecteaza Window, Arrange
si apoi se face clic pe optiunea Tiled. Se face clic pe Ok pentru a
dispune ferestrele astfel incit pe ecran sa apara cite o mica parte din
fiecare. Se selecteaza eticheta foilor de calcul pe care dorim sa le
copiem sau sa le mutam. Se plaseaza indicatorul mouse-ului pe una dintre
etichetele selectate, se face clic si se tine apasat butonul mouse-ului
apoi se trage eticheta unde se doreste. Pentru a copia foaia de calcul
se apasa tasta Ctrl in timp ce se trage. Cind se elibereaza butonul
mouse-ului, foaia de calcul va fi mutata sau copiata.
In configuratia prestabilita toate foile de calcul sunt denumite SheetX
unde X este un numar mai mare sau egal cu 1. Astfel ca pentru a sti mai
bine ce fel de informatii contine fiecare foaie de calcul, putem schimba
denumirile care apar pe etichete. Voi prezenta in continuare cum este
posibil acest lucru:
se face dublu clic pe eticheta foii de calcul pe care dorim sa o
redenumim, denumirea curenta va fi evidentiata
se introduce noua denumire pentru foaia de calcul respectiva si se apasa
tasta Enter, Excel va inlocui denumirea prestabilita cu cea pe care a
introdus-o utilizatorul.
Utilizarea domeniilor de celule
Un domeniu de celule este un grup de celule altaturate, dispuse sub
forma unui triunghi. Celulele dintr-un domeniu pot sa se gaseasca toate
sub aceeasi coloana, pe acelasi rind sau in orice combinatie posibila de
coloane si rinduri, cu conditia ca grupul sa formeze un dreptunghi.
Pentru a selecta un domeniu folosind mouse-ul se vor face urmatorii
pasi:
pentru a selecta acelasi domeniu de celule in mai multe foi de calcul se
selecteaza mai intii foile respective
se plaseaza indicatorul mouse-ului in coltul din stinga sus al
domeniului
se face clic si se tine apasat butonul din stinga mouse-ului
se trage mouse-ul in coltul din dreapta jos a domeniului si se
elibereaza butonul, domeniul selectat va fi evidentiat
Utilizatorul a folosit pina acum adresele celulelor pentru a face
referire la celulele respective, chiar daca este o metoda buna, adesea
este mai comod a se folosi denumiri mai usor recunoscute de celule.
Acestea pot avea denumiri care pot fi utilizate cu mult mai multa
usurinta. Folosind pentru celule denumiri mai usor de retinut, formulele
vor deveni mult mai logice si mai usor de folosit. Denumind celulele,
operatiile de decupare, copiere si mutare a blocurilor de celule devine
mai usor de efectuat.
Pentru a denumi un domeniu de celule, se vor efectua urmatorii pasi:
se selecteaza domeniul de celule pe care dorim sa le denumim, trebuie sa
ne asiguram ca toate acestea sunt pe aceeasi foaie de calcul
se face clic pe caseta Name din stinga barei cu formule
se introduce numele acesteia folosind cel mult 255 de caractere,
denumirile admise pot contine cifre, litere, puncte si sublinieri dar nu
si spatii, de asemenea o cifra nu poate fi folosita ca prim caracter in
denumirea unui document
se apasa tasta Enter
pentru a vedea lista care contine denumirile domeniilor, se face clic pe
sageata de derulare a casetei Name.
Pentru a denumi un domeniu, se selecteaza acesta se deschide meniul
Insert, se selecteaza Name apoi Define. Se introduce o denumire in
caseta de text Names in Workbook si se face clic pe Ok.
Caseta de dialog Define Name arata utilizatorului carui domeniu ii
apartine o anumita denumire. Se face clic pe denumirea unui domeniu din
lista Names in Workbook si se va putea observa adresa celulei alocate
denumirii obiectului in casta de text Refers To.
Simbolul dolarului din adresa unei celule indica referintele de celule
absolute care se refera intodeauna la aceeasi celula. O referinta
absoluta nu va fi modificata daca respectivele celule din foaia de
calcul sufera transformari. Nu trebuie sa introducem simbolul dolarului
in adresa celulei, cind selectam celulele cu mouse-ul, Excel il
insereaza automat.
In aceasta caseta de dialog, putem sterge denumiri. Pentru a sterge
denumirea unui domeniu, se face clic pe ea in lista Names in Workbook si
se face clic pe Delete.
Tiparirea unui registru de calcul
Un registru de calcul este o colectie de foi de calcul, care seamana cu
paginile unui carnet. Putem tipari intregul carnet deodata, sau numai
citeva pagini din el.
Inainte de a tipari o foaie de calcul, trebuie sa verificam daca este
configurata corect pentru a putea fi tiparita. Pentru aceasta se
deschide File si se selecteaza Page Setup.
In lista care am s-o prezint in continuare sunt citeva dintre optiunile
de configurare a paginii grupate in functie de etichetele in care se
afla.
Eticheta Page
Orientation Se selecteaza Portrait pentru a tipari pe foaia aseazata
vertical si Landscape pentru a tipari pe foaia asezata orizontal.
Scaling Putem micsora sau mari registrul de calcul penru a corespunde
unui anume format de pagina.
Paper Size In configuratia prestabilita acesta este 8,5x11 inci, dar
putem alege si alte dimensiuni de pe lista prezentata.
Print Quality Putem tipari foaia de calcul alegind optiunea de calitate
draft pentru a tipari rapid si a reduce efortul imprimantei, sau putem
tipari folosind o calitate ridicata, pentru o versiune finala. Calitatea
tiparirii este masurata in dpi (dots per inch – puncte pe inci), cu
cit este mai mare aceasta valoare cu atit este mai buna si calitatea
tiparirii.
First Page Number Putem stabili pentru prima pagina, daca dorim un
numar diferit de 1. Optiunea Auto prestabilita stabileste ca numerotarea
paginilor sa inceapa cu 1, daca tiparirea incepe cu prima pagina, sau sa
inceapa numaratoarea cu numarul corespunzator paginii care este tiparita
prima.
Eticheta Margins
Top, Bottom, Left, Right Putem modifca valorile pentru toate marginile.
Header, Footer Putem specifica la ce distanta dorim sa fie tiparite
antetul si subsolul fata de marginea paginii. Pentru a include un antet
sau un subsol in registrul de calcul trebuie sa folosim eticheta Header
and Footer.
Center on Page Putem centra datele registrului de calcul intre
marginile din stinga si din dreapta (Horizontally – pe orizontala) si
intre marginile de sus in jos (Vertically – pe verticala).
Eticheta Header/Footer
Header, Footer Putem introduce un antet cum ar fi un titlu care sa
apara la inceputul fiecarei pagini sau un subsol care sa fie tiparit la
sfirsitul fiecarei pagini.
Custom Header, Custom Footer Putem folosi butoanele Custom Header sau
Custom Footer spre a crea anteturi si subsoluri pentru introducerea
orei, datei , a denumirii foii de calcul de pe eticheta si a denumirii
fisierului care contine registul de calcul.
Eticheta Sheet
Print Area Putem tipari un fragment dintr-un registru sau dintr-o foaie
de calcul indicind domeniul de celule pe care dorim sa-l tiparim. Putem
scrie adresa domeniului sau sa facem clic pe pictograma Collapse Dialog
Box din dreapta casetei de text, pentru a inchide caseta de dialog Page
Setup si sa tragem mouse-ul peste celule pentru a le selecta. Daca nu se
selecteaza o zona de tiparit, Excel va tipari fie intreaga foaie, fie
intregul registru de calcul, in functie de optiunile selectate in
eticheta Page.
Print Titles Daca avem un rind sau o coloana de intrari care vrem sa
fie repetate ca titluri pe fiecare pagina, se scrie grupul ce compune
rindul sau coloana respectiva, se selecteaza cu mouse-ul.
Print Ii putem spune programului cu exactitate cum dorim sa fie
tiparite anumite elemente ale registrului de calcul, de exemplu daca
dorim sa fie tiparite liniile de retea, liniile care formeaza celulele,
putem opta si pentru tiparirea in alb-negru a unei foi de calcul color.
Page Order Putem indica cum sa fie citite sau tiparite datele din foaia
de calcul, in sectiuni de sus in jos sau in sectiuni de la stinga la
dreapta. In acest fel Excel poate stabili modul de tiparire a zonelor
din afara suprafetei care incape in pagina. De exemplu, daca unele
coloane din dreapta nu incap pe prima pagina si unele rinduri nu mai
incap la sfirsitul primei pagini, putem specifica care va fi urmatoarea
zona ce va fi tiparita.
Cind se termina introducerea optiunilor se face clic pe butonul Ok.
Dupa ce-am stabilit configuratia paginii si partea pe care utilizatorul
doreste s-o tipareasca trebuie sa vedem cum arata pagina la tiparire.
Pentru a revizui o lucrare de tiparit, se deschide meniul File si se
selecteaza Print Preview sau se face clic pe butonul Print Preview de pe
bara cu instrumente standard.
Dupa ce am configurat pagina si se revede aspectul registrului de
calcul, vine momentul tiparirii. Se pot tipari datele selectate, foile
selectate sau intregul registru de calcul.
Pentru a tipari un registru de calcul, se vor efectua urmatorii pasi:
daca dorim sa tiparim un fragment din foaia de calcul acesta trebuie
selectat, daca dorim sa tiparim una sau mai multe foi din acelasi
registru de calcul, se selecteaza etichetele lor. Pentru a tipari
intregul registru de calcul, se trece peste acest pas
se deschide meniul File si se selecteaza Print sau se apasa Ctrl+P, iar
pe ecran va aparea caseta de dialog Print
se vor selecta optiunile care vor fi folosite:
Page Range permite tiparirea uneia sau a mai multor pagini, de exemplu
daca zona selectata pentru tiparire cuprinde 15 pagini si nu dorim sa
tiparim decit paginile 5-10 se selecteaza Pages si se introduc numerele
primei si ultimei pagini in casetele From si respectiv To
Print What perimite utilizatorului sa tipareasca celulele selectate,
foile de calcul selectate sau intregul registru de calcul
Copies permite tiparirea mai multor exemplare ale celulelor selectate,
ale foilor de calcul selectate sau ale regisrului de calcul
Collate permite tiparirea doar a unui exemplar din ceea ce am selectat,
pentru tiparire si abia apoi celelalte exemplare, aceasta optiune este
disponibila atunci cind tiparim ceva in mai multe exemplare
Se face clic pe Ok sau se apasa tasta Enter
In timp ce este tiparita lucrarea, putem continua lucrul in Excel. Daca
imprimanta lucreaza la o alta comada trimisa de catre utilizator,
Windows amina tiparirea lucrarii pina cind ea va putea fi preluata de
catre imprimanta.
Pentru a putea vedea coada de asteptare si a sterge comanda pentru
tiparirea unei lucrari, se vor efectua urmatorii pasi:
se face dublu clic pe pictograma Printer de pe bara de sarcini din
Windows, iar pe ecaran va fi afisata coada de asteptare a imprimantei
se face clic pe lucrarea care dorim sa o eliminam
se deschide meniul Document si se selecteaza Cancel Printing
Folosind optiunea Print Area, ii indicam programului Excel ce parte din
foaia de calcul dorim sa fie tiparita. Aceasta optiune permite sa
delimitam un fragment ca pagina separata si sa tiparim acea pagina. In
cazul in care fragmentul este prea mare pentru a incapea pe o singura
pagina, Excel il imparte in mai multe pagini. Daca nu se selecteaza o
zona de tiparit, Excel va tipari fie intreaga foaie, fie intregul
registru de calcul – in functie de optiunile selectate in caseta de
dialog Print.
Pentru a selecta o zona de tiparit si a tipari foaia de calcul in
acelasi timp, se vor efectua urmatorii pasi:
se deschide meniul File si se selecteaza Page Setup, pe ecran va aparea
caseta de dialog Page Setup
se face clic pe eticheta Sheet pentru a vedea optiunile pentru pagina
se face clic pe pictograma Collapse Dialog din dreapta casetei de text
Print Area, Excel va micsora dimensiunea casetei de dialog Page Setup
se selecteaza cu mouse-ul celulele pe care dorim sa le tiparim, zona
selectata va fi inconjurata de un chenar cu linie intrerupta, iar
referintele absolute la celule pentru celulele respective au in dreptul
lor simbolul $ in caseta de text Print Area
se face clic pe pictograma Collapse Dialog pentru a reveni in caseta de
dialog Page Setup
se face clic pe Print in caseta de dialog Page Setup pentru a deschide
caseta de dialog Print, apoi se face clic pe Ok pentru a tipari foaia de
calcul
Cind se tipareste un registru de calcul, Excel stabileste intreruperile
de pagina in functie de formatul hirtiei, de margini si de zona
selectata pentru tiparire. Pentru ca paginile sa arate mai bine si ca
intreruperile sa fie facute in mod logic, este util sa evidentiem
intreruperile automate de pagina si sa folosim propriile intreruperi de
pagina. Dar inainte de a introduce propriile noastre intreruperi de
pagina, se vor incerca urmatoarele variante:
se stabilesc inaltimile coloanelor individuale pentru a folosi cit mai
optim spatiul
se poate tipari registrul de calcul pe orizontala folosind orientarea
Landscape
se selecteaza valori mai mici pentru marginile din stinga, din dreapta,
de sus si de jos.
In cazul in care au fost incercate aceste variante, va fi in continuare
necesar sa inseram intreruperi de pagina, Excel ofera o optiune pentru a
vedea exact unde vor aparea intreruperile de pagina, spre a putea
modifica se vor face pasii urmatori:
se deschide meniul View si se selecteaza Page Break Preview
daca pe ecran apare un mesaj se face clic pe Ok, foaia de calcul va fi
afisata cu intreruperi de pagina
pentru a muta o intrerupere de pagina, se trage linia intrerupta in
pozitia dorita, pentru a sterge o intrerupere de pagina, se scoate
aceasta in afara ecranului, pentru a insera o intrerupere de pagina, se
intra in prima celula din coloana, la dreapta punctului in care vrem sa
inseram intreruperea de pagina sau pe rindul situat sub acesta. Un
exemplu ar fi ca pentru a insera o intrerupere de pagina intre rindurile
24 si 25 se intra in celule A25, se deschide meniul Insert si se
selecteaza Page Break, la stinga coloanei selectate sa deasupra rindului
selectat va aparea o linie intrerupta
pentru a iesi si a reveni in modul de afisare normal se deschide meniul
View si se selecteaza Normal
Excel ofera utilizatorului o metoda de selectare a etichetelor si
titlurilor aflate in partea de sus si la marginea din stinga a unei foi
de calcul mai mari pentru a fi tiparite in fiecare pagina a foii de
calcul. Aceasta optiune este utila atunci cind foaia de calcul este prea
mare pentru a fi tiparita pe o singura pagina. In cazul in care
utilizatorul nu o foloseste coloanele si rindurile care nu incap vor fi
tiparite pe pagini succesive, fara nici o eticheta de identificare.
Pentru a tipari capetele de coloana si/sau rind pe fiecare pagina se vor
face urmatorii pasi:
se deschide meniul File si se selecteaza Page Setup, pe ecran va aparea
caseta de dialog Page Setup
se face clic pe eticheta Sheet pentru a vedea optiunile pentru pagina
pentru a fi repetate etichetele coloanelor si titlul foii de calcul, se
face clic pe pictograma Collapse Dialog din dreapta casetei de text Rows
to Repeat at Top, Excel va micsora dimensiunea casetei de dialog Page
Setup
se selecteaza cu mouse-ul rindurile care dorim sa fie tiparite pe
fiecare pagina, zona selectata va fi inconjurata cu un chenar cu linie
intrerupta, iar referintele absolute la celulele casetei de text Rows to
Reapeat at Top apar insotite de simbolul dolarului.
Se face clic pe pictograma Collapse Dialog, pentru a reveni in caseta de
dialog Page Setup
Pentru a repeta capetele rindurilor, se face clic pe pictograma
Collapse Dialog din dreapta casetei de text Rows to Repeat at Top. Din
nou, Excel va micsora dimensiunea casetei de dialog Page Setup
Se selecteaza etichetele rindurilor care vrem sa fie repetate pe fiecare
pagina
Se face din nou clic pe pictograma Collapse Dialog pentru a reveni in
caseta de dialog Page Setup
Pentru a tipari foaia de calcul, se face clic pe Print, se va deschide
caseta de dialog Print, apoi se face clic pe Ok
Excel permite adaugarea de anteturi si note de subsol pentru a tipari
informatii la inceputul si sfirsitul fiecarei pagini. Informatiile pe
care le putem introduce pot fi text, numere de pagina, data si ora
curente, denumirea fisierului care contine registrul de calcul si
denumirea de pe eticheta a foii de calcul.
Se pot folosi anteturile sau subsolurile sugerate de catre Excel sau
putem crea propriile noastre anteturi. Putem folosi si comenzi speciale
pentru a controla aspectul antetului sau subsolului. De exemplu se pot
folosi caractere aldine sau italice, sau sa subliniem textul din atent
sau subsol. De asemenea textul se poate alinia la stinga sau la dreapta
sau sa-l centram.
Pentru a adauga anteturi sau subsoluri se vor efectua urmatorii pasi:
se deschide meniul View si se selecteaza Headers and Footers sau se face
clic pe eticheta Header and Footer din caseta de dialog Page Setup, pe
ecran va aparea caseta de dialog Page Setup
pentru a selecta un antet se face clic pe caseta de derulare Header,
Excel va afisa o lista cu sugestii pentru anteturi, se parcurge lista si
se face clic pe antetul dorit, in partea de sus a etichetei
Header/Footer va aparea un model al antetului selectat
pentru a selecta un subsol, se face clic pe sageata de derulare Footers,
Excel va afisa o lista cu tipurile de subsoluri, se parcurge lista si se
face clic pe subsolul dorit, in partea de sus a etichetei Header/Footer
va aparea un model al subsolului selectat
se face clic pe Ok pentru a inchide caseta de dialog Page Setup si se
revine in foaia de calcul, sau se face clic pe butonul Print pentru a
deschide caseta de dialog Print si se face clic pe Ok pentru a tipari
foaia de calcul.
In cazul in care foaia de calcul este prea mare pentru a fi tiparita pe
o pagina, chiar si dupa ce se modifica orientarea si marginile, va
trebui sa folosim optiunea Fit To. Aceasta optiune conduce la micsorarea
foii de calcul, astfel incit sa se incadreze in numarul de pagini
specificat. De asemenea putem specifica lungimea si latimea
documentului.
Pentru a realiza aceasta operatie se vor efectua urmatorii pasi:
se deschide meniul File si se selecteaza Page Setup, pe ecran va aparea
caseta de dialog Page Setup
se face clic pe eticheta Page pentru a vedea optiunile pentru pagina
in casetele de text Fit to XX Page(s) Wide By si XX Tall, se introduce
numarul de pagini in care dorim sa se incadreze datele
se face clic pe Ok pentru a inchide caseta de dialog Page Setup si a
reveni in foaia de calcul, sau se face clic pe butonul Print pentru a
deschide caseta de dialog Print, si apoi pe Ok pentru a tipari foaia de
calcul.
Inserarea si eliminarea celulelor a rindurilor si coloanelor
Uneori este necesar sa se insere informatii intr-o foaie de calcul,
printre alte date existente. Folosind comanda Insert, se pot insera una
sau mai multe celule, sau chiar rinduri si coloane intregi.
Pentru a insera o singura celula sau un grup de celule se vor efectua
urmatorii pasi:
se selecteaza celulele in care dorim sa fie inserate noile celule, Excel
va insera acelasi numar de celule cite vor fi selectate
se deschide meniul Insert si se selecteaza Cells, pe ecran va aparea
caseta de dialog Insert
se selecteaza Shift Cells Right sau Shift Cells Down
se face clic pe Ok, Excel va insera celulele si va deplasa datele in
celelalte celule din directia indicata
In Excel putem uni datele dintr-o celula cu alte celule, pentru a forma
una singura, care poate fi utilizata mai usor. Aceasta operatie este
foarte utila mai ales atunci cind se creaza un titlu decorativ, plasat
la inceputul foii de calcul. In cadrul unei astfel de celule se poate
schimba rapid fontul, marimea lui, culoarea si tipul de chenar pentru
titlu.
Pentru a crea un titlu folosind celule combinate, se vor efectua pasii
urmatori:
se scrie titlul in celula din coltul din stinga sus a domeniului de
celule pe care dorim sa le folosim drept cap de tabel, in cazul in care
exista un titlu care se intinde pe mai multe rinduri se apasa Alt+Enter
pentru a introduce textul pe fiecare nou rind
se selecteaza domeniul de celule in care dorim sa introducem titlul
se deschide meniul Format si se selecteaza Cells, iar pe ecran va aparea
caseta de dialog Format Cells
se face clic pe eticheta Alignment
se face clic pe Merge Cells, putem face si modificari in textul din
celulele combinate, de exemplu putem selecta Center din lista derulanta
Vertical, pentru a centra pe verticala textul din celula
se face clic pe Ok cind se termina modificarile, celulele selectate vor
fi unite formind una singura pe care utilizatorul o poate formata dupa
cum doreste.
Putem combina celulele selectate si le putem centra datele din celula
aflata in extrema stinga, se face clic pe Merge and Center de pe bara cu
instrumente de formatare.
Anterior s-a aratat cum se pot elimina atributele de formatare din
celulele selectate. Prin aceasta operatie se elimina doar ce se afla in
celule. Uneori insa este necesar sa eliminam celule intregi. In cazul in
care utilizatorul doreste acest lucru, Excel le elimina pe acestea si
deplaseaza in mod corespunzator pe celelalte pentru a umple golul.
In cazul in care se doreste acest lucru, adica eliminarea completa a
celulelor se vor efectua urmatorii pasi:
se selecteaza domeniul de celule pe care dorim sa le eliminam
se deschide meniul Edit si se selecteaza Delete, pe ecran va aparea
caseta de dialog Delete
se selecteaza optiunea Delete: Shift Cells Left sau Shift Cells Up
se face clic pe Ok
Inserarea unor rinduri intregi sau a coloanelor, intr-o foaie de calcul
este o operatie foarte simpla. In continuare voi prezenta modul in care
se poate face acest lucru:
pentru a insera un singur rind sau o singura coloana se selecteaza
celula din stinga careia vrem sa inseram o coloana, sau deasupra careia
vrem sa inseram un rind, pentru a insera mai multe coloane sau mai multe
rinduri, se selecteaza numarul de coloane sau de rinduri pe care dorim
sa le inseram; pentru a insera coloane se trag literele corespunzatoare
coloanelor in partea de jos a foii de calcul; pentru a insera rinduri,
se trag nume
